序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇畢業(yè)生的檔案存放，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

關(guān)鍵詞：高校 畢業(yè)生 人事 檔案 管理

隨著科學(xué)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，如何提高高等學(xué)校檔案管理水平，更好地適應(yīng)新形勢的需求，是擺在各高校管理者面前的新任務(wù)，也對畢業(yè)生的檔案管理工作提出了新的更高要求。畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活以及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄。準(zhǔn)確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案，是反映大學(xué)畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是大學(xué)生就業(yè)及今后各用人單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。信息技術(shù)的快速發(fā)展和現(xiàn)代化辦公設(shè)備的廣泛運(yùn)用，對高校畢業(yè)生檔案管理工作提出了新要求，原有的單一的管理模式已很難適應(yīng)現(xiàn)實(shí)檔案工作的發(fā)展要求，因此，高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。

一、高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題

（一）平時(shí)不聞不問，用時(shí)“四面出擊”

高校畢業(yè)生在畢業(yè)前，學(xué)校都要求學(xué)生辦理好各種畢業(yè)手續(xù)，但不少畢業(yè)生卻從不過問自己的檔案，畢業(yè)后，檔案在什么地方？是在學(xué)校、還是在生源地的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)？學(xué)生從不關(guān)心。檔案里都應(yīng)該放入哪些材料，自己手里應(yīng)該有哪些材料，都不清楚。等到需要用時(shí)想起來，我的檔案在哪兒？我報(bào)到證在哪兒？我檔案里怎么缺材料呀？等等問題都出來了，這才到處找尋，四處打電話，到處奔跑，查詢自己的檔案，浪費(fèi)了時(shí)間、人力、財(cái)力，而且在補(bǔ)辦過程中也給自己造成了不必要的損失。

（二）檔案意識(shí)淡薄，檔案存放“五花八門”

隨著高校畢業(yè)生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使組織人事政審工作相對減少。一些高校畢業(yè)生認(rèn)為人事檔案沒什么用了，所以使許多高校畢業(yè)生想到更多的是趕快通過自我推薦，找到理想的單位就業(yè)，對檔案存放沒有過多的考慮，這就導(dǎo)致高校畢業(yè)生的檔案存放出現(xiàn)了“五花八門”的現(xiàn)象，有的一直存放在學(xué)校長達(dá)幾年甚至十幾年，有的放在各級教育部門，有的存放在父母那里，有的存放在曾經(jīng)打工的單位或人才市場，有的早已不知去向，更多的是跟隨個(gè)人“南征北戰(zhàn)”。

（三）一切以就業(yè)為先，檔案后續(xù)材料“零充實(shí)”

由于考錄的公務(wù)員和聘用的事業(yè)單位工作人員的檔案要交到組織人事部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，所以這部分高校畢業(yè)生參加工作后的所有情況會(huì)形成材料及時(shí)的進(jìn)入個(gè)人檔案。但對于在外打工的高校畢業(yè)生來說，由于用人單位對人才檔案要求沒有形成規(guī)范化、制度化，只重視畢業(yè)證和個(gè)人能力而不重視個(gè)人檔案，導(dǎo)致高校畢業(yè)生也只重視畢業(yè)證，而不重視自己的檔案。由于對檔案的不重視，因而也就不管檔案是否健全，再加上材料的收集沒有形成機(jī)制，收集也相當(dāng)困難，致使在外打工的高校畢業(yè)生在打工期間沒有檔案材料反映自己的經(jīng)歷。工作了幾年，甚至更長的時(shí)間，到頭來自己檔案材料中只有在校期間的材料，檔案材料的積累沒有因?yàn)樽约汗ぷ鏖啔v的增長而增加，造成自己人生經(jīng)歷歷史記錄的缺失。

二、加強(qiáng)高校畢業(yè)生人事檔案管理的措施

（一）科學(xué)完善檔案的內(nèi)容

高校要根據(jù)本校學(xué)生畢業(yè)時(shí)間，安排時(shí)間統(tǒng)一對畢業(yè)生檔案材料進(jìn)行收集、整理。整理時(shí)要按照學(xué)生檔案的形成特點(diǎn)，即基本情況材料、思想道德素質(zhì)材料、科學(xué)文化素質(zhì)材料、黨團(tuán)組織材料、個(gè)人信用材料、身體和心理素質(zhì)材料等進(jìn)行分類整理，達(dá)到內(nèi)容完整、條理清楚、規(guī)格統(tǒng)一、裝訂整齊的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，要把好學(xué)生檔案的最后審核關(guān)，審查檔案材料是否缺項(xiàng)，學(xué)籍材料是否加蓋教務(wù)處印章，行為表現(xiàn)材料是否有學(xué)生工作處(部)或團(tuán)委、學(xué)院(系)里的意見和蓋章等，保證每個(gè)畢業(yè)生的檔案內(nèi)容完整，手續(xù)齊全，真實(shí)可靠，既要保證學(xué)生檔案內(nèi)容能客觀地反映畢業(yè)生的詳盡情況，為接收單位能夠準(zhǔn)確、全面地了解畢業(yè)生提供可靠的依據(jù)，又要發(fā)揮學(xué)生檔案在畢業(yè)生擇業(yè)過程中的作用。依據(jù)學(xué)生檔案積累的內(nèi)容，將學(xué)籍、行為表現(xiàn)和身體素質(zhì)等檔案材料，以表格的形式整理出來，豐富畢業(yè)生推薦材料的內(nèi)容，為畢業(yè)生聯(lián)系工作提供一套客觀、全面反映學(xué)生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，以便學(xué)生在新的就業(yè)形勢下公平競爭，自立擇業(yè)。

（二）實(shí)施檔案電子化

目前高校網(wǎng)上招生已經(jīng)完全普及，中學(xué)階段的紙質(zhì)檔案與電子檔案并存已形成，但入學(xué)后的大學(xué)階段檔案卻大多是紙質(zhì)檔案，這與畢業(yè)生檔案管理信息化、檔案利用社會(huì)化的要求極不相符。因此,當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理手段必須充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，學(xué)習(xí)和借鑒國外檔案管理的先進(jìn)技術(shù)，運(yùn)用Visual Basic構(gòu)建的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、修改、查找、刪除、統(tǒng)計(jì)、查詢、預(yù)覽、編輯。在畢業(yè)生檔案管理中，要逐步實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

（三）強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)意識(shí)

高校畢業(yè)生人事檔案信息化建設(shè)的目的是使得檔案信息資源能夠得到充分利用。這就迫切需要盡快建立起高校檔案信息社會(huì)化的服務(wù)體系。通過不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬信息資源的服務(wù)領(lǐng)域，促進(jìn)檔案信息的社會(huì)共享，就能夠使檔案信息物盡其用，達(dá)到資源共享。創(chuàng)建起社會(huì)化服務(wù)體系的運(yùn)作模式。通過成立檔案管理的中介組織，建設(shè)市場化服務(wù)體系，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的應(yīng)有價(jià)值。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)體系的合理設(shè)置，建立一支具有檔案理論知識(shí)和較高專業(yè)素質(zhì)的現(xiàn)代信息技術(shù)專業(yè)人才隊(duì)伍，管理好和應(yīng)用好高校畢業(yè)生人事檔案，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，積極探索信息管理新思路，真正做到服務(wù)社會(huì)、服務(wù)畢業(yè)生、服務(wù)用人單位，讓檔案信息化管理在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中起到應(yīng)有的作用。

三、總結(jié)

總而言之，人事檔案作為記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，因此，高校必須及時(shí)的、積極的加強(qiáng)畢業(yè)生人事檔案的管理，這樣才能夠更好的服務(wù)于畢業(yè)生的就業(yè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王兆宇.高校畢業(yè)生人事檔案管理存在問題及對策探究[J].學(xué)理論，2011，(12).

篇2

民辦高職院校畢業(yè)生在離校之前沒有落實(shí)就業(yè)單位的學(xué)生，需要將檔案返回生源地由院校就業(yè)指導(dǎo)中心派人送至即人才交流中心進(jìn)行登記編號，畢業(yè)生擇業(yè)期一年內(nèi)可以進(jìn)行免費(fèi)存放。

二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序

1.開具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實(shí)就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù)：憑就業(yè)報(bào)到證開具存放檔案證明、開具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。

2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報(bào)到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書，到各級人社局進(jìn)行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒有就業(yè)畢業(yè)生不能進(jìn)行檔案的提取。

3.對于自謀職業(yè)、出國留學(xué)、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費(fèi)出國留學(xué)以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別

民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過參加全國統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案，它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎(jiǎng)懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證當(dāng)中，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過畢業(yè)生與用人單位或人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報(bào)到證后才能得以實(shí)現(xiàn)。

四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問題及解決辦法

一是畢業(yè)生進(jìn)入國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權(quán)，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營機(jī)構(gòu)他們沒有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中需要注意一下幾點(diǎn)：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前，不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進(jìn)行管理。

2.個(gè)別沒有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案，導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應(yīng)首先詢問用人單位的性質(zhì)，在確定對方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再?zèng)Q定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的，學(xué)生在離開學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時(shí)間，不要將檔案來回調(diào)離，最好做到一步到位。

4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業(yè)生，這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進(jìn)行托管。

五、民辦高職院校畢業(yè)生工作后檔案提取及補(bǔ)辦辦法

篇3

關(guān)鍵詞：報(bào)到證 檔案管理 思想教育 就業(yè)指導(dǎo)

中圖分類號：G641 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1 高校畢業(yè)生報(bào)到證現(xiàn)狀及其利弊

報(bào)到證的歷史是一個(gè)不斷發(fā)展的過程，它源于統(tǒng)包統(tǒng)分就業(yè)體制下的“派遣”，走向“雙向選擇”就業(yè)體制下的“報(bào)到”，因而兼具服務(wù)性、政治性和管理性。

1.1報(bào)到證的社會(huì)作用

面臨畢業(yè)的高校畢業(yè)生要想順利離校走向社會(huì)，除了拿到畢業(yè)證、學(xué)位證外，還需要用心管理好自己的報(bào)到證、檔案、戶口，而這個(gè)報(bào)到證就是管理自己檔案、戶口的重要依據(jù)，否則即使畢業(yè)了，也不能順利走向工作崗位或不利于今后發(fā)展。很多畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)忙于論文答辯、找工作等，根本沒有認(rèn)識(shí)到報(bào)到證的重要作用，認(rèn)為它只是一張無用的“介紹信”而已，殊不知，報(bào)到證雖然是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的產(chǎn)物，很多重要作用都已經(jīng)隨著歷史漸漸淡化，但在如今市場經(jīng)濟(jì)體制下仍然發(fā)揮著一定的社會(huì)作用：一是記載畢業(yè)生初次參加工作的時(shí)間，二是用人單位、人才機(jī)構(gòu)接收畢業(yè)生的有效文字證明，三是便于畢業(yè)生主管部門準(zhǔn)確掌握各地學(xué)生的就業(yè)情況，更好地制定出促進(jìn)高校畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)政策，四是為畢業(yè)生落實(shí)自己的檔案和戶口提供依據(jù)，五是檔案材料的重要組成部分。

1.2報(bào)到證的弊端

報(bào)到證的前身“派遣證”還有很多其他作用，比如干部身份證明、國家統(tǒng)招計(jì)劃內(nèi)的學(xué)生、計(jì)算工齡、轉(zhuǎn)正定級、規(guī)定時(shí)間報(bào)到等。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和“自主擇業(yè)，雙向選擇”政策的深入，這些作用基本不復(fù)存在，報(bào)到證也因此衍生出了很多問題，其弊端日益明顯。一是我國并無相關(guān)報(bào)到證的法律依據(jù)，其合法性受到質(zhì)疑；二是干部身份無法證明，除非是考入編制的學(xué)生才能享有；三是國家統(tǒng)招的全日制畢業(yè)生這個(gè)作用其實(shí)在畢業(yè)證上已經(jīng)充分證明，并且全國聯(lián)網(wǎng)有據(jù)可查，報(bào)到證這個(gè)作用顯得多余；四是報(bào)到證期限現(xiàn)在并沒有嚴(yán)格規(guī)定，很多畢業(yè)生畢業(yè)后一兩年都沒有去報(bào)到；五是絕大部分回原籍的報(bào)到證與工作單位不是同一個(gè)地方，報(bào)到地也根本不看畢業(yè)生的報(bào)到證，很多學(xué)生的工作單位也不知道報(bào)到證是什么，因而履行報(bào)到手續(xù)也失去了它應(yīng)有的意義；六是改派報(bào)到證手續(xù)繁瑣，攜帶材料多且不易找齊，因?yàn)閳?bào)到證白聯(lián)在檔案袋里面，解約證明在原用人單位，加上新簽約單位證明、學(xué)校介紹信、畢業(yè)證等原件材料很難一次找齊，如果是外地工作學(xué)生為了一次改派至少得耗費(fèi)2個(gè)工作日，并且改派還要收取150元的費(fèi)用，加上路途費(fèi)用等，無疑又是一筆經(jīng)濟(jì)和精力負(fù)擔(dān)。

2 畢業(yè)生檔案管理的作用及方法

2.1畢業(yè)生檔案管理的作用

高校畢業(yè)生檔案管理工作其本質(zhì)上是一項(xiàng)政治性的工作，它必須遵循國家檔案辦法，依照集中統(tǒng)一、便于利用、維護(hù)檔案完整與安全的原則，按規(guī)定執(zhí)行管理。畢業(yè)生檔案主要包括高考錄取材料，黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、體檢表、成績單、獎(jiǎng)懲材料、就業(yè)通知書、年度鑒定表、實(shí)習(xí)材料等。主要記載了畢業(yè)生在校期間的思想表現(xiàn)、學(xué)習(xí)情況、家庭情況、社會(huì)實(shí)踐等內(nèi)容，是用人單位錄用畢業(yè)生的重要參考依據(jù)，也是補(bǔ)辦相關(guān)畢業(yè)或?qū)W歷證明等的重要證明材料，同時(shí)也在職稱晉級、購買醫(yī)保社保、落戶、升學(xué)、出國、移民等方面發(fā)揮重要作用。

2.2畢業(yè)生檔案管理的方法

很多畢業(yè)生在畢業(yè)時(shí)都對檔案一無所知，甚至不聞不問、隨意處置，畢業(yè)后根本不清楚自己檔案在哪里，直到需要時(shí)才恍然記起，然后四處尋找補(bǔ)辦，給生活和工作帶來了很多麻煩。按照國家政策規(guī)定，現(xiàn)階段對畢業(yè)生的檔案管理主要有如下方法：

一是落實(shí)了工作單位且用人單位有人事管理權(quán)的畢業(yè)生可以直接將檔案從學(xué)校寄送至工作單位。其優(yōu)勢是日后辦理保險(xiǎn)、職稱轉(zhuǎn)正定級等十分便捷，劣勢是有些用人單位存在扣留n案問題，束縛人員自由流動(dòng)。

二是沒有落實(shí)工作單位的畢業(yè)生，可以將檔案留校2年，兩年后若學(xué)生未對檔案作任何處理，學(xué)校會(huì)直接將檔案寄回生源地。其優(yōu)勢是學(xué)校保管畢業(yè)生檔案安全可靠、不收費(fèi)用，劣勢是存在學(xué)校的檔案永遠(yuǎn)是學(xué)籍檔案，不是人事檔案，涉及工作工齡等人事證明就沒辦法出具。

三是畢業(yè)時(shí)無論就業(yè)還是未就業(yè)都可以將檔案轉(zhuǎn)回生源地，優(yōu)勢是辦理手續(xù)簡便，適合在生源地就業(yè)的畢業(yè)生，劣勢是如果以后不在生源地就業(yè)的話就需要重新轉(zhuǎn)遞檔案，重新改辦報(bào)到證。

四是把檔案存放在人才機(jī)構(gòu)，其優(yōu)勢是便于隨時(shí)調(diào)取檔案，適合創(chuàng)業(yè)和靈活就業(yè)的學(xué)生，劣勢是畢業(yè)生與人才機(jī)構(gòu)交流少，信息不暢。自從2015年《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》出臺(tái)后，檔案存放在人才機(jī)構(gòu)不再收費(fèi)，導(dǎo)致很多人才機(jī)構(gòu)拒絕收外地生源畢業(yè)生檔案。

3 畢業(yè)生報(bào)到證與檔案的關(guān)系

畢業(yè)生檔案去向和報(bào)到證去向既存在關(guān)系，又不完全相關(guān)。報(bào)到證是檔案投遞的依據(jù)，是檔案的重要組成部分，檔案包含有報(bào)到證，檔案憑借報(bào)到證寄送。然而，“檔案存放地”和“報(bào)到證抬頭”是兩碼相關(guān)的事，一般報(bào)到證抬頭就是用人單位名稱，也是檔案存放單位，但有很多特殊情況。

篇4

函授畢業(yè)生的檔案，重要性和身份證幾乎相當(dāng)，函授檔案作為函授畢業(yè)生的第一份檔案，今后定級轉(zhuǎn)正、申報(bào)職稱、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、以及職務(wù)晉級等都得用函授檔案。過去許多函授檔案沉寂多年，畢業(yè)生不理會(huì)檔案，也不來辦任何手續(xù)。但近年來，簽勞動(dòng)合同必須檔案跟隨，這樣促進(jìn)了檔案的流動(dòng)。但還有極個(gè)別馬大哈學(xué)生漏掉自己的檔案，等到用檔案時(shí)找不到。現(xiàn)在函授檔案有三種現(xiàn)象：一是許多畢業(yè)生工作不穩(wěn)定，為圖方便將檔案留在自己身邊，最終成了“死檔”。二是檔案隨畢業(yè)生到了新單位，因?yàn)閾Q新單位，檔案無人管理，漏了自己的檔案，最終使自己檔案成為了“棄檔”。三是存放在人才交流中心檔案管理中心，費(fèi)用高，提取方便。市人社局有關(guān)負(fù)責(zé)人提醒畢業(yè)生應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況落實(shí)檔案，如果在民營企業(yè)或是合資企業(yè)工作，無論本地籍或是外地籍最好將檔案放到正規(guī)單位管理，在外地工作的學(xué)生也應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)移至工作地檔案管理中心，以免造成棄檔。

二、做好函授畢業(yè)生檔案工作的幾點(diǎn)建議

鑒于目前函授畢業(yè)生人事檔案工作的現(xiàn)狀，各高校函授點(diǎn)應(yīng)強(qiáng)化函授檔案管理工作的就業(yè)服務(wù)功能，使得新的單位通過個(gè)人檔案全面了解畢業(yè)生的自然資料，增強(qiáng)畢業(yè)生的就業(yè)競爭力。一是應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案的信息和網(wǎng)絡(luò)化。符合條件的用人單位可以通過檔案管理平臺(tái)賬號及時(shí)查詢不涉及隱私的檔案信息。各檔案部門也應(yīng)加強(qiáng)各式檔案包含函授檔案征信網(wǎng)、誠信檔案網(wǎng)、學(xué)籍信息網(wǎng)等系統(tǒng)。如果國家能夠?qū)⑦@些數(shù)據(jù)統(tǒng)一整合起來，把各種個(gè)人信息庫相銜接，就可以建成全面的個(gè)人檔案信息系統(tǒng)，既有利于各部門信息共享，也使函授畢業(yè)生受益。二是做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交工作。有些高校要求高校函授點(diǎn)必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案傳遞制度，并要求畢業(yè)生盡快將檔案轉(zhuǎn)至單位或就業(yè)服務(wù)部門、人才機(jī)構(gòu)等人事部門，避免給自己未來的工作單位和生活帶來不便。對于有就業(yè)單位的函授畢業(yè)生，要搞清楚單位性質(zhì)。如果是政府機(jī)構(gòu)、全額撥款事業(yè)單位、國營單位，應(yīng)該有主管單位，主管部門是有人事管理權(quán)，可以接納檔案。其他單位工作就應(yīng)交當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行臋n案管理中心，到時(shí)提取方便。函授畢業(yè)生一定要重視自己的檔案。對于打算把檔案暫時(shí)存放在學(xué)校的畢業(yè)生，第一時(shí)間要提出申請，在找到新的工作單位之后及時(shí)遷入新單位，以免給以后的生活工作帶來不必要的麻煩。

三、對函授檔案工作的思考

隨著物質(zhì)水平的提高，教育水平也越來越高，函授學(xué)歷在社會(huì)上往往被忽視，函授檔案更是無人問津。我們?nèi)绾胃淖冞@種現(xiàn)狀？使我們的函授工作上一個(gè)新臺(tái)階呢？

首先，我們要提高認(rèn)識(shí)，函授作為上世紀(jì)八、九十年代的產(chǎn)物，國家并沒有廢掉它，說明它就有存在的價(jià)值，例如：評職稱、簽合同等等都必須用函授檔案。既然有存在的價(jià)值，我們就應(yīng)該給它成長的空間。讓我們攜起手來，共同關(guān)注函授，重視函授檔案。函授畢業(yè)生更應(yīng)該愛護(hù)自己的檔案，就象保護(hù)自己的眼睛、鼻子一樣。不要不聞不問，不理不睬。

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關(guān)鍵詞　高職院校　畢業(yè)生　檔案管理

中圖分類號：G715 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A1 我校高職畢業(yè)生檔案的管屬部門及內(nèi)含

高職畢業(yè)生的檔案管理有的學(xué)校放在綜合管理部門，實(shí)行綜合管理；有的院校放在學(xué)生工作管理系統(tǒng)，由學(xué)生處統(tǒng)一管理；而有些院校放在各個(gè)學(xué)院、系部，實(shí)行分散管理。我校由各系專人負(fù)責(zé)、輔導(dǎo)員監(jiān)管，畢業(yè)生提取檔案需要攜帶畢業(yè)證、身份證、報(bào)到證等相關(guān)證件到系里領(lǐng)取。在特殊情況下，畢業(yè)生檔案暫時(shí)不能轉(zhuǎn)走，比如：處分未撤銷緩發(fā)畢業(yè)證者；欠學(xué)費(fèi)者；處分未撤銷緩發(fā)畢業(yè)證者，成績不合格者。監(jiān)管學(xué)生檔案的輔導(dǎo)員老師在學(xué)生領(lǐng)取檔案時(shí)告知學(xué)生應(yīng)該注意的事項(xiàng)有：第一，學(xué)生檔案是個(gè)人的重要資料，不能在個(gè)人手里存放；第二，學(xué)生個(gè)人不得自行拆封，應(yīng)由就業(yè)單位檔案管理部門拆封等。

高職畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成教育部、學(xué)校、各專業(yè)人才培養(yǎng)方案中所有需要完成的項(xiàng)目學(xué)生個(gè)人的干部身份檔案。我校高職畢業(yè)生檔案里面的內(nèi)容有：高中學(xué)籍表；高考電子檔案；學(xué)生黨團(tuán)關(guān)系；每個(gè)學(xué)期學(xué)生綜合素質(zhì)考核表；各種評優(yōu)登記表；實(shí)習(xí)成績考核表；畢業(yè)論文答辯開題報(bào)告；畢業(yè)論文答辯成績單；畢業(yè)生登記表；綜合成績單；學(xué)生誠信檔案；全國普通高校專科畢業(yè)生就業(yè)通知書等材料。

2 高職院校畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，管理不規(guī)范

高職院校檔案管理和建設(shè)主體的重視程度不夠，意識(shí)不強(qiáng)，直接給管理工作帶來困難，也造成檔案管理中的混亂。在實(shí)際工作中，存在著輕視此項(xiàng)工作，不少檔案管理部門只遵循下發(fā)的《干部人事檔案材料收集規(guī)定》，并沒有形成自己的檔案細(xì)則和規(guī)定。在執(zhí)行過程中，存在不及時(shí)歸檔、亂歸檔等現(xiàn)象，檔案不能避免有丟失情況，等發(fā)現(xiàn)后再補(bǔ)材料和檔案，造成和原始材料的不一致。有的學(xué)校檔案管理者不固定，這直接造成管理混亂，導(dǎo)致人事檔案缺乏嚴(yán)肅性。

2.2 口袋檔案和棄檔現(xiàn)象逐年增多

口袋檔案是指畢業(yè)生拿到自己檔案后，沒有將自己的檔案放到所任職單位檔案管理部門，也沒有放在檔案的人才中心，就直接放在家中，這種現(xiàn)象的產(chǎn)生一方面是因?yàn)楫厴I(yè)生急于就業(yè)，并沒有簽訂正式的勞動(dòng)協(xié)議，另一方面也有不少是用人單位并沒有檔案存放部門。也有的高職畢業(yè)生為了自己以后方便換單位——跳槽，檔案直接就放自己“口袋”里。甚至有些畢業(yè)生畢業(yè)以后長期將檔案放在學(xué)校，好像“永遠(yuǎn)”沒有檔案一樣，增加了學(xué)校檔案管理者的工作復(fù)雜度。

2.3 檔案管理手段陳舊落后，設(shè)備不先進(jìn)

由于高職院校對檔案不夠重視，管理投入有限，有的院校沒有專門的檔案管理部門，有許多檔案管理人員是身兼數(shù)職，沒有將全部精力放在檔案管理工作中，對任課老師、輔導(dǎo)員和學(xué)生檔案填寫材料歸檔不及時(shí)，目前大多數(shù)高職院校仍以傳統(tǒng)的手工操作為主，整檔材料繁瑣復(fù)雜，加上每個(gè)學(xué)期都有新資料加入，歸檔人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆裝訂等大量工作，沒有時(shí)間考慮開發(fā)案宗的內(nèi)在信息，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理并沒有派上用場。

2.4 檔案私拆、涂改、丟失等不良現(xiàn)象存在

有的畢業(yè)生拿到檔案以后，馬上想知道這個(gè)袋子里裝的是什么，尤其在意在校期間一些表現(xiàn)，比如：教師評語、思想品德、畢業(yè)答辯成績等，在沒有聽清輔導(dǎo)員老師或者檔案管理員的要求和強(qiáng)調(diào)時(shí)，就已經(jīng)將自己檔案袋打開，甚至有些看到自己的表現(xiàn)和成績不算優(yōu)秀，立刻就拿起筆將自己的檔案材料涂改，還有部分同學(xué)在學(xué)期間表現(xiàn)不是太優(yōu)秀，個(gè)別學(xué)生就想到了棄檔或者將自己檔案弄丟等等。

2.5 高職院校檔案管理者檔案轉(zhuǎn)交和查詢管理不規(guī)范

高職院校還沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成發(fā)放檔案的過程隨意性很大，很不規(guī)范。有些學(xué)生的檔案采取機(jī)要傳遞方式，有些采取校方送達(dá)，有些學(xué)生直接將檔案帶走，也有不少是請人呈交等等。形式的不統(tǒng)一造成檔案發(fā)放的混亂，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)“人在檔案無”、“檔案有人無”等問題。

3 高職院校畢業(yè)生檔案管理工作完善措施

（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，保證畢業(yè)生的檔案質(zhì)量。學(xué)校應(yīng)該統(tǒng)一各個(gè)部門各個(gè)學(xué)院系部意見，綜合討論人才培養(yǎng)方案，制定全校統(tǒng)一的載入學(xué)生檔案材料的全部內(nèi)容，做好對外宣傳等工作。另外，各學(xué)院、系部、各專業(yè)、各班級針對自己的特殊情況，研究完善入載檔案內(nèi)容，做到檔案個(gè)性化、特色化，將系部和專業(yè)宣傳出去。規(guī)定學(xué)校專門派一名領(lǐng)導(dǎo)直接掛帥管理，各學(xué)院各系部各班級有專門的檔案管理人員。

（2）重視宣傳，強(qiáng)化學(xué)生的檔案意識(shí)。從教育入手，使學(xué)生重視個(gè)人檔案。使學(xué)生從入學(xué)教育就懂得檔案的重要性，跟學(xué)生介紹檔案中存放的材料都有哪些，這些材料是過去的一個(gè)寫照，只有歷史是不能更改的。畢業(yè)生應(yīng)樹立“人往哪里走，檔案跟著走”的原則，對于以后自己的工齡、保險(xiǎn)、升遷、轉(zhuǎn)正定級等方面都有好處。

（3）提高檔案管理者的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案管理者的素質(zhì)提升。從樹立責(zé)任心和端正工作態(tài)度開始，檔案管理者必須有較強(qiáng)的保密意識(shí)。學(xué)校應(yīng)經(jīng)常組織檔案管理校內(nèi)外的培訓(xùn)交流，全面提高檔案管理者的素質(zhì)，從技術(shù)手段上提高管理檔案的科學(xué)性。

（4）完善制度，完善檔案管理的各項(xiàng)制度。比如：建立臺(tái)賬制度，歸檔人員使用記錄、材料補(bǔ)充填入記錄制度等。每學(xué)年進(jìn)行學(xué)校檔案管理評比活動(dòng)，及時(shí)表揚(yáng)先進(jìn)，對表現(xiàn)不足的環(huán)節(jié)提出建議，進(jìn)行修改。每學(xué)期定期進(jìn)行補(bǔ)充材料，歸檔材料入檔，畢業(yè)學(xué)期進(jìn)行全面大檢查，進(jìn)行查漏補(bǔ)缺等工作，保證畢業(yè)生檔案質(zhì)量。

（5）提高檔案管理的手段和方法，對檔案進(jìn)行科學(xué)管理。在現(xiàn)階段中各高職院校檔案管理手段比較陳舊。我們?nèi)绻J(rèn)識(shí)到紙質(zhì)檔案管理的弊端，花費(fèi)的人力、物力、財(cái)力較大。如果我們推行或者實(shí)施紙質(zhì)檔案、電子檔案的雙套式管理，這樣可以滿足本地利用和異地利用并舉，切實(shí)提高服務(wù)意識(shí)。

總之，高職院校畢業(yè)生檔案管理的好壞，直接影響到學(xué)校的聲譽(yù)和學(xué)生個(gè)人的切身利益。作為高職院校，檔案管理工作者應(yīng)該不斷提高收集、整理、保管、利用、傳遞等方面的本領(lǐng)，做好管理的科學(xué)化、規(guī)范化，為學(xué)校服務(wù)，為畢業(yè)生和用人單位服務(wù)。

L芑鶼钅浚?010年校級課題《高職生就業(yè)抗挫力培養(yǎng)研究》的研究成果；2011河北省教育廳課題《高職高專學(xué)生就業(yè)抗挫力培養(yǎng)路徑研究》的前期成果，課題編號S2011214

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