序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾蕚淞瞬煌L格的5篇辦公檔案管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

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[關(guān)鍵詞]辦公自動化；電子文件；檔案；計算機

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.138

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01

隨著計算機技術(shù)在社會各個領(lǐng)域的不斷發(fā)展，辦公自動化迅速在各行各業(yè)中普及，產(chǎn)生了大量電子文件，如何管理和利用好這些電子文件，發(fā)揮其優(yōu)勢，提高工作效率，有著非常重要的意義。2002年國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中電子文件的定義是“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲，以磁帶、磁盤、光盤等為載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。通過計算機管理的文檔系統(tǒng)，可以方便地查詢、閱讀和修改文檔內(nèi)容。

1 辦公自動化與檔案管理

辦公自動化（Office Automation，OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，全面、迅速地收集、整理、存儲和使用信息，使學校內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，提高行政效率。通過實現(xiàn)辦公自動化可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，增強協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，提高決策效能。一套完整的辦公自動化體系包括信息的收集、傳遞、修改和保存4個環(huán)節(jié)，主要工作是向辦公人員提供所需的信息。

辦公自動化產(chǎn)生了電子文件，從檔案學的角度來看，檔案管理是文書管理的后續(xù)階段，辦公自動化已可以準確記錄從信息錄入到信息保存的全過程，經(jīng)過檔案工作人員的整理核對，形成電子檔案。辦公自動化的發(fā)展決定著檔案管理的發(fā)展方向，而檔案管理也影響著辦公自動化技術(shù)的發(fā)展，很多單位在選擇辦公自動化軟件時都要考慮是否和本單位的檔案管理系統(tǒng)對接。

2 檔案管理自動化是檔案管理發(fā)展的方向

檔案管理自動化是檔案管理發(fā)展的方向，這使檔案管理工作更加便利，有助于檔案的收集、管理。建立一套完整的檔案管理系統(tǒng)，首先要加強檔案管理業(yè)務的基礎(chǔ)建設(shè)，其次要加強檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。對于高校而言，大部分檔案都屬于開放性檔案，高校的辦公自動化應與檔案業(yè)務同步進行，各個部門與檔案部門聯(lián)網(wǎng)，使用計算機通過網(wǎng)絡(luò)進行檔案的調(diào)閱利用，縮短檔案的查詢時間，提高檔案的利用率。

檔案管理與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)，大大提高了檔案部門的工作效率。目前，檔案部門大多局限于檔案的接收和保管，使用辦公自動化系統(tǒng)后，文書部門的文件登記和著錄目錄工作就能有機的結(jié)合，可通過計算機進行整理、排序和分類，便于及時利用。檔案管理自動化有利于實現(xiàn)部門立卷，檔案工作者可提供給學校各個立卷部門獨立的用戶名密碼，確保立卷制度的有序執(zhí)行，也可幫助立卷人準確分類，保障部門立卷質(zhì)量，對于不合格的案卷可利用計算機和網(wǎng)絡(luò)通過檔案管理系統(tǒng)軟件及時更改，這不僅可提高立卷部門的辦公效率，有效防止歸檔文件遺漏，也能保障檔案的完整性。檔案管理與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)后，可實現(xiàn)檔案信息的實時更新和信息資源共享，使學校各部門的決策者能及時掌握準確的、盡可能多的檔案信息，為其正確決策提供更多依據(jù)。實現(xiàn)檔案管理自動化后，可使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，提高工作效率，減少差錯率，提升服務質(zhì)量和服務水平。

3 辦公自動化對檔案工作提出更高要求

3.1 檔案的規(guī)范化、標準化要求更高

辦公自動化的應用，使得檔案工作必須做到標準化、規(guī)范化，只有標準化、規(guī)范化的檔案信息才能通過計算機進行檔案管理，才能實現(xiàn)信息共享。因此，在辦公自動化系統(tǒng)中從檔案信息的收集、修改、整理和保存這一系列基礎(chǔ)工作開始必須實行規(guī)范化、標準化管理。同時，辦公自動化形成了新型的特殊載體的檔案，它和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，這要求使用者在查閱檔案時要遵守相關(guān)管理制度。為防止檔案信息被修改、泄露，應對電子檔案的內(nèi)容性質(zhì)和閱覽者的權(quán)限做出限定。國家檔案局頒發(fā)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中提出了4條措施：①建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制；②設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設(shè)備、項目及內(nèi)容等；③對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標記；④對電子印章、數(shù)字簽署及數(shù)字加密等采取防止非法使用的措施。對電子檔案的保存要求也很高，除具備一般檔案庫房所具備的防火、防潮等條件外，對防磁和溫度的要求也很高。

3.2 文件處理與檔案管理要求一體化

實行辦公自動化后，各個部門在文件處理和檔案管理方面應形成一個連續(xù)的過程。如辦公室人員在接到公文后，不但要使用計算機對其特征進行掃描著錄，還要分析文件的內(nèi)容和主題，完成檔案管理系統(tǒng)中要求填入的著錄項，以實現(xiàn)文檔一體化。這種新型的管理模式大大減輕了檔案管理工作者的勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率，提高了檔案利用率。

3.3 對檔案管理人員綜合素質(zhì)要求更高

實現(xiàn)檔案管理與辦公自動化一體后，由于檔案載體多樣化、管理方式現(xiàn)代化，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求，在辦公自動化的大環(huán)境下，不僅要加強檔案專業(yè)知識和計算機技術(shù)的學習，還應盡快改變知識結(jié)構(gòu)，努力學習新技術(shù)，掌握新知識，提高檔案管理水平，只有這樣才能更好地適應現(xiàn)代化的檔案管理工作。

主要參考文獻

[1]王燕.檔案管理的辦公自動化初探[J].三門峽職業(yè)技術(shù)學院學報，2012（2）.

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（一）檔案管理完整延續(xù)

通常而言，醫(yī)院辦公室檔案管理人員較為穩(wěn)定，可以有效地促進檔案管理的延續(xù)性與完整性。在日常工作中，醫(yī)院辦公室檔案進行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。

（二）檔案文書工作細致

檔案質(zhì)量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過程中，有關(guān)于醫(yī)院發(fā)展與建設(shè)的媒體相關(guān)報道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問題

（一）檔案管理人員緊張

由于工作重點不同，醫(yī)院領(lǐng)導易將重點放在醫(yī)院的硬件建設(shè)與發(fā)展上，對檔案建設(shè)容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過程中，易出現(xiàn)工作人員職責不明確，保管制度不嚴格及借閱手續(xù)無章可依的現(xiàn)象。

（二）現(xiàn)代化管理軟件不足

隨著科技水平的發(fā)展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類等，引進現(xiàn)代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進行錄入與編輯，但仍適應不了醫(yī)院檔案管理的需求。

（三）檔案收集及歸檔不規(guī)范

醫(yī)院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門及與外單位的相關(guān)文書。因為檔案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時收集，或者各科室在檔案的書寫過程中存在這樣那樣的問題，都直接影響著檔案的質(zhì)量。

三、醫(yī)院辦公室檔案管理的應用

（一）優(yōu)質(zhì)醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的重要部分

辦公室檔案是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的重要見證，對檔案進行合理化管理，其質(zhì)量的提高可以提升醫(yī)院的品牌形象。在實際工作過程中，領(lǐng)導應給予足夠重視，除了完善各項規(guī)章制度，保持檔案“藏“的功能外，對檔案價值進行合理開發(fā)也應該提上重要的議事日程。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理，可以真正達到“以檔案促進醫(yī)院發(fā)展，以檔案成就醫(yī)院品牌”的效果。

（二）完整的醫(yī)院辦公室檔案管理促進醫(yī)院建設(shè)與提升

辦公室檔案管理工作重點應該是保持檔案的完整性。同時應努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應定期對醫(yī)院辦公室管理工作進行督查與考核，以保證檔案管理工作的質(zhì)量。對一些臨床糾紛案件檔案，應注重對其檔案價值的開發(fā)。完整收集糾紛檔案，仔細分析醫(yī)院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報告后，供醫(yī)院決策者在今后工作中進行借鑒與指導。

（三）延續(xù)的醫(yī)院辦公室檔案有利于促進醫(yī)院迎檢與審核

為了更好地規(guī)范醫(yī)院管理與質(zhì)量控制，每年或者每幾年會對醫(yī)院進行分級管理考核與檢查。在各項檢查與審核過程中，需要有各科室歷年的規(guī)范性文書及指導性規(guī)章制度。檔案管理的延續(xù)性就可以幫助醫(yī)院從容應對各項檢查，真正做到有備無患。

（四）規(guī)范的醫(yī)院辦公室檔案管理可以促進醫(yī)務人員素質(zhì)的提高

檔案是具有法律意義的文書，可以作為司法機關(guān)取證的重要證據(jù)。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對醫(yī)院各科室進行檔案相關(guān)知識的培訓，告知檔案的用紙規(guī)范、裝訂規(guī)范及歸檔規(guī)范。有條件的，可以在各科室抽調(diào)專人進行檔案管理。

（五）醫(yī)院辦公室檔案價值的開發(fā)利用可以促進醫(yī)院發(fā)展

醫(yī)院辦公室檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要歷史憑證。對其完整、延續(xù)性的歸檔后，合理正確地開發(fā)其價值，可以促進醫(yī)院更好的發(fā)展。根據(jù)醫(yī)院工作的特點，可以對三類檔案進行重點管理，分別為“醫(yī)德醫(yī)風類”“繼續(xù)再教育類”及“職稱晉升類”。這三類檔案都直接與醫(yī)務人員相關(guān)。醫(yī)學知識更新速度快，醫(yī)療舉措日新月異，醫(yī)務人員對新知識對醫(yī)療舉措的渴求更明顯。醫(yī)務人員是醫(yī)院發(fā)展的核心力量，可以最大限度地增強醫(yī)院的核心競爭力。醫(yī)院辦公室檔案管理人員可通過信息化手段，定期對這三類檔案進行信息分析，了解醫(yī)院醫(yī)務人員的動態(tài)變化，了解醫(yī)務人員開展繼續(xù)再教育的現(xiàn)狀及趨勢。所進行的分析報告，可以為醫(yī)院決策者提供參考，促進醫(yī)務人員整體水平的提高。

（六）網(wǎng)絡(luò)化醫(yī)院檔案管理可以促進節(jié)約型醫(yī)院建設(shè)

檔案以文書類居多，每年醫(yī)院都會有大量的醫(yī)療相關(guān)檔案歸檔。按國家規(guī)定，醫(yī)療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長時間。醫(yī)院為了保存相關(guān)檔案，需要花巨資添置相關(guān)設(shè)備。推行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理后，醫(yī)院信息化進程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數(shù)字化影像可以減少沖洗影像資料而帶來的巨大投入，大大地節(jié)約了檔案成本。有報道稱，某醫(yī)院2009年被選全院科室檔案網(wǎng)絡(luò)化管理后，共為醫(yī)院節(jié)約270余萬元。同時，網(wǎng)絡(luò)化辦公室檔案管理后，可以根據(jù)醫(yī)院每個科室的特點，由檔案秘書自行設(shè)立分類要求，明確細致地填寫相關(guān)檔案內(nèi)容，有效地提升醫(yī)院辦公室檔案管理質(zhì)量。

四、結(jié)束語

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1.合理性

在現(xiàn)今社會信息化的今天，很多地方對網(wǎng)絡(luò)及自動化聯(lián)網(wǎng)的應用十分普遍。為了更好地方便辦公，自動化聯(lián)網(wǎng)也被引入到了辦公領(lǐng)域。首先我們先對辦公領(lǐng)域中的專業(yè)文檔處理、辦公事務等簡單進行了解。在一些機要部門，包括一些私營企業(yè)，整個企業(yè)中最重要的部門之一就是檔案室，在檔案室中不但有一個部門或者企業(yè)的重要信息還存儲著企業(yè)部門人員的相關(guān)信息，檔案室屬于一個企業(yè)的內(nèi)部部門，所以管理好檔案室是一項重要的工作。而辦公室中的自動化聯(lián)網(wǎng)是說在一定程度上用現(xiàn)在的計算機及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來實現(xiàn)非人工的操作以及管理應用，通過計算機的操作，在一定上減少人力的利用，為企業(yè)可以減少由于不必要的員工的錄用，減少公司的運作成本，另一方面，由計算機進行操作的過程，少了人工參與，增強了真實性也提高了信息傳達和積累的效率性。部門或企業(yè)的檔案室是容納一個企業(yè)整體的客觀物資及一些其他數(shù)據(jù)資料的重要資料庫，計算機由于它配備的功能齊全，例如從物力來看，文檔檔案管理體系、全自動錄入和智能管理體系等，都可以將檔案室實現(xiàn)信息化管理和經(jīng)營。檔案室管理的信息化在逐漸加快地發(fā)展，這一點從負責的人員年齡的變化就可以看出。從前，檔案的管理都是由企業(yè)的老人值得信任，有多年的工作經(jīng)驗人才能勝任，現(xiàn)今卻由年輕、善于操作電腦的年輕人取代。

2.客觀性

辦公的自動化聯(lián)網(wǎng)利于文件管理的齊全性和機密文件的安全性。如果檔案室實現(xiàn)自動化聯(lián)網(wǎng)并由專業(yè)人士進行計算機方面的管理操作，可以有效地將待處理文件以及已處理好的文件進行同步操作和管理，企業(yè)發(fā)展的每個階段的文件的收發(fā)及處理都有一臺或者幾臺計算機進行管理，由專業(yè)部門將必要信息進行存儲，按日期類別分類好各種文檔文件，這樣下去，在日后資料的整理及調(diào)用的過程中都能很方便并快速地將有用信息進行快速的提取，為存儲及整理等環(huán)節(jié)提供了更多安全性的保障的同時又提高了工作的效率性并對文件有了很好的保密性。

二、實現(xiàn)辦公中的現(xiàn)代信息化管理與自動化聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)操作

1.管理人員理念要現(xiàn)代

當今檔案管理若要實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，首先本企業(yè)或者部門的首要管理者要有現(xiàn)代化管理的觀念及思想，只有這樣才能帶動所管理的員工對企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理及自動化聯(lián)網(wǎng)的應用。管理者的思維模式和行為模式將是影響一個企業(yè)的關(guān)鍵點，是企業(yè)及其員工檔案室自動化聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)的必須要走出的一步?，F(xiàn)代社會中，由于信息時代的高速發(fā)展，員工可以通過網(wǎng)絡(luò)及自動化聯(lián)網(wǎng)不再受到時間、地域等太多的現(xiàn)實因素的限制。比如文件的簽署、審查、發(fā)送等都可以借助網(wǎng)絡(luò)自動化聯(lián)網(wǎng)而非人力就可以快速完成。除此之外，對于信息檢查的人員來說，對于他們最重要的是關(guān)注信息的價值性及高度濃縮性，利用計算機網(wǎng)絡(luò)自動化聯(lián)網(wǎng)可以將來自不同計算機的閱讀內(nèi)容及形式進行綜合，然后快速地傳遞給閱讀者，有效地減少資料冗雜性的發(fā)生，并且對各種資料的應用以及調(diào)動都會大大提高效率。所以只有使這種計算機閱讀形式的檔案管理擁有整體性、直觀性、具有高價值性的性能，用戶才能通過信息自動化聯(lián)網(wǎng)更快速地真實地體驗到各種服務的有效性及真實性。此時如果企業(yè)管理者的思想仍不能隨著時代而改變，那么必然將會被用戶及這個信息時代落在后面，所以在企業(yè)實現(xiàn)改革之前，管理者的思想的改變及實施是最為重要的。

2.檔案室管理者的工作素質(zhì)的必要

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本文論述了通過提高對檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)和建立完善的檔案管理制度，使辦公室檔案管理更加規(guī)范，從而推進各項工作的有序發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】

辦公室；檔案管理

辦公室檔案管理工作是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，涉及面廣，信息量大。直接形成具有保存價值的各種文件、材料（包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標樣等），對單位其他工作的完善具有輔作用，有利于進一步提高單位工作效能，更好地服務于單位廣大干部職工。因此，辦公室檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

（一）單位領(lǐng)導對檔案管理不夠重視。

檔案是單位在社會、科研、教學、管理等活動中形成的具有保存價值或參考價值的資料，是單位階段發(fā)展情況的有效憑據(jù)。但是在實際管理中存在領(lǐng)導不夠重視的情況，如辦公室檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓，檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機及軟件等都配備不齊全，室藏檔案數(shù)量不完整，平時不注意文件、資料的收集、整理，檔案制度都不完善等。

（二）信息化建設(shè)相對落后，社會現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。

一是國家檔案行政機構(gòu)倡導無紙化系統(tǒng)規(guī)范，但由于檔案管理的信息化建設(shè)沒有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍然以紙質(zhì)文件為主，形成對紙質(zhì)文件的依賴。二是現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理更加復雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型要求不同的方式進行整理和保管。三是檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果。四是檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

（三）檔案管理相關(guān)規(guī)章制度不健全不完善，落實不到位。

一是目前多數(shù)單位沒有建立檔案管理相應的制度和規(guī)范，導致收集工作處于無序狀態(tài)，或制定了“文件材料歸檔辦法”“檔案工作崗位責任制度”等，但不切合單位的實際情況，對單位文件材料收集工作沒有實際指導意義。二是相關(guān)制度落實不到位，執(zhí)行的力度不夠，導致檔案工作職責沒有落到實處,一些該銷毀的檔案未定期銷毀，大大增加了檔案查找的工作量，至使檔案管理難以發(fā)揮其效力。

（四）檔案管理的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮。

越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應。

（五）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。

實現(xiàn)檔案信息電子化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識和先進的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、如何加強檔案管理

（一）提高對檔案管理工作的重視程度。

做好檔案管理工作，首先要使執(zhí)行者充分認識到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對單位的相關(guān)領(lǐng)導宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的實際功效，使其充分認識高效的檔案管理工作對本單位整體工作發(fā)展起到極其重要的推動作用。

（二）加強檔案管理信息化建設(shè)。

網(wǎng)絡(luò)電子化檔案管理方式相對較于紙質(zhì)文件管理工作效率更高，并且加強了檔案管理工作的準確性。充分利用計算機技術(shù)存儲，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺和電子數(shù)據(jù)庫，將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠?qū)挝坏母鞣N檔案分門別類地進行管理，對復雜的檔案資料進行有序整理，而且不會造成辦公室資料長期堆積，避免查找上的困難，節(jié)省大量的人力、物力、財力，即提高了工作效率更能夠及時整理歸類各類檔案文件，使檢索工作變得更加準確便捷。

（三）建立完善的檔案管理制度。

提高辦公室檔案管理工作效率，強化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務。單位需長久穩(wěn)定地發(fā)展下去，需要建立適合自身發(fā)展的制度模式，辦公室檔案管理工作直接影響著單位內(nèi)部各個部門的工作效率，影響著單位的發(fā)展。單位應當針對辦公室工作制定適用于本單位的體制機制，只有科學管理，使檔案工作按照制度化去運行，才能夠保證工作的質(zhì)量和效率，促進檔案工作的有序高效進行。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)。

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1 檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理信息化不全面

目前很多單位已經(jīng)開展了檔案管理信息化建設(shè)，但普及不全面，發(fā)展不深入，特別是經(jīng)濟欠發(fā)達的山區(qū)縣，例如本單位的部分檔案還在采用“有紙化辦公”的管理模式。“有紙化辦公”相對于當前繁重的工作量、快速的工作節(jié)奏，其查找資料效率低，資料檔案不易保存等問題凸顯。另外，一些會議記錄文件和一些年代久遠的文件都沒有做信息化存檔工作，當查閱舊文件檔案時需要大費周章將文件調(diào)出，這也表明目前的信息化建設(shè)還不夠全面。

1.2 檔案查閱易造成污損

文書檔案主要材料是由紙質(zhì)構(gòu)成， 并進行保管， 很多檔案資料年代比較久遠， 價值相當重要，由于各部門經(jīng)常需要對歸檔文件進行查閱， 而且審閱文件的時間比較長， 加上受到外部環(huán)境因素影響，難免會存在污損、丟失等情況，有些重要檔案如出現(xiàn)損毀， 極難找回替代文件， 會對成文書檔案管理工作做成影響和對文書資源造成損失。

1.3 檔案檢索效率不高

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，文書檔案由于涉及不同的部門，需要專人按照不同的要求對其進行分類存放審查和編目， 工作非常繁鎖。 當辦公人員需要進行借閱文檔時， 一般采用人工檢索文件，首先要進行辦理詳細的借閱登記手續(xù)，然后檔案管理員到檔案室查找，特別是對年代久遠文件的檢索時，需要檔案管理員在塵封已久的檔案中查找，這樣一來耗費大量時間、人力、物力。

2 檔案管理信息化的必要性

2.1 檔案管理信息化能提高工作效率

檔案管理大部分依托于人工編寫，隨著檔案操作軟件的研發(fā)并應用，人們可以輕松的利用各種計算機功能實現(xiàn)對公路檔案的編制、審核和備案。這種輕便的檔案管理方式不僅大大減輕了檔案員的工作量，提高了他們的積極性，還能減少檔案管理工作上的失誤，提高檔案的精準性。

2.2 檔案管理信息化能優(yōu)化資源配置

大多數(shù)單位對檔案的管理還停留在紙質(zhì)的要求上，很多檔案資料包括上級批文、會議紀要、相關(guān)部門通知等都是通過紙質(zhì)的形式表現(xiàn)出來。一些重大的項目在后期交檔的時候，都是把檔案資料用車子的形式推進檔案館。這不僅加重了檔案員的工作量，還造成紙質(zhì)資源的浪費。通過信息化改革，可能一個項目的資料放在一個小小的優(yōu)盤里就可以，方便交檔歸檔。而且這種存儲方式能加大檔案信息的存儲量，實現(xiàn)資源的合理優(yōu)化使用。

2.3 檔案信息化管理能提升檢索功能

很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文書檔案，然后放到專門的檔案室。但是這并不意味著這些檔案就可以放置在檔案室里，后期還是有很大的用處。通過建立信息化的檔案管理模式，開發(fā)專門檔案管理的電子系統(tǒng)，能方便對檔案的查閱和檢索，極大的提高了檔案的利用價值。

3 信息化檔案管理應用

3.1 建立檔案信息庫，實現(xiàn)檔案信息化

檔案管理的信息化建設(shè)的前提是要進行信息的數(shù)字化改革與建設(shè)。不僅要將現(xiàn)有的書面紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)存為電子文件檔案，還要建立檔案信息庫。這樣一來，能夠同時擁有紙質(zhì)和電子兩種文書檔案信息，解決了記錄信息少以及工作效率過于低下的問題，還能夠滿足單位各部門部門對于檔案信息和資源的需求，能夠保證問題解決與決策的及時性與有效性。此外，單位檔案信息庫應當及時的進行資料信息的補充完善與整體信息庫的更新與維護等，保證信息庫的資料全面且有效。

本單位利用OA辦公系統(tǒng)，按照級別分類建立檔案數(shù)據(jù)庫。首先按時間進行一級劃分，劃分為永久、30年、10年三種檔案保存類型。其次進行二級劃分，按照行政級別由上級到下級進行存放，如按照肇公，肇公養(yǎng)，肇公財，肇公基、縣委、縣府辦等分類，形成收件管理的歸檔。對于發(fā)件管理，按照發(fā)件的文號，編制《發(fā)文匯集》，建立年度發(fā)件文件信息庫。

3.2 檔案系統(tǒng)無縫連接，提高工作效率

傳統(tǒng)的文件檢索模式是人工檢索，這對工作的時效性大打折扣。通過檔案管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)的無縫連接，辦公室檔案管理部門能夠充分的利用檔案信息化的優(yōu)勢，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網(wǎng)絡(luò)平臺，進行無阻礙的信息傳遞。單位檔案與信息的獲得渠道大大的拓寬，各部門能夠通過OA辦公系統(tǒng)對檔案進行查閱和最新消息進行收取，有利于管理部門與人員工作效率的提高。

在本單位中，每當辦公人員對檔案查閱時，檔案管理員通過檔案管理系統(tǒng)直接連接到所需查閱的文件，取出電子文檔利用OA辦公系統(tǒng)傳輸給查閱者，同時OA辦公系統(tǒng)會及時對查閱者身份、查閱時間、查閱文件進行記錄，建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫。這樣的方式，不但在面對多人查閱同一文件時得到了極大的方便，能夠同時滿足多人查閱，而且不會造成檔案文件的損壞、丟失等現(xiàn)象。