序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇高校檔案管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

高校檔案管理部門必須要重視電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，保證可以提升電子檔案管理工作效率與質(zhì)量，逐步解決電子檔案管理中存在的各類問題，少其中存在的各類問題，逐漸提升其發(fā)展效率，增強(qiáng)高校檔案管理工作效果。

1 高校電子檔案分析

當(dāng)今時(shí)代，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，在信息化、現(xiàn)代化建設(shè)步伐加快的今天，辦公自動化和電子政務(wù)已應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中。無紙化辦公掀開了電子文件與電子檔案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及運(yùn)用辦公自動化系統(tǒng)，電子文件的產(chǎn)生已然是高校政務(wù)信息的主體，也是高校辦公過程中的主體。電子文件對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的大量取代，給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。如何應(yīng)用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，做好電子檔案的管理，成為我們面臨的新課題，亟待我們在實(shí)踐工作中不斷研究、探索和總結(jié)，本文就此做一探討。高校電子檔案是按照相關(guān)規(guī)范對憑證信息或是高校歷史背景等進(jìn)行把偶才能，利用電子形式對其進(jìn)行處理，生成電子文件。電子檔案與電子文件不同，電子文件在實(shí)際儲存的額過程中，可以完全代替紙質(zhì)的檔案，并且與電子檔案共存。

2 高校檔案管理中電子檔案管理問題分析

目前，高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升電子檔案管理效率與質(zhì)量，難以提升高校檔案管理效果。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

第一，工作量較大。一是檔案工作人員需要對大量電子文件進(jìn)行鑒定，只保留有價(jià)值的文件進(jìn)行保存，在實(shí)際工作期間，會耗費(fèi)大量時(shí)間和精力；二是因缺乏相應(yīng)的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器等設(shè)備，大部分高校的電子檔案管理沿用傳統(tǒng)的物理存儲方式，保管方式落后，整理強(qiáng)度大，不利于檢索利用。

第二，電子檔案管理信息化程度較低。我國高校檔案管理人員開展相關(guān)工作，經(jīng)常會出現(xiàn)電子檔案管理信息化程度低的現(xiàn)象，無法利用高效便捷的方式開展相關(guān)工作，導(dǎo)致電子檔案信息數(shù)據(jù)利用效率降低[1]。

第三，電子檔案標(biāo)準(zhǔn)程度不足。目前，部分檔案管理部門在開展電子檔案管理工作的過程中，還沒有制定完善的標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，不能積極應(yīng)用各類方式提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度，難以增強(qiáng)高校電子檔案管理效果，甚至?xí)霈F(xiàn)一些難以解決的問題。同時(shí)，在高校電子檔案管理期間，相關(guān)工作人員不重視電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，無法提升其工作效率與質(zhì)量。

第四，電子檔案遠(yuǎn)程傳輸頻繁，存在安全隱患。目前，高校大學(xué)生的入學(xué)量較大，并且信息量較多，在實(shí)際工作過程中，需要檔案管理人員做好就業(yè)與入學(xué)等檔案管理工作，這就需要檔案管理人員利用遠(yuǎn)距離傳輸?shù)姆绞教嵘涔ぷ餍剩欢谶h(yuǎn)程傳輸頻繁的情況下，高校檔案信息的流動率逐漸提升，導(dǎo)致出現(xiàn)安全問題。

3 電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用措施

在高校?子檔案管理過程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升高校電子檔案管理工作效率，增強(qiáng)其管理效果。

3.1 制定安全性管理制度

高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，必須要制定完善的安全管理制度，保證可以提升確保電子檔案的安全性。例如：定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)與檢查，無論是硬件設(shè)施還是軟件設(shè)備，都需要建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，保證可以增強(qiáng)其安全性。同時(shí)，還要建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全管理人才隊(duì)伍，使其可以更好的對電子檔案安全性進(jìn)行管理[2]。其次，各高校要高度重視檔案管理人員思想政治建設(shè)工作，階段性的開展多種形式的檔案安全培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員樹立牢固的安全意識。

3.2 樹立正確的管理觀念

高校檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，要樹立正確的電子檔案管理觀念，保證可以提升檔案管理人員的思想素養(yǎng)，要有創(chuàng)新的觀念、改革的精神、發(fā)展的眼光看待電子管理工作中存在的問題與缺陷，在完善管理制度、改進(jìn)管理方式等方面作謀劃。利用電腦及現(xiàn)代信息技術(shù)建立電子檔案庫，利用網(wǎng)絡(luò)管理等方式和途徑，為電子檔案管理現(xiàn)代化鋪平道路。，逐漸提升其發(fā)展效率。首先，檔案管理人員利用電子檔案技術(shù)，保證可以提升電子檔案技術(shù)的應(yīng)用效率，增強(qiáng)其發(fā)展效果。其次，檔案管理人員必須要重視電子檔案思想政治建設(shè)工作，階段性的開展安全培訓(xùn)工作，利用各類方式為電子檔案管理人員樹立安全操作意識，使其可以在一定程度上，熟練掌握操作技巧，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期的管理目的。

3.3 創(chuàng)新電子檔案服務(wù)手段

首先，通過各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使檔案管理人員能熟練掌握電子檔案管理業(yè)務(wù)知識，掌握電子檔案管理技術(shù)，進(jìn)一步提升電子檔案的應(yīng)用效率。其次，高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，必須要創(chuàng)新電子檔案服務(wù)手段，保證可以提升其工作效率與質(zhì)量。一方面，需要檔案管理人員做好電子檔案整理工作，對于不合格的電子檔案，需要予以重新加工處理。另一方面，檔案管理人員需要重視電子檔案應(yīng)用質(zhì)量，構(gòu)建媒體與信息整合的服務(wù)體系，進(jìn)而提升其工作效率與工作質(zhì)量[3]。

3.4 加大電子檔案的投入力度

高校電子檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)高效率的信息化管理，就必須加大檔案管理資金的投入力度，配備先進(jìn)的檔案管理軟件與硬件設(shè)施。硬件方面要配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備；軟件方面要配備先進(jìn)的檔案管理軟件與檔案信息利用平臺，切實(shí)滿足電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)檔案存儲介質(zhì)的多元化發(fā)展，有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。

高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案技術(shù)的過程中，必須要加大投入力度，逐漸提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。在此期間，高校檔案管理人員必須要制定完善的電子檔案投入制度，逐漸創(chuàng)新其管理方式，進(jìn)而提升高校檔案管理工作效率與質(zhì)量，加大資金的投入力度，為其后續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

篇2

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中高校檔案管理工作現(xiàn)狀

高校在日常的教學(xué)、科研等管理活動中，會產(chǎn)生大量的教學(xué)、科研、黨政管理、基建、會計(jì)、出版、聲像、實(shí)物等類檔案。為了管理好這些檔案，各學(xué)校除了建立檔案館 ( 室 ) 以外，校內(nèi)各單位一般還配備了兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的立卷歸檔。檔案館 ( 室 ) 所藏的檔案、資料基本上都經(jīng)過規(guī)范化整理，編制了案卷目錄、卷內(nèi)目錄、專題索引等檢索工具。為了盡快適應(yīng)現(xiàn)代社會對檔案信息的需求，很多學(xué)校都不同程度地采用計(jì)算機(jī)管理檔案信息，管理已經(jīng)形成的各類目錄信息。少數(shù)走在檔案信息化前沿的學(xué)校，除了管理檔案目錄以外，通過數(shù)字化的手段，還能對全文和多媒體檔案信息進(jìn)行管理，并通過建立自己的門戶網(wǎng)站，把這些信息出去。但普遍看來，多數(shù)高校計(jì)算機(jī)檔案管理工作仍處在管理檔案目錄信息的階段，有些單位甚至仍在手工操作，文件的全文管理尚處在起步階段。隨著校園網(wǎng)的開通和 “數(shù)字化校園”建設(shè)的逐漸深入，各單位已普遍使用計(jì)算機(jī)編輯、打印和收發(fā)文件，每年都有大量電子文件產(chǎn)生，而高校檔案信息化建設(shè)已明顯滯后，對這些已經(jīng)存儲在計(jì)算機(jī)磁盤上的電子文件，多數(shù)未能妥善保存；有的雖有保存，但缺乏統(tǒng)一科學(xué)合理的管理辦法，難以進(jìn)行有效的管理，造成人力、財(cái)力和信息資源的浪費(fèi)，導(dǎo)致已經(jīng)產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件 ( 檔案 ) 有流失的危險(xiǎn)。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，迫在眉睫。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中高校檔案工作管理策略

（一）加快檔案信息資源建設(shè)——檔案信息化建設(shè)的核心任務(wù)

檔案信息化是—個(gè)系統(tǒng)工程，而檔案信息的數(shù)字化和檔案信息資源建設(shè)是這個(gè)系統(tǒng)中的基礎(chǔ)部分，沒有檔案信息的數(shù)字化，檔案信息化建設(shè)就無從談起。要建設(shè)檔案信息資源，我們可以從以下幾個(gè)方面入手。

1、對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化

利用現(xiàn)代信息技術(shù)，有選擇性的把一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)、照片、聲像檔案數(shù)字化，并存儲到計(jì)算機(jī)中存儲設(shè)備中。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案檢索查尋不方便，保管利用都受到一定的限制，把這些檔案數(shù)字化后，可以極大提高檔案的利用效率。

2、加強(qiáng)電子文件的管理

隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)的快速發(fā)展，收發(fā)電子文件的數(shù)量急劇增長。完整、真實(shí)、有效地管理這些電子文件，無疑將成為檔案信息資源建設(shè)的重要內(nèi)容，有這些電子文件轉(zhuǎn)化而來的電子檔案將成為檔案信息資源的重要來源。

3、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

通過網(wǎng)絡(luò)在線采集現(xiàn)有的各種信息資源和數(shù)據(jù)庫，如學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫、學(xué)生成績數(shù)據(jù)庫、畢業(yè)生就業(yè)數(shù)據(jù)庫和科研成果數(shù)據(jù)庫等。檔案部門可通過調(diào)研，充分掌握各部門所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)庫，把這些數(shù)據(jù)庫納入歸檔范圍，以進(jìn)一步豐富檔案信息資源。

（二）加強(qiáng)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息共享，提高利用服務(wù)水平——檔案信息化建設(shè)的根本目的

上面談到了檔案信息資源建設(shè)，這只是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)部分，重要的是要將那些數(shù)字化了的檔案信息有效地管理起來，這就需要借助專業(yè)的檔案管理軟件。具體地說，檔案信息的管理主要包括：信息著錄、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)保管等。而信息著錄和信息利用是檔案信息管理系統(tǒng)的核心功能。如果我們不能有效地把檔案信息資源管理和利用起來，而是把它“束之高閣”，檔案信息也就失去了意義，不能發(fā)揮它在現(xiàn)實(shí)社會中的巨大作用。

我們知道完整的檔案信息包括：目錄信息，全文、圖像、視頻、音頻信息，檔案信息管理利用就是針對這幾方面而言的。要有效地管理這些檔案信息，我們所選擇的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)一般應(yīng)有以下一些功能：檔案目錄信息管理，能夠按照國家有關(guān)的著錄標(biāo)準(zhǔn)對檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確著錄；能夠?qū)Ω鞣N類型的電子文件 ( 如文本類、圖像圖形類、錄音錄像等多媒體以及數(shù)據(jù)庫類 ) 進(jìn)行管理；對各種檔案信息進(jìn)行有效檢索、統(tǒng)計(jì)利用，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息共享；能夠?qū)崿F(xiàn)與數(shù)字化校園 (OA) 實(shí)現(xiàn)無縫對接。我們在選擇檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)，從實(shí)際出發(fā)，或自行開發(fā)或購買一些較成熟的具有以上功能的軟件。

（三）檔案信息安全保密體系建設(shè)——檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

檔案館 ( 室 ) 要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全；加強(qiáng)對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；檔案館 ( 室 ) 內(nèi)部的存儲數(shù)據(jù)庫和電子文件的局域網(wǎng)要切實(shí)與一切外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，加強(qiáng)身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?/p>

篇3

關(guān)鍵詞：高校 ；科研檔案管理；對策

      21世紀(jì)以來，科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，高等院校的科研水平得到了進(jìn)一步提高。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國兩院院士的37%以上集中在高校, 全國重大科技成果的1 /3出自高校[2]。科研檔案作為高校科研工作的衍生品，真實(shí)記錄了高校科研活動的全過程。不過，目前的高校科研檔案管理工作仍然存在著管理模式陳舊、檔案意識薄弱、管理人員素質(zhì)低下等問題，制約了高校科研工作。如何破解科研檔案管理中的難題，提高科研檔案的效益，這是很多學(xué)者關(guān)注的一個(gè)重要話題。

一、高校科研檔案管理的特點(diǎn)

據(jù)國家檔案局的規(guī)定：“科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文字材料。”[3]高校科研檔案作為高校科研工作的衍生物，是凝結(jié)廣大高校科研工作者智力勞動的結(jié)晶，具備著一定的學(xué)術(shù)價(jià)值，具備以下特點(diǎn)4: 

1、歷史階段性與成套性的矛盾統(tǒng)一

高校科研檔案作為高校廣大師生從事科研活動的原始證據(jù)，它記錄和表達(dá)了當(dāng)時(shí)的科研工作狀況。與其他類型的教學(xué)檔案一樣，科研檔案起到了承上啟下的作用，具有一定的歷史價(jià)值。它真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地再現(xiàn)了高校科研工作的片段或整個(gè)過程、發(fā)展軌跡。科研檔案管理，可以體現(xiàn)出一個(gè)學(xué)校的學(xué)術(shù)研究水平。與此同時(shí)，科研檔案是圍繞著某個(gè)科研項(xiàng)目的開展的，這樣自然而然地形成了一系列相關(guān)的科研文件，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又依靠總體的科研程序和科研內(nèi)容緊密銜接，構(gòu)成了一個(gè)反映該項(xiàng)科研活動的文件整體。

     2、現(xiàn)行性與保密性的矛盾統(tǒng)一

有學(xué)者指出所有檔案都與原單位有密切聯(lián)系階段，具有現(xiàn)行性的特點(diǎn)，所以說，科研檔案在進(jìn)入檔案部門保存后，其承載的科技信息在較長時(shí)間內(nèi)仍然具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)效用。而與此同時(shí)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息日益成為一種重要的戰(zhàn)略資源，有的科研檔案直接影響到科研部門的專利權(quán)和相關(guān)利益。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，某些科研檔案還具有一定的保密性。總之科研檔案，是現(xiàn)行性和保密性的統(tǒng)一，對于高校檔案管理工作提出了更高的要求。  

3、科研檔案專業(yè)性與管理人員知識單一性的矛盾統(tǒng)一

科研檔案管理就具體的高校和科研部門而言，都有特定的范圍、業(yè)務(wù)內(nèi)容和職責(zé)，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。我國高等學(xué)校科研門類多、學(xué)科多、覆蓋廣，同時(shí)各專業(yè)載體和媒介具有一定獨(dú)特性。正所謂隔行如隔山，不同的科研工作對相應(yīng)的科技檔案工作內(nèi)容，在搜集、保管環(huán)節(jié)均提出了不同的要求。而我國的科研檔案管理人員自身知識結(jié)構(gòu)存在缺陷：第一種是文科出身，具有較扎實(shí)的檔案管理技能，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識；第二種是理工科出身，他們具有較強(qiáng)的專業(yè)知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但他們不了解檔案管理知識和技能。

二、高校科研檔案管理存在的問題5

根據(jù)筆者了解和掌握的情況，結(jié)合杭州市多所本科院校調(diào)研的基礎(chǔ)上，高校科研檔案管理還存在以下問題:

第一，歸檔范圍界定不到位，歸檔難。高校科研檔案歸檔范圍的界定的原則不明確，沒有保證成果性和記錄性并舉。檔案材料不能保證其成果性、記錄性、完整性、憑證性，這樣直接影響高校科學(xué)技術(shù)研究的效果。多數(shù)科研人員在科研過程中，重視結(jié)果輕過程，重得獎輕積累，他們認(rèn)為科研檔案管理是檔案部門的事，與自己無關(guān)。個(gè)別科研工作者私心較重，尋找各種理由拒絕歸檔，將核心技術(shù)檔案據(jù)為己有，造成檔案歸檔難。

第二，重視程度不夠，歸檔意識淡漠。6多數(shù)高校的科研檔案工作并沒有得到應(yīng)有重視，檔案管理人員的歸檔意識較差，不能及時(shí)準(zhǔn)確地把材料歸檔，在科研實(shí)際工作中沒有明確歸檔內(nèi)容、范圍，各種規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有落到實(shí)處。

第三，管理機(jī)構(gòu)不完善，管理人員不穩(wěn)定。我國大多數(shù)高校都設(shè)立檔案館等管理結(jié)構(gòu)，卻主要是針對文書檔案而言。科研檔案管理目前處于起步階段，各管理部門多頭管理，分工不清晰，檔案管理出現(xiàn)問題互相推諉責(zé)任。檔案管理人員有的出生文科，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識；大部分出生理工科，多數(shù)是兼職，檔案專業(yè)知識和技能欠缺，也沒有充分的時(shí)間和精力從事科研檔案管理工作。

第三，檔案保管條件差，管理設(shè)備陳舊。我國高校的科研檔案單獨(dú)設(shè)立科研檔案室的較少，在實(shí)際檔案管理中，紙質(zhì)檔案多電子檔案少，傳統(tǒng)設(shè)備多現(xiàn)代化管理工具少。多數(shù)高校科研檔案并沒有進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范化管理，普遍存在管理混亂、隨意堆放現(xiàn)象，既不利于后期查詢，還存在一些安全隱患。 

第四，科研檔案利用率不高，開發(fā)效益低。目前不少高校科技檔案管理存在重建設(shè)輕利用、重管理輕開發(fā)的問題。大部分高校的科研檔案不向廣大師生開放，很多珍貴科研文獻(xiàn)資料堆放在檔案室中漸漸陳舊。科研檔案本身具備著經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，而目前高校科研檔案的利用處于真空狀態(tài)。

   三、加強(qiáng)高校科研檔案管理的對策

上述科研檔案管理的現(xiàn)狀和問題，需要高校管理者統(tǒng)籌兼顧，合理地處理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鑒國外科研檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為加強(qiáng)科研檔案管理，提高科研檔案的效益，可以從以下幾個(gè)方面入手：

一、增強(qiáng)檔案意識，建立健全檔案管理制度

首先，應(yīng)該要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持重視，增強(qiáng)科研檔案意識，把科研檔案工作納入學(xué)院工作的議事日程，加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)與宣傳，使科研工作者增強(qiáng)檔案意識，形成良好的科研檔案管理氛圍。

其次，應(yīng)當(dāng)建立健全科研檔案管理制度，高校必須制定行之有效的管理制度，如科研檔案歸檔、保存、借閱、開發(fā)制度等。制定規(guī)范化的科研檔案管理流程，使科研檔案管理人員有法可依，消除目前檔案管理無序現(xiàn)狀，予以有力制度保證。   

再次要明確科研檔案管理內(nèi)容，采取最優(yōu)管理模式。應(yīng)采取多元化視角和文件連續(xù)體模式，保證科研檔案的多樣化來源模式，以保持科研檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性、長久可用性為主要目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)科研檔案的社會價(jià)值。7

二、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)

在信息化、數(shù)字化背景下，檔案管理者將要扮演多重角色，承擔(dān)多重任務(wù)，既是科研證據(jù)的收集者保管者、社會記憶的形成者，又 是科研檔案信息和知識的構(gòu)建者。科研檔案工作人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，成為復(fù)合型管理人才，有必要掌握一些相關(guān)法律知識，如專利法、合同法等等。同時(shí)，還要學(xué)會利用網(wǎng)絡(luò)化手段，實(shí)現(xiàn)檔案資料查詢和檢索的數(shù)字信息化，切實(shí)提高檔案管理水平和工作效率。

三、轉(zhuǎn)變工作思路，提高科研檔案的社會效益

在信息共享時(shí)代，高校科研檔案工作應(yīng)該擴(kuò)大社會服務(wù)職能，體現(xiàn)科研檔案的社會價(jià)值，發(fā)揮科研檔案的作用和價(jià)值。高校科研檔案管理者必須轉(zhuǎn)變思想觀念，站在情報(bào)信息管理的高度，來重現(xiàn)認(rèn)識和構(gòu)建高校科研檔案工作。應(yīng)該借鑒國外檔案管理的方法，吸納客戶關(guān)系管理理念，采用基于客戶服務(wù)的科研文件管理思想，積極開發(fā)和利用科研檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

四、積極主動上門，加強(qiáng)科研檔案的動態(tài)管理

科研檔案管理應(yīng)該建立在動態(tài)的全員參與基礎(chǔ)上，而非純粹的靜態(tài)控制。檔案管理部門要注重科研檔案成果開發(fā)，加強(qiáng)校內(nèi)外科研技術(shù)合作，邊保存邊開發(fā)，使高校科研檔案管理工作在良性循環(huán)的模式下運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)：

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[5] 王淑改.企業(yè)科研檔案管理初探［J］.北京檔案，2012,(01)

1 本文是杭州師范大學(xué)中青年培育項(xiàng)目“脫髓鞘小鼠研究模型的建立”（2011XJPY10）的階段性研究成果

2 高杰等.我國高校科技成果轉(zhuǎn)化的現(xiàn)狀、影響因素與對策研究[J] 中國科技信息 2005,23.

3 國際檔案局.科技技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定[Z]. 國檔發(fā)[1987]6號.

4 林光斌.從辯證思維角度分析高校科技檔案工作「D].成都理工大學(xué)碩士學(xué)位論文.2011,5

5 張玉霞.高職院校科研檔案管理芻議[J]. 大家.2011.15

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論文摘要:高校科研檔案反映了一所大學(xué)的學(xué)術(shù)水平和實(shí)力。科學(xué)有序管理好科研檔案，充分挖掘其成果價(jià)值，有助于高校的持續(xù)發(fā)展和促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)社會的進(jìn)步。理清科研檔案管理的思路，將有利于更好地開展科研檔案管理工作。

科研檔案是人們在從事科學(xué)活動中形成的，并經(jīng)過一定整理的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。科研檔案管理工作是高校科研活動的基礎(chǔ)和真實(shí)記載，直接反映著一個(gè)高校的學(xué)術(shù)水平，是一所高校實(shí)力的憑證，對學(xué)校的教學(xué)和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現(xiàn)代技術(shù)高速發(fā)展的今天，科技檔案在整個(gè)高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學(xué)校科學(xué)管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認(rèn)識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統(tǒng)觀點(diǎn)的影響,一般檔案工作者認(rèn)為只有學(xué)校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個(gè)人自由獨(dú)立形成的學(xué)術(shù)著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。這顯然是與信息化時(shí)代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學(xué)技術(shù)委員會、國家檔案局1987年頒發(fā)了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》,對科研檔案的歸檔與管理進(jìn)行了有效的規(guī)范。如何加強(qiáng)科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高校科研綜合交稿日期：檔案的管理進(jìn)行思考和探討。

一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定

界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學(xué)術(shù)檔案歸檔范圍的原則。筆者認(rèn)為應(yīng)堅(jiān)持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學(xué)技術(shù)研究檔案的成果,“有利用價(jià)值”是保存它的重要原因和主要依據(jù)。因此,必須堅(jiān)持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強(qiáng)調(diào)其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價(jià)值,但是它反映了學(xué)校科學(xué)技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應(yīng)當(dāng)妥善保存。因此,在確定學(xué)術(shù)檔案的歸檔范圍時(shí),一定要兩者兼顧,堅(jiān)持雙重性質(zhì)并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應(yīng)包括以下內(nèi)容:

（一）科研項(xiàng)目檔案

科研項(xiàng)目材料檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報(bào)中的成果和獎勵申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。

（二）科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結(jié)、學(xué)校制定和上級管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項(xiàng)管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進(jìn)行科學(xué)決策、計(jì)劃、組織、控制等基本管理職能和有計(jì)劃、有目的、有條不紊進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、成果評獎及科研管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。

（三）科研成果檔案

主要包括科研年度統(tǒng)計(jì)表、教師公開發(fā)表的學(xué)術(shù)論文和編寫的學(xué)術(shù)著作、獲獎成果和證書、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等。科研成果的多少是高校科研實(shí)力大小的依據(jù)之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因

（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數(shù)科研人員在科研過程中，重視科學(xué)研究實(shí)踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時(shí)累積工作，認(rèn)為這是檔案部門的事，與己無關(guān)。

（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認(rèn)為自己的科研成果為什么一定要?dú)w檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關(guān)鍵技術(shù)資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應(yīng)歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。

（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，不能做到上、下集中統(tǒng)一管理。高校檔案管理沒有真正實(shí)行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態(tài)。

（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質(zhì)材料多、電子檔案少，傳統(tǒng)簡易設(shè)備多，現(xiàn)代化管理工具少，不能有效地開發(fā)和利用高校科研檔案材料。

鑒于此，高校科研檔案中出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象，即一般性技術(shù)材料多，關(guān)鍵性技術(shù)材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術(shù)性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復(fù)印件多，原件少。這些問題嚴(yán)重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價(jià)值的發(fā)展和信息資源的開發(fā)利用。

三、對加強(qiáng)高校科研檔案管理工作的幾點(diǎn)見解

（一）建立科學(xué)管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項(xiàng)科研課題、某一項(xiàng)成果，它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個(gè)特點(diǎn)：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國務(wù)院的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。為此，必須把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來，走實(shí)現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高校科研檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，最終使高校科研檔案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，達(dá)到提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。

（二）加強(qiáng)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的檔案管理。重大、重點(diǎn)項(xiàng)目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的研究時(shí)間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術(shù)進(jìn)步和新的成果，這些檔案材料既是學(xué)校的歷史見證，又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)。因此對重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)起就實(shí)行課題組預(yù)立卷歸檔，然后每個(gè)階段產(chǎn)生的技術(shù)進(jìn)步、最新成果、新立項(xiàng)的子課題份年度補(bǔ)倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項(xiàng)目研究人員、學(xué)校和國家都有重大意義。

（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺階。

（四）推廣科研檔案的開發(fā)利用。美國檔案學(xué)家謝倫伯格認(rèn)為:“檔案部門進(jìn)行各種努力的目的,就是把有價(jià)值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發(fā)利用問題。“檔案的開發(fā)利用是企事業(yè)單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進(jìn)的信息技術(shù)之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時(shí)間,又浪費(fèi)人力。盡管目前多數(shù)高校科研檔案已開始使用計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴(yán)重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用,使相關(guān)網(wǎng)站成為有效開發(fā)利用科研檔案的窗口。

同時(shí),高校的科研檔案保管的是一批學(xué)者和科研人員的學(xué)術(shù)成果,它是體力和腦力勞動的結(jié)晶,包含著一定的知識產(chǎn)權(quán)。這就決定了高校科研檔案開發(fā)利用的特殊性,在對高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產(chǎn)權(quán),學(xué)會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權(quán)的后果。

為在實(shí)際利用中避免侵犯作者的知識產(chǎn)權(quán),可進(jìn)行這樣幾項(xiàng)工作:

(1)對科研檔案中享有著作權(quán)的作品,在卷內(nèi)目錄上打上明顯的著作權(quán)目錄標(biāo)記,以提醒利用者注意。

(2)對科研檔案中有著作權(quán)的作品應(yīng)限制在合理的范圍之內(nèi)利用。

(3)在利用有著作權(quán)保護(hù)的學(xué)術(shù)檔案時(shí),使用者如不是在合理的范圍之內(nèi)利用,應(yīng)與著作權(quán)所有者簽訂著作權(quán)許可使用證,或征得本人的同意。

總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)高校科技人員的檔案意識，做好高校科研檔案的平時(shí)收集、整理、開發(fā)利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現(xiàn)代化管理水平，讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發(fā)揮應(yīng)用的積極作用。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；高校合并

根據(jù)高校檔案信息形成的規(guī)律,可把高校檔案分為黨政管理檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、人力資源檔案、財(cái)會檔案,再加上報(bào)表統(tǒng)計(jì)一項(xiàng)共七大類。對這些檔案的管理具有以下作用：一是可以把檔案事業(yè)各構(gòu)成要素更加緊密地結(jié)合在一起，相互促進(jìn)，使檔案事業(yè)在復(fù)雜的環(huán)境中順利進(jìn)行；二是可以綜合運(yùn)用各種知識和技能，去尋求成功的管理經(jīng)驗(yàn)與規(guī)律；三是可以有效地管理和開發(fā)檔案資源，最大限度地滿足知識經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代對檔案信息的需求。

檔案管理有以下要求：一是對人的要求，包括對分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案干部隊(duì)伍的要求。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對所分管的檔案工作的歷史、現(xiàn)狀、今后發(fā)展思路以及檔案隊(duì)伍思想狀況、知識水平、年齡結(jié)構(gòu)等有基本的了解，以便對檔案隊(duì)伍的管理創(chuàng)新進(jìn)行有效考核，從而對管理創(chuàng)新形成強(qiáng)大的推動力。檔案干部隊(duì)伍則要積極參與管理創(chuàng)新，在檔案管理中發(fā)揮更大的作用。二是檔案工作規(guī)章制度的要求。這些規(guī)章制度不能僅停留在以往的水平上，而要隨著社會實(shí)踐活動的發(fā)展而發(fā)展。檔案工作部門和業(yè)務(wù)部門應(yīng)適時(shí)調(diào)整不適應(yīng)社會改革變化的檔案工作規(guī)章制度，以適應(yīng)社會實(shí)踐發(fā)展的需要。檔案工作規(guī)章制度要真正納入單位的各項(xiàng)管理中，不能僅停留在紙面上，而應(yīng)真正和單位各項(xiàng)管理活動融為一體。三是對現(xiàn)代化設(shè)備的要求。現(xiàn)代檔案管理的重要內(nèi)容就是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。不僅要有硬件設(shè)備，更重要的是檔案工作者要掌握現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用問題，使現(xiàn)代技術(shù)特別是信息技術(shù)在檔案工作中得到普遍應(yīng)用，從而提高檔案管理的科學(xué)水平。

針對我校是合并后形成的院校，本文對合并院校的檔案管理提出了以下建議：

首先，對合并前各單位的檔案應(yīng)根據(jù)原有館(室)藏特點(diǎn)、適用范圍、利用方便的情況，采取統(tǒng)一管理、分散存放的辦法, 即原館(室)原地存藏各單位。一個(gè)機(jī)關(guān)的檔案，應(yīng)集中保存在一個(gè)機(jī)關(guān)檔案室；一個(gè)全宗的檔案不宜分散保管，不同全宗的檔案也不能混雜。只需將原形成館藏的檢索工具復(fù)制一份呈交給學(xué)校新成立的檔案館。

其二，繼續(xù)做好原單位檔案的收集、整理工作。如合并前各校在教學(xué)、科研甚至管理方面，按年度計(jì)劃中項(xiàng)目的連續(xù)性在合并時(shí)未完成的項(xiàng)目等方面產(chǎn)生的檔案繼續(xù)進(jìn)行收集、整理工作。合并時(shí)，各校廢止不用的圖章、牌匾、獎品、證書、校級文物、紀(jì)念品等，應(yīng)由學(xué)校的檔案部門繼續(xù)做好收集、整理、保管等項(xiàng)工作，以保持原全宗檔案的有機(jī)聯(lián)系。

第三，對合并后形成的檔案，要采取高起點(diǎn)的管理模式。按照檔案工作的規(guī)律，首先要建立適合保存檔案的專用庫房。要求恒溫、恒濕、防塵、遮光、消防安全，館藏容量在10～15年左右。其次是組建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。這支隊(duì)伍的整體素質(zhì)要符合學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展需要,工作人員要有熱愛檔案事業(yè)的奉獻(xiàn)精神，人人要有管理檔案的較強(qiáng)能力。

第四，建立檔案網(wǎng)絡(luò)。這一網(wǎng)絡(luò)既要兼顧合并前各館（室）藏的特點(diǎn)，更要注意合并后檔案工作發(fā)展的新要求。筆者以為可取的模式是：合并后的高校設(shè)總館即綜合檔案館，原有的各校檔案館(室)設(shè)綜合檔案室，綜合檔案館主要負(fù)責(zé)管理好合并后的各門類檔案的同時(shí)，還必須在行政與業(yè)務(wù)上對本校所屬各分校的綜合檔案室工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，綜合檔案館為基層單位檔案工作服務(wù)。一方面是本專業(yè)管理體制的要求，另一方面也是綜合檔案館本身工作的需要。檔案室接受綜合檔案館的領(lǐng)導(dǎo)，繼續(xù)做好原有檔案的保管與利用，及時(shí)又要根據(jù)工作的實(shí)際需要，編制各種目錄、卡片、索引，編制各種參考資料,以便及時(shí)、主動地提供檔案信息，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各項(xiàng)工作服務(wù)。綜合檔案館成立后，按照檔案產(chǎn)生的不同來源，建立與學(xué)校黨政機(jī)構(gòu)、學(xué)科專業(yè)設(shè)置、科研方向選定等相適應(yīng)的由綜合檔案館在業(yè)務(wù)上縱向領(lǐng)導(dǎo)，在行政上橫向聯(lián)系的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校任何一個(gè)職能部門要按方便收集的原則確定相應(yīng)數(shù)量的專、兼職檔案員，這些專、兼職檔案員在行政上屬各部門領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上由檔案館領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)做好日常檔案的收集、整理、立卷，最后移交檔案館(室)的暫時(shí)性工作。

第五，建立必要的規(guī)章制度，使檔案管理按規(guī)范化動作。新校的檔案工作雖在起步階段，但原有各單位在檔案的業(yè)務(wù)管理模式上有較為可行的規(guī)章制度，這些原有的模式或規(guī)章制度, 為新校檔案的科學(xué)而規(guī)范管理打下了良好的基礎(chǔ)。新校檔案管理運(yùn)作前，要博采眾長。繼承和發(fā)揚(yáng)原有規(guī)章制度的科學(xué)部分，建立和健全新的管理運(yùn)作模式，使檔案的鑒定、收集、保管、利用、編研等各項(xiàng)工作按規(guī)范化、科學(xué)化的規(guī)則運(yùn)行。

通過以上措施，可以為合并后的高校信息整理提供借鑒，進(jìn)行信息的整合，為以后的信息管理以及信息查詢提供方便。

參考文獻(xiàn):

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