序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇檔案信息化管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

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【論文摘要】信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展使我們步人了一個(gè)信息化的時(shí)代，無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)不斷顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代牛活不可缺少的工具。

1、檔案信息化的定義和內(nèi)涵

1.1定義

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。

1.2內(nèi)涵

檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來理解：第一，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；第三，要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。

2、檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)兀不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代牛活不可缺少的工具。可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

3、加強(qiáng)檔案信息化管理的措施

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》又把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并人國家信息網(wǎng)。實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化。

3.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。

3.2檔案信息資源建設(shè)

3.2.1檔案的電子化

所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于查找利用。

3.2.2加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)

我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入，保存。

3.3檔案信息化人才的培養(yǎng)

從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，因此必須通過各種途徑加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。提高檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。

【參考文獻(xiàn)】

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關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 應(yīng)對方法

電子環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理工作的全新變革帶來技術(shù)上巨大進(jìn)步和工作效率極大提高，并引發(fā)了我們工作方式乃至思維方式的重大轉(zhuǎn)變。為實(shí)現(xiàn)檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實(shí)施檔案信息化管理。

一、文書檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

1.能夠提高辦公效率。計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般包括文件管理、檔案資料管理、自動(dòng)立卷及各種圖形、圖像的原件掃描和多媒體信息光盤存儲(chǔ)等多項(xiàng)功能。檔案人員在同一系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)操作，不但減少許多重復(fù)錄入，同時(shí)使勞動(dòng)強(qiáng)度大幅度下降。

2.有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。計(jì)算機(jī)可直接讀取原文，減少檔案取出查找次數(shù)而造成的磨損，最大限度延長檔案使用壽命；直接打印原文給查閱者，這樣就避免了復(fù)印時(shí)對檔案的損害和可能發(fā)生的泄密情況。

3.文件和文字信息得到充分共享。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，極大提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，保證較高的查全率和查準(zhǔn)率，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

二、檔案信息化管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制。電子文件內(nèi)容易于變化，使文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷那也涣艉圹E，雖然有些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性比紙質(zhì)文件要大，把握內(nèi)容原貌困難。電子文件不具特定字跡，可根據(jù)需要以不同字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨原始性，不能為每份電子文件蓋印或親自簽名，無法借助印章或簽署的字跡判斷電子文件是否為原件。以上種種問題都對電子文件保密性提出嚴(yán)峻考驗(yàn)，而且網(wǎng)上竊密技術(shù)不斷發(fā)展，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都難以做到絕對保密。

2.對檔案管理人員要求高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員提出了更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先管理人員要有較高知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平。目前，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才奇缺，大部分檔案人員信息技術(shù)水平偏低，盡管單位引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但不能充分發(fā)揮作用，根本談不上實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

三、幾點(diǎn)應(yīng)對方法

針對在實(shí)際應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提出以下幾點(diǎn)應(yīng)對方法：

1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，具有五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)。一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。二是采取“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式，逐步形成終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)展而不斷提高。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。

檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實(shí)性，成為信息家族中的重要一員。應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理和利用水平，充分發(fā)揮檔案的信息功能。

參考文獻(xiàn)

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[2]裴承志，奧多.辦公自動(dòng)化與文書檔案管理[J].中國冶金教育，2002（2）

[3]冼漢聰.文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].商情：教育經(jīng)濟(jì)研究，2008（6）

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電子檔案是由數(shù)字電子計(jì)算機(jī)處理的檔案，是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等顯示用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。

二 檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)意義

1．提高整個(gè)部門的工作效率

實(shí)施檔案管理信息化后，部門管理人員從繁重的手工勞動(dòng)中解放出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。

2．有效地提供服務(wù)

檔案管理的信息化，科技人員可在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時(shí)檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內(nèi)部的信息中心。

三 推進(jìn)檔案信息化管理的策略

1．建立規(guī)范體系

檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)專業(yè)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，檔案的整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。檔案信息化建設(shè)必須做到統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一部署、避免出現(xiàn)“自成體系、各自為戰(zhàn)”的情況，要按統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施。

2．完善安全制度

檔案信息化建設(shè)的最終落實(shí)都要靠人來執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護(hù)屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統(tǒng)的威脅。采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施。

3．規(guī)范管理，注重實(shí)效

建立檔案信息化建設(shè)指導(dǎo)委員會(huì)，負(fù)責(zé)研究檔案信息化發(fā)展方向，組織制訂和修改檔案信息化方面的法規(guī)、規(guī)章與標(biāo)準(zhǔn)；負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，實(shí)施政策引導(dǎo)；負(fù)責(zé)指導(dǎo)數(shù)字檔案信息資源的開放利用和安全管理。將信息化進(jìn)程、計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平作為檔案館（室）目標(biāo)工作考核、評比先進(jìn)的條件，并逐年提高其在考核中的權(quán)重。檔案局加強(qiáng)對各單位檔案信息化建設(shè)的行政監(jiān)督和宏觀指導(dǎo)。制定相應(yīng)的規(guī)范性文件和標(biāo)準(zhǔn)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、安全，嚴(yán)防違反檔案法律法規(guī)行為。及時(shí)總結(jié)推廣經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)規(guī)范穩(wěn)步開展。

4．電子檔案的有效、實(shí)用

目前，雖然許多單位、部門的信息化進(jìn)程在逐步推進(jìn)，但往往忽視了檔案信息化后的實(shí)用性。我們推進(jìn)檔案管理信息化，是為了更好地提供檔案服務(wù)，而一些單位的電子檔案修改機(jī)制尚不完善，一些檔案被修改后（如聲音的清晰化處理、圖像的清晰化處理、文字錄入錯(cuò)誤糾正），只保留修改后的檔案，而將原始數(shù)據(jù)進(jìn)行了刪除，降低了電子檔案的留存價(jià)值，甚至對部分檔案來說已喪失全部價(jià)值。還有一些單位，為了所謂的加快信息化進(jìn)程，擅自不按標(biāo)準(zhǔn)操作，將存儲(chǔ)掃描的清晰度降低，從而加快掃描速度、減少存儲(chǔ)空間，致使所存檔案不清晰或信息缺失，不能達(dá)到實(shí)際使用的要求，多數(shù)檔案仍需實(shí)地查詢?nèi)霂斓募堎|(zhì)資料。為了提高電子檔案的實(shí)用性，我們不僅需要一套完整的管理制度進(jìn)行保障，還要從計(jì)算機(jī)技術(shù)上加以規(guī)范和限制，如管理軟件對操作者的權(quán)限限制，軟件中對于存儲(chǔ)圖像分辨率的強(qiáng)制要求，通過使用計(jì)算機(jī)的簽署技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)對管理者的操作行為進(jìn)行記錄及約束。總之，需要我們通過各種行政及信息技術(shù)手段，盡可能地提高電子檔案的有效性及實(shí)用性。

5．人才儲(chǔ)備原則

由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會(huì)發(fā)展對檔案工作的需求。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊(duì)伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。

參考文獻(xiàn)

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科研機(jī)構(gòu)的科研項(xiàng)目檔案是科學(xué)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是一項(xiàng)重要的信息資源，機(jī)構(gòu)所屬的各研究團(tuán)隊(duì)及相關(guān)研究人員職務(wù)活動(dòng)中形成的各類科研項(xiàng)目檔案，需要實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，以利于開發(fā)和利用。

一、科研檔案管理的特點(diǎn)

科研項(xiàng)目檔案管理是科研管理的重要組成部分，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，也是保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)的一項(xiàng)重要舉措。檔案管理與計(jì)劃管理、項(xiàng)目管理、成果管理緊密結(jié)合，納入到科研計(jì)劃、規(guī)劃，納入到科研管理制度。其特點(diǎn)也較為明顯。

（一）檔案收集、整理的復(fù)雜性

科研檔案涵蓋了科研項(xiàng)目活動(dòng)的整個(gè)過程，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要多次的試驗(yàn)和研究。有的科研項(xiàng)目還是多個(gè)科研團(tuán)隊(duì)的合作項(xiàng)目，致使科研檔案的收集管理較為復(fù)雜。

（1）數(shù)據(jù)量大。科研項(xiàng)目可以分多個(gè)不同的子課題，每個(gè)課題和主項(xiàng)目一樣需要階段性管理，對形成的階段性成果、目標(biāo)進(jìn)行檢驗(yàn)考核。同時(shí)一個(gè)科研項(xiàng)目可能涉及多個(gè)立檔單位，多個(gè)專業(yè)學(xué)科。這樣就形成了大量的檔案資料需要存檔。

（2）時(shí)間跨度大。科研項(xiàng)目從項(xiàng)目申請、立項(xiàng)論證、組織實(shí)施，到檢查評估、驗(yàn)收鑒定、成果申報(bào)、科技推廣、檔案入庫整個(gè)過程一般需要1-3年，如果有其他客觀因素，導(dǎo)致項(xiàng)目延期則周期更長。

（二）檔案管理的安全性

科研項(xiàng)目在研究過程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體，可能是具有創(chuàng)新性的技術(shù)設(shè)計(jì)及專利內(nèi)容，這些資料體現(xiàn)了較為高、精、尖的科學(xué)技術(shù)水平，形成的成果擁有知識產(chǎn)權(quán)，因此對于檔案的內(nèi)容就要嚴(yán)格的保密，檔案的管理工作就要采取有效的安全措施。

二、科研檔案管理信息化的意義

科研檔案管理信息化平臺的設(shè)計(jì)有利于加快科研檔案現(xiàn)代化管理水平，改進(jìn)科研檔案管理模式。科研檔案信息化平臺的設(shè)計(jì)就是把科研檔案資源轉(zhuǎn)化為電子化的信息，這些資源包含項(xiàng)目整個(gè)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的文檔、多媒體資源、創(chuàng)新成果等，形成一個(gè)分類明確的科研檔案資源信息庫，安全快捷地提供檔案服務(wù)，增強(qiáng)檔案科學(xué)性管理，實(shí)現(xiàn)科研檔案信息資源共享。

首先，檔案管理電子化利于科研檔案的長期保存，紙質(zhì)的檔案保存期限有限，同時(shí)查找翻閱不方便。其次，規(guī)范化的數(shù)據(jù)信息可以規(guī)范操作，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量及信息處理的效率，同時(shí)縮短了項(xiàng)目決策周期，通過檔案的管理實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)跟蹤管理。第三，檔案的信息化促進(jìn)研究人員的相互交流，在信息資源共享和有效利用的基礎(chǔ)上，更能促進(jìn)科研成果的轉(zhuǎn)化。

三、合理利用信息化的科研檔案及科學(xué)化管理

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，培養(yǎng)信息技術(shù)人才

對實(shí)施科研檔案信息化管理投入專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，配置必須的軟硬件設(shè)施，提高計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度。

檔案管理人員承擔(dān)著具體實(shí)施的工作職責(zé)，不僅要熟練地運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)、信息儲(chǔ)存技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)及多媒體技術(shù)，還要有加工提煉有效檔案信息的能力，對項(xiàng)目的檔案信息進(jìn)行判斷分析，保證科研項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性和完整性。因此要加強(qiáng)檔案信息化管理的培訓(xùn)，普及信息化技術(shù)知識。

（二）建立更有效的電子檔案管理制度

科研機(jī)構(gòu)要建立符合自己的完善的檔案信息化管理制度。制訂電子文檔、多媒體資源收集、整合和安全管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)。明確科研檔案的信息化操作方式，明確在科研檔案管理過程中涉及到的各個(gè)單位個(gè)人的職責(zé)權(quán)限，使各個(gè)操作環(huán)節(jié)都要有章可循。

（三）提高科研項(xiàng)目電子檔案的安全性

加強(qiáng)對檔案管理信息化平臺的管理，確保檔案資源庫的安全。提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生。采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案管理信息化平臺的安全和網(wǎng)絡(luò)的安全。平臺的安全性設(shè)計(jì)主要包括以下幾個(gè)方面：

（1）系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的安全性。設(shè)置驗(yàn)證用戶的權(quán)限，增加用戶訪問控制。以確保只有合法授權(quán)用戶才能訪問檔案資源庫，防止惡意破壞或修改。通過數(shù)字簽名技術(shù)對立檔單位進(jìn)行安全性檢驗(yàn)，同時(shí)檢驗(yàn)文檔資源在傳送過程中是否丟失或不完整。對數(shù)據(jù)庫中相關(guān)數(shù)據(jù)表的字段、相關(guān)文檔進(jìn)行加密處理。

（2）系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。建立平臺操作日志，通過記錄各個(gè)時(shí)間點(diǎn)、每個(gè)用戶進(jìn)行的任何操作，使管理員可以監(jiān)控系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)。同時(shí)，不定期對數(shù)據(jù)資源庫進(jìn)行備份。

四、結(jié) 論

篇5

[關(guān)鍵詞]檔案管理；管理信息化；信息

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.130

[中圖分類號]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-0-01

在信息時(shí)代下，社會(huì)中充斥著各種各樣的信息，令人們眼花繚亂，無法辨別真假，無法及時(shí)準(zhǔn)確地加以利用，因此，當(dāng)前各個(gè)行業(yè)對信息管理的要求愈發(fā)嚴(yán)格。這使檔案管理信息化工作面臨著的重大機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，要加快檔案管理信息化進(jìn)程，促進(jìn)檔案管理信息化技術(shù)手段不斷優(yōu)化升級，發(fā)揮檔案管理信息化的積極作用，滿足人們對檔案管理信息化的要求。

1 檔案管理信息化

1.1 檔案管理信息化概述

檔案管理的信息化是指在管理作為信息重要載體的檔案時(shí)，全面地應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、圖文技術(shù)等對檔案信息資源進(jìn)行安排、管理與配置并最終實(shí)現(xiàn)資源共享的過程。檔案管理信息化是將原本的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)予以保存，更好地實(shí)現(xiàn)了檔案的保存，同時(shí)能夠進(jìn)行信息資料的自動(dòng)化查取，從而達(dá)到為人民群眾服務(wù)，推動(dòng)社會(huì)向前發(fā)展的目的。

1.2 檔案管理信息化中存在的問題

首先是檔案管理的信息化相比起傳統(tǒng)的檔案保存增加了安全風(fēng)險(xiǎn)。在網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展之下，互聯(lián)網(wǎng)的使用已經(jīng)遍及社會(huì)的各個(gè)角落，在如此大面積使用之下，隨之而來的就是網(wǎng)絡(luò)安全隱患的增加。這會(huì)導(dǎo)致一部分不法分子伺機(jī)竊取、攻擊甚至是篡改檔案信息，這樣的情況一直困擾著檔案管理人員，威脅著人民群眾。

其次是檔案管理人員的素質(zhì)差強(qiáng)人意。檔案管理信息化工作自身的專業(yè)性和復(fù)雜性，使檔案管理工作對相關(guān)人員的素質(zhì)要求也在不斷提高。而當(dāng)前的實(shí)際情況是，檔案管理工作人員的整體素質(zhì)不高，管理意識不強(qiáng)，同時(shí)，檔案管理信息化工作的方式方法與時(shí)代脫軌，不適宜于時(shí)代的要求。

最后是檔案管理不夠規(guī)范，信息質(zhì)量不高。主要表現(xiàn)為檔案名錄細(xì)則不夠細(xì)致、檔案分類不夠準(zhǔn)確，對于檔案標(biāo)號沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理信息化工作的具體實(shí)施中常會(huì)帶來更多的麻煩。另外，檔案管理信息化后電子數(shù)據(jù)的易更改性和不穩(wěn)定性等特征也降低了檔案管理信息的最終質(zhì)量，無法保證其真實(shí)性。

2 提高檔案信息化管理的水平

2.1 提高檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)

針對當(dāng)前工作人員整體素質(zhì)不高的情況，要做的不僅是逐漸培養(yǎng)他們的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)他們的工作能力，還要建立更嚴(yán)格的選用機(jī)制，將真正有相關(guān)技術(shù)能力、高素質(zhì)的人選到檔案管理工作中。此外，還要借鑒國外成熟的技術(shù)和管理理念，并并在具體的實(shí)踐工作中探索自身獨(dú)具特色的工作道路。每一位檔案管理工作人員必須熟練掌握電子檔案的管理方法，相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、圖文表格技術(shù)等工作技能。從而正確判斷檔案保密程度和開放程度，保證檔案分類、編號等工作的標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化在信息共享方面的積極作用。

2.2 轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想態(tài)度

檔案管理的重要性不言而喻，但是實(shí)際上一些從事檔案管理工作的人，卻并沒有從內(nèi)心重視這份工作。所以，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理工作人員的思想教育，幫助他們理解自身行為對社會(huì)的重要性。唯有轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的思想態(tài)度，令他們從內(nèi)心熱愛檔案管理工作，才能使工作人員注重自身工作行為的規(guī)范性和科學(xué)性，在整理有關(guān)信息時(shí)更加全面細(xì)致、小心謹(jǐn)慎。另外，還要培養(yǎng)檔案管理工作人員的責(zé)任感，形成認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，并要求工作人員始終以熱情的態(tài)度進(jìn)行服務(wù)。

2.3 制定檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，重視檔案的安全問題

首先，要以國家有關(guān)部門的權(quán)力為依托，制定一個(gè)檔案管理工作的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，將實(shí)際操作中涉及的問題明確展現(xiàn)出來，對行業(yè)內(nèi)所有單位的管理行為予以統(tǒng)一約束。以此令檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)中電子數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)真正的標(biāo)準(zhǔn)化和有效性。其次，要不斷發(fā)展科技，對檔案管理信息化工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，使檔案管理的工作方式能夠符合時(shí)展的要求，滿足人民群眾的需要。同時(shí)，還要將更成熟先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理信息化工作中，提高管理工作的專業(yè)性。最后，就是要在政府的幫助下，令行業(yè)內(nèi)更多的單位在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)配備足夠?qū)I(yè)科學(xué)的器材。

以上是針對檔案管理信息化中存在的問題所提出的管理建議。但是保證信息化檔案的安全性和真實(shí)性，還需要涉及統(tǒng)一協(xié)調(diào)所有的環(huán)節(jié)，使其相互協(xié)調(diào)配合，才能達(dá)到更好的效果。

3 結(jié) 語

在時(shí)代的飛速發(fā)展進(jìn)步下，如何將信息更及時(shí)有效、真實(shí)安全地傳達(dá)給人民群眾是檔案管理所面臨的重要問題。筆者建議利用高科技技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，使檔案管理工作更全面、更高效，更好地為人民群眾生產(chǎn)生活服務(wù)。因此，在實(shí)際工作中，要及時(shí)處理檔案管理中存在的問題，不斷革新檔案管理工作方式方法，令檔案管理工作順應(yīng)時(shí)展，發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

主要參考文獻(xiàn)