發(fā)布時間:2023-09-24 15:32:35
序言:作為思想的載體和知識的探索者,寫作是一種獨特的藝術(shù),我們?yōu)槟鷾蕚淞瞬煌L(fēng)格的5篇采購管理風(fēng)險防控,期待它們能激發(fā)您的靈感。
關(guān)鍵詞:物資采購;合同管理;風(fēng)險
合同管理指的是合同的審批、簽訂、履行、變更和終止。企業(yè)在合同管理的過程中存在著很大的風(fēng)險。所以企業(yè)物資采購中的合同管理是保證企業(yè)正常運行的重要工作,是企業(yè)與企業(yè)之間的契約關(guān)系。它不是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容,所以必須做好合同管理的法律風(fēng)險防范機制。下面我們分析一下如何對石化企業(yè)物資采購中的合同管理進行風(fēng)險防控。
一、物資采購過程中合同管理存在法律風(fēng)險
(一)合同簽訂過程中有多種情況導(dǎo)致合同無效。雙方訂立合同無法履約,會造成人力、物力、財力的浪費,讓企業(yè)走入困境。違背法律法規(guī)合同、合同簽訂不符合法定程序的合同或者合同主體不合規(guī)、在招投標過程中有違規(guī)現(xiàn)象簽訂的合同均會導(dǎo)致合同無效,所以合同條款中必須明確規(guī)定解決爭議的條款,這對雙方當(dāng)事人都有約束力。
(二)在采購合同履行過程中,企業(yè)面臨的風(fēng)險可能是外部也可能是內(nèi)部,合同雙方因為支付能力和生活能力的降低或者合同當(dāng)事人金融機構(gòu)的關(guān)系惡化都會給企業(yè)帶來法律風(fēng)險。合同相對方也會受到影響。(三)合同履約過程中還可能因為合同欺詐導(dǎo)致法律風(fēng)險,供應(yīng)商如果依靠虛假證件參與投標,必須利用合同法關(guān)于合同無效的相關(guān)法律條文來保護企業(yè)的合法權(quán)益。對虛假投標要求其返還財產(chǎn)。對于合同標的金額重大、影響惡劣的事件應(yīng)當(dāng)向公安機關(guān)報案,請求追究欺詐者的刑事責(zé)任。
二、如何防范合同管理中法律風(fēng)險
(一)物資采購標前控制
1.做好物資采購標前審批是防范合同管理風(fēng)險的制度保障,物資采購需求計劃提報后,采購管理人員一定要按照標的做好招標前的立項審批工作。按項目金額大小報各級領(lǐng)導(dǎo),對采購方式、使用單位、供應(yīng)商選取等情況逐級提報給領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)必須有簽署意見。
2.在招標委托單提報時一定要附上法律合同文本,標書中中要明確物資采購合同管理法律條文、明確技術(shù)要求,執(zhí)行標準,對供應(yīng)商資質(zhì)進行嚴格篩選。要求供應(yīng)商報價注明成本構(gòu)成。報價單中報價必須注明是否含稅、含運費、是否包括備件,包含多少備件等各種費用。
3.一定要嚴格審核供應(yīng)商響應(yīng)標書的情況。
4.防止最低價中標造成惡性競爭,物資采購正常的價格是買賣雙方的相互尊重,如果忽視企業(yè)的合理利益訴求,無視招標結(jié)果產(chǎn)生的后續(xù)服務(wù)保修,勢必造成企業(yè)購入低成本,低質(zhì)量的產(chǎn)品,由于使用時間,后續(xù)服務(wù)無法保證,造成合同履約的拖拉、停止等現(xiàn)象的發(fā)生。
5.招標結(jié)果產(chǎn)生后,物資采購人員根據(jù)招標結(jié)果擬定采購合同后按照過程過程控制規(guī)定報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及合同管理人員擬制、審批。同時注意提升物資采購人員的法律水平,進行有合同管理人員培訓(xùn),防范合同履行過程中的法律風(fēng)險。
(二)一定要建立建全物資采購合同管理體系
1.成立專門合同管理部門。合同管理理不同于其它企業(yè)管理工作,職能上超越了其它管理工作,它涉及大量的法律專業(yè)問題,物資采購涉及大量財、物關(guān)系,如果合同定立過程中不嚴謹認真,會對企業(yè)造成不可估量的損失。所以我們必須謹慎對等合同管理中的法律風(fēng)險,同時物資企業(yè)在進行采購過程時也要聘請專業(yè)的法律顧問。選用一批懂法律、懂管理并且有很強的自律性的才做為合同管理人員,隨時防控企業(yè)業(yè)經(jīng)營過程中遇到的法律問題,化解經(jīng)營風(fēng)險。
2.在石化企業(yè)內(nèi)部建立建全法律事務(wù)機構(gòu),形成完善的合同管理體系。嚴細認真的斟酌各條款的用詞是否精準。成立合同管理部門來審核管理合同的簽訂和管理合同的履行,用規(guī)范的法律合同條款來保證物資采購的有續(xù)進行。保護采購過程中不可預(yù)見性,防止給企業(yè)造成重大損失。企業(yè)重大的合同一定要有企業(yè)法人或者法人委托人及法律部門參加談判和起草、簽定,并且對合同的改造進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
3.合同管理部門應(yīng)該對合同進行有效控制。健全企業(yè)制度,使合同管理工作有法可依、有章可循。對合同文本、專用章進行歸口管理,物資采購合同必須做好登記統(tǒng)計工作。物資使用單位也要設(shè)置兼職合同管理人員,把合同管理與效效考核掛鉤。合同履行中的糾紛也由合同管理部門負責(zé)。做到管理層次清楚、職責(zé)明確,使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。
關(guān)鍵要:物資采購;廉潔風(fēng)險;防控措施
本文針對石油企業(yè)物資消耗種類多、專用性強、采購資金量大的客觀實際,結(jié)合物資采購存在的廉潔風(fēng)險,制定切實可行的防范措施,對于有效防范物資廉潔風(fēng)險,保證物資采購供應(yīng)工作依法合規(guī)運行,確保采購物資質(zhì)量,降低物資采購成本,提高企業(yè)經(jīng)濟效益都具有十分重要的意義。
一、石油企業(yè)物資采購廉潔風(fēng)險面臨的現(xiàn)狀分析
(一)石油企業(yè)物資采購的特殊性給物資采購廉潔風(fēng)險防控帶來了困難
石油企業(yè)的生產(chǎn)所需物資具有技術(shù)復(fù)雜、專用性較強,部分物資壓力等級高、易燃、易爆等特點,因此對采購物資的質(zhì)量和安全性能要求比較高,部分物資通過公開采購的方式,易產(chǎn)生采購人員與供應(yīng)商串通,產(chǎn)生腐敗問題,從而導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高問題,影響企業(yè)的安全生產(chǎn),影響企業(yè)經(jīng)濟效益和石油企業(yè)的形象。
(二)高度集中統(tǒng)一的物資采購管理體制增大了物資采購廉潔風(fēng)險管控難度
當(dāng)前,石油企業(yè)普遍實行“歸口管理、集中采購”的物資采購運行模式,按照物資屬性,實行分級采購,對于關(guān)鍵重要物資、資金量大的批量物資實施集中統(tǒng)一采購,一般物資、零星物資由使用單位自行采購。分級采購后,發(fā)揮了批量采購優(yōu)勢,提高了工作效率,節(jié)約了采購資金,同時也應(yīng)看到,增加了集中采購人員的權(quán)力,也相應(yīng)增加了企業(yè)的物資采購廉潔風(fēng)險。
(三)物資采購供求關(guān)系的變化給物資采購廉潔防控帶來困難
目前,我國的物資供應(yīng)市場絕大多數(shù)物資買方市場,采購人員變?yōu)楣?yīng)商競相拉攏腐蝕的對象。因而,物資采購業(yè)務(wù)人員中發(fā)生的違法、違紀問題相對比較突出。
二、石油企業(yè)物資采購存在的主要廉潔風(fēng)險點
根據(jù)石油企業(yè)物資采購現(xiàn)狀,結(jié)合物資采購業(yè)務(wù)流程,梳理出物資采購工作中存在的主要廉潔風(fēng)險有以下幾個方面:(一)物資采購管理制度不健全,導(dǎo)致運行不規(guī)范帶來的違規(guī)采購風(fēng)險。(二)物資采購權(quán)利過于集中、自由裁量權(quán)過大,導(dǎo)致權(quán)利濫用產(chǎn)生腐敗問題的風(fēng)險。(三)物資采購方式選擇不合理,導(dǎo)致采購的物資質(zhì)次價高,給石油企業(yè)帶來經(jīng)濟損失的風(fēng)險。(四)采購人員串通供應(yīng)商,導(dǎo)致?lián)p公肥私的腐敗問題帶來的風(fēng)險。(五)物資采購質(zhì)量把關(guān)不嚴,導(dǎo)致采購物資質(zhì)量不合格帶來的安全事故風(fēng)險。(六)物資采購監(jiān)管制約機制不完善,誘發(fā)物資采購及管理人員行為失范的風(fēng)險。
三、石油企業(yè)物資采購廉潔風(fēng)險防控措施
針對識別出的風(fēng)險,石油企業(yè)物資采購廉潔風(fēng)險防控應(yīng)堅持以合規(guī)合法采購為核心,不斷加強物資采購廉潔防控體系建設(shè),明確物資采購各崗位工作人員的職責(zé)和權(quán)限,規(guī)范物資采購業(yè)務(wù)流程,逐步建立起有效的物資采購監(jiān)督、制約運行機制,有效地防范物資采購廉潔風(fēng)險。
(一)完善物資采購防控制約機制,防范違規(guī)采購風(fēng)險
建立物資采購防控制約機制。石油企業(yè)物資采購應(yīng)實行“管采分離、采辦分離、分級采購、專業(yè)部門參與把關(guān)、審計部門參與過程監(jiān)督”的相互制約、相互監(jiān)督的物資采購運行機制。企業(yè)管理部門負責(zé)石油企業(yè)物資采購監(jiān)督管理工作;物資采購部門負責(zé)集中物資采購工作;專業(yè)技術(shù)部門負責(zé)集中采購物資的技術(shù)審查;審計、監(jiān)察部門負責(zé)集中采購過程的監(jiān)督,從而建立起職責(zé)清晰、相互制約的風(fēng)險防控運行機制。
(二)梳理業(yè)務(wù)流程,加強關(guān)鍵環(huán)節(jié)風(fēng)險防控
持續(xù)推進廉潔風(fēng)險防控工作,根據(jù)物資采購業(yè)務(wù)實際,梳理物資采購流程和權(quán)力清單,從物資采購計劃編制及審批、采購方案制定及審批、采購實施(招標、商談)、物資采購結(jié)果的編制及審批、入庫驗收(檢驗)、倉儲、供應(yīng)、使用、質(zhì)量反饋、責(zé)任追究全過程進行梳理,理清工作流程,查找風(fēng)險點,針對工作流程中確定的風(fēng)險點,進一步完善《物資管理業(yè)務(wù)內(nèi)控與風(fēng)險管理手冊》,通過過程控制,有效防范腐敗行為的發(fā)生。
(三)實行分級采購管理,避免權(quán)利濫用產(chǎn)生腐敗問題
1、分級采購,避免權(quán)利過于集中。石油企業(yè)對物資采購實行目錄管理,進行分級采購:對于集團石油企業(yè)一級物資,由各使用單位嚴格按照集團石油企業(yè)采購結(jié)果執(zhí)行,通過《中國石油物資采購管理信息系統(tǒng)》實行目錄點擊采購;對于采購資金量大的大宗物資、在石油企業(yè)范圍內(nèi)能形成批量的通用物資以及涉及安全的一級以外的其他物資,列入石油企業(yè)“三集中”二級采購物資目錄,由石油企業(yè)物資管理部集中組織采購,各單位嚴格按照川慶石油企業(yè)采購結(jié)果執(zhí)行,實行目錄式采購;對于采購資金量小和采購品種繁雜、不能形成批量的一級和二級目錄外的零星物資,列入授權(quán)采購物資,由各單位自行組織采購。物資管理部日常加強對各單位進行監(jiān)督檢查,避免各單位越權(quán)采購。2、“三集中”采購物資實行專家會審制,進行集體決策,避免個別人員人為因素影響采購結(jié)果。石油企業(yè)集中采購物資先由使用單位對擬采購物資的技術(shù)要求、供應(yīng)商資質(zhì)要求和采用的采購方式等提出建議意見,然后由石油企業(yè)機關(guān)專業(yè)處室以及法律、財務(wù)、質(zhì)量等處室專業(yè)人員組成專家組,對采購方式、供應(yīng)商資質(zhì)、技術(shù)要求、評分辦法及評分標準、入圍供應(yīng)商確定的原則等進行評審,作為制定采購方案和招標方案的依據(jù),通過集體決策,避免因個人決策權(quán)利過于集中、自由裁量權(quán)過大導(dǎo)致權(quán)利濫用產(chǎn)生腐敗問題的風(fēng)險,保證采購方式的合理性、采購結(jié)果的公平性。3、嚴格采購方案審查把關(guān),避免采購方式不合理帶來的風(fēng)險。機關(guān)專業(yè)處室共同參與物資技術(shù)方案、采購方案和招標方案審查把關(guān),從而保證采購方案的合理性。
(四)推行公開招標,實行“陽光”采購
1、合理選擇采購方式,大力推行公開招標。石油企業(yè)物資采購管理辦法明確規(guī)定:“物資采購原則上采用目錄式采購和招標采購方式。不滿足目錄式采購和招標條件的可選用競爭性談判、詢價采購和單一來源談判采購等方式”;在實際采購工作中,對于滿足招標條件的物資,盡量實行公開招標采購;對于采購批量超過100萬元,不能實行招標采購的,對擬采購物資的名稱、金額、采取的采購方式、選擇的供應(yīng)商以及不能招標的理由等信息在《中國石油招投標網(wǎng)》和《中國采購與招標網(wǎng)》上進行公示,公示無異議后,嚴格按照規(guī)定程序申報《可不招標審批》,經(jīng)石油企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可申報非招標采購方案。2、成立專業(yè)招標機構(gòu),實行專業(yè)化運作,實現(xiàn)“陽光”采購。石油企業(yè)成立招標中心,負責(zé)石油企業(yè)集中采購物資的招標工作。3、加強對招標方案和招標文件審查,提高招標工作質(zhì)量。對“三集中”物資招標方案和招標文件實行“會審制”,提高招標方案和招標文件質(zhì)量,確保招標結(jié)果公平、合理。4、合理組建評標委員會,保證評標結(jié)果公平合理。注重評標委員會的組建,通過石油企業(yè)評標專家?guī)祀S機抽取評委,并對評委采取保密措施,在招標前一天抽取評委,防止評委與供應(yīng)商串通,避免暗箱操作、泄漏標底等違規(guī)行為。
(五)深化廉潔風(fēng)險防控,推進物資采購“陽光”建設(shè)
1、嚴格按照《中華人民共和國招標投標法》、中國石油集團石油企業(yè)、川慶石油企業(yè)物資采購管理規(guī)定實施石油企業(yè)“三集中”物資采購,確保物資采購規(guī)范運行。2、加大公開招標力度。凡具備公開招標條件的物資,全部進行公開招標,做到“公開、公平、公正”,實現(xiàn)“陽光、透明”采購,確保滿足招標條件的物資招標率達到100%。3、推行網(wǎng)上采購。運用電子信息技術(shù),逐步通過《中國石油物資管理信息系統(tǒng)》實行網(wǎng)上招標,減少與供應(yīng)商直接見面機會,防止暗箱操作。4、實施集中采購。堅持推進物資“三集中”采購,充分發(fā)揮批量采購優(yōu)勢,努力降低采購成本。
(六)加強采購、采購管理人員管理,避免腐敗問題帶來的風(fēng)險
1、注重采購人員的配備。在《物資管理業(yè)務(wù)內(nèi)控與風(fēng)險管理手冊》中,明確了物資管理部各崗位人員的學(xué)歷、專業(yè)背景、工作經(jīng)歷及經(jīng)驗、綜合素質(zhì)等要求,同時,選擇有責(zé)任感、政治素質(zhì)強、黨性強、紀律性強的人員,配備到物資采購及采購管理崗位;對于招標中心人員的配備盡量取得招標師資格的人員中選聘。2、加強采購人員的日常教育,做到警鐘長鳴,防患于未然。一是加強物資采購人員業(yè)務(wù)知識和采購法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)、培訓(xùn);二是要求物資采購人員嚴格按照管理制度執(zhí)行;三是日常加強對采購人員的廉潔自律教育,培養(yǎng)物資采購人員的廉潔自律意識,避免物資采購人員腐敗問題帶來的風(fēng)險。3、實行輪崗制。定期對關(guān)鍵崗位采購人員進行崗位輪換,避免采購人員長期在同一業(yè)務(wù)崗位上經(jīng)常與供應(yīng)商交往而發(fā)生腐敗問題。
(七)嚴格把好物資采購質(zhì)量把關(guān),避免不合格物資帶來的安全事故風(fēng)險
1、嚴格把好選商入口關(guān)。對于石油專用物資,在選擇供應(yīng)商時,要求須具備中石油物資采購準入資質(zhì);對于部分技術(shù)性強,質(zhì)量、安全要求高的石油專用物資還需具備技術(shù)準入、質(zhì)量認可、HSE準入資質(zhì)。2、專業(yè)技術(shù)部門把好采購物資技術(shù)關(guān)。物資采購前,根據(jù)物資專業(yè)屬性,按照職責(zé)分工,分別由專業(yè)技術(shù)對物資標準、技術(shù)要求進行審查。3、合同中明確質(zhì)量條款。簽訂物資采購合同時,明確采購物資的質(zhì)量標準、技術(shù)要求和驗收標準,以及發(fā)生質(zhì)量問題的處理措施。4、加強采購物資質(zhì)量抽查。石油企業(yè)每季度開展物資質(zhì)量抽檢,對抽檢中發(fā)現(xiàn)的不合格物資,立即停止采購,及時做好退貨處理,并暫停供應(yīng)商的交易資格。
(八)建立完善的物資采購監(jiān)管制約機制,避免物資采購及管理人員行為失范的風(fēng)險
1、為保證物資采購過程規(guī)范運行,避免不合規(guī)現(xiàn)象發(fā)生。在物資招標、商談采購全過程派專人進行現(xiàn)場監(jiān)督,保證采購過程公平、公正。2、公開招標信息,增強透明度。對公開招標項目,在《中國石油招標投標網(wǎng)》和《中國招標投標網(wǎng)》同時招標公告,向社會公開招標信息,暢通潛在供應(yīng)商參與投標的渠道,并對招標結(jié)果在這兩個網(wǎng)絡(luò)進行公示,接受供應(yīng)商和相關(guān)人員的監(jiān)督,若供應(yīng)商對招標結(jié)果提出異議或投訴,進行合理的處理,并以此為契機,及時整改招標工作中存在的問題。
(九)落實責(zé)任追究機制,有效防范風(fēng)險發(fā)生
1、暢通物資采購廉潔舉報渠道。以實名或者匿名的方式,通過各種途徑反映物資采購、管理方面的不廉潔行為和事件,打造物資采購管理廉潔風(fēng)險防控陣地。2、建立責(zé)任追究制度。對于發(fā)現(xiàn)物資采購中出現(xiàn)的腐敗問題,逐級追溯問責(zé),對責(zé)任人進行責(zé)任追究,嚴格處理。
四、結(jié)論與建議
石油企業(yè)物資采購工作,通過構(gòu)建物資采購廉潔風(fēng)險防控體系,完善物資采購管理制度,明確物資采購各崗位人員職責(zé),抓好物資采購關(guān)鍵環(huán)節(jié)的廉潔風(fēng)險防控,加強對物資采購工作的檢查考核,有效地防范物資采購廉潔風(fēng)險,營造良好的物資采購廉潔從業(yè)環(huán)境,從而形成石油企業(yè)物資采購人員“不想腐、不能腐、不敢腐”的格局。
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集中規(guī)模招標實施以來,經(jīng)過多年的探索與實踐,公司各類規(guī)章制度逐步完善,精益化采購水平不斷提升。隨著總部物力集約化管理的推進和深化,物資采購集中度越來越高,采購中也逐漸呈現(xiàn)出風(fēng)險集中化和矛盾尖銳化趨勢,且在具體的招標采購過程中缺乏規(guī)范化的內(nèi)控流程標準作為指導(dǎo),不可避免地存在潛在風(fēng)險。因此,如何建設(shè)科學(xué)完善的采購風(fēng)險防控機制,消除管理盲區(qū)、流程漏洞和薄弱環(huán)節(jié),最大程度地降低招標采購過程中的風(fēng)險,同時提高采購質(zhì)量,實現(xiàn)物力集約化管理風(fēng)險的“可控、在控、能控”,確保后期電網(wǎng)建設(shè)和運行維護工作的順利實施,具有重要意義。
2招標采購現(xiàn)狀及風(fēng)險管理主要問題分析
2.1物資招標采購業(yè)務(wù)流程
公司結(jié)合業(yè)務(wù)實際,對物資采購全流程進行梳理,主要分為四個階段,包括開標前、開標、評標、定標及資料歸檔。其中開標前環(huán)節(jié)包括任務(wù)接收、招標準備、公告、標前澄清、開標準備等工作;開標階段主要完成開標準備、開標以及評標準備等工作;評標環(huán)節(jié)主要完成評標準備、初評、詳評工作;定標環(huán)節(jié)主要完成定標、中標通知以及歸檔等工作。
2.2風(fēng)險管理主要問題分析
公司經(jīng)過多年的物資集約化管理探索與實踐,形成了比較順暢的招標業(yè)務(wù)流程和管理標準,顯示了統(tǒng)一和集中規(guī)模采購的優(yōu)勢,但是與國網(wǎng)公司打造“國內(nèi)領(lǐng)先、國際一流”的物資采購供應(yīng)鏈管理體系的目標還有差距。采購管理中仍存在部分薄弱環(huán)節(jié)和問題,需要我們從防范風(fēng)險和抵御風(fēng)險的角度認真對待,給予足夠重視。
2.2.1物資采購全流程風(fēng)險點有待進一步梳理
物資招標采購全流程包括了發(fā)標、接標、開標、評標、定標、歸檔等各環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)下又包括多個工作任務(wù),且涉及不同的業(yè)務(wù)人員、表單、信息系統(tǒng)等。繁雜的業(yè)務(wù)流程可能滋生各環(huán)節(jié)潛在的管理、效率等風(fēng)險,導(dǎo)致物資招標采購管理效率、效益的降低。
2.2.2物資招標采購數(shù)據(jù)管理水平有待進一步提升
隨著公司信息化管理水平的提升,依托各種信息系統(tǒng)、工具在招標采購實踐中也積累了大量歷史數(shù)據(jù),采購數(shù)據(jù)管理水平的不足不但導(dǎo)致了招投標數(shù)據(jù)泄露、丟失等信息安全風(fēng)險,還因大量有價值的信息和數(shù)據(jù)分散在各系統(tǒng)、各環(huán)節(jié)中,造成不同系統(tǒng)中的信息不匹配、數(shù)據(jù)來源混亂等管理風(fēng)險,統(tǒng)籌管理難度大大提升。
2.2.3供應(yīng)商培訓(xùn)力度有待進一步加強
由于供應(yīng)商的規(guī)范化投標、廉潔責(zé)任、風(fēng)險防控等意識普遍不強,且缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn),部分供應(yīng)商因重視程度或者理解問題,導(dǎo)致在沒有掌握招標文件細節(jié)和要求的前提下按流程投標,結(jié)果不能充分響應(yīng)招標文件,投標書不合要求而造成流標、廢標,降低了物資采購的質(zhì)量和效率。
3風(fēng)險防控措施研究
電網(wǎng)采購活動風(fēng)險防控工作涉及面廣,易發(fā)風(fēng)險部位和主要風(fēng)險點隨時與外部環(huán)境、企業(yè)內(nèi)部管理程度和員工素質(zhì)等方面的改變而發(fā)生變化。文中重點對風(fēng)險管理中存在主要問題,從強化組織保障,提升技術(shù)手段,加強人員培訓(xùn)三方面提出控制措施建議,進行有效防控。
3.1建立科學(xué)合理的采購管理風(fēng)險組織體系
3.1.1建立采購風(fēng)險防控組織架構(gòu)
按照集約化、扁平化、專業(yè)化原則,成立層級簡化、鏈條清晰的統(tǒng)一組織架構(gòu)。建立由公司總經(jīng)理任組長,分管采購工作副總經(jīng)理任常務(wù)副組長,物資部、項目管理部門等相關(guān)部門及監(jiān)察、法律等部門組成的采購工作委員會;建立由監(jiān)察、法律部門給予監(jiān)督和法律保障的招標現(xiàn)場監(jiān)督組,組織現(xiàn)場所有人員簽訂保密及廉潔自律承諾書;建立由物資部為唯一歸口采購部門,相關(guān)部門(或單位)協(xié)同配合,內(nèi)部物資督察員全程參與各環(huán)節(jié)監(jiān)督,所有崗位定期輪換或轉(zhuǎn)崗制度。
3.1.2建立配套的采購風(fēng)險防控機制
隨著集中采購機制建設(shè)不斷深化,集約程度的不斷擴大,物資招標流程也會相應(yīng)地調(diào)整完善相關(guān)細節(jié),產(chǎn)生新的風(fēng)險點,因此,建立配套的風(fēng)險防控機制,定期辨別、評估、防控業(yè)務(wù)風(fēng)險點至關(guān)重要。配套的風(fēng)險防控機制以業(yè)務(wù)流程為主線,要求業(yè)務(wù)人員對涵蓋發(fā)標、開標、評標、授標、定標、資料歸檔等各環(huán)節(jié)、全流程的物資招標采購整體業(yè)務(wù)進行定期梳理,對流程的任務(wù)及動作進行分解,明確涉及的工作崗位、工作內(nèi)容、工作要點、時間節(jié)點及涉及表單,尋求、辨識對各環(huán)節(jié)的新風(fēng)險點,進行風(fēng)險分類、評估,并提出針對性的解決措施,規(guī)范業(yè)務(wù)操作程序。
3.2繪制主數(shù)據(jù)圖譜
通過梳理主數(shù)據(jù)來源,并利用信息化手段分析數(shù)據(jù)間的內(nèi)在聯(lián)系,用圖形化方式繪制主數(shù)據(jù)圖譜,便于直觀分析現(xiàn)有分散存儲數(shù)據(jù)存在的問題,同時后期新增或改造系統(tǒng)時,直接定位并讀取原始主數(shù)據(jù),從而在數(shù)據(jù)修改、更新與擴充時保證數(shù)據(jù)的獨立性、可靠性、安全性與完整性,減少了數(shù)據(jù)冗余,可以大大提高物資招標采購數(shù)據(jù)的管理效率,有效規(guī)避數(shù)據(jù)與信息安全風(fēng)險。
3.2.1主數(shù)據(jù)梳理
基于大數(shù)據(jù)思想,以提升數(shù)據(jù)管理效率為目標,業(yè)務(wù)流程為主線,全過程中涉及的流程、表單、信息系統(tǒng)為對象,梳理包括發(fā)標、接標、開標、評標、授標、定標、歸檔等環(huán)節(jié)的招標采購過程中分散存儲于各系統(tǒng)中相關(guān)表單的字段數(shù)據(jù),并通過分析每個字段的來源、業(yè)務(wù)階段、系統(tǒng)名稱、模塊名稱、別名等信息,為繪制招標采購主數(shù)據(jù)圖譜,為搭建招標采購主數(shù)據(jù)庫奠定基礎(chǔ)。
3.2.2主數(shù)據(jù)圖譜工具
在采購全過程主數(shù)據(jù)梳理的基礎(chǔ)上,研究字段數(shù)據(jù)的來源、分布以及走向等關(guān)鍵信息的展現(xiàn)方式,利用MFC工具繪制動態(tài)的物資采購主數(shù)據(jù)圖譜。通過主數(shù)據(jù)圖譜工具,清晰展現(xiàn)了某一字段的數(shù)據(jù)來源、走向等全部信息或某個系統(tǒng)中的整體數(shù)據(jù)分布,為以后信息系統(tǒng)、工具的開發(fā)與對接,招標采購主數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建提供強有力的支撐。
3.3開展供應(yīng)商培訓(xùn)
隨著電子化單軌制在公司系統(tǒng)內(nèi)的不斷推廣,電子投標文件取代紙質(zhì)投標文件已是大勢所趨。由于電子投標文件在編制、投遞等方面都與紙質(zhì)投標文件存在較大差異,考慮到供應(yīng)商整體素質(zhì)參差不齊,故對供應(yīng)商開展針對性的培訓(xùn),以期提高電子投標文件的編制、上傳效率。
3.3.1培訓(xùn)材料的編制
目前,公司尚處于電子化單軌制三步曲的第一步———技術(shù)商務(wù)文件非結(jié)構(gòu)化上傳階段,初步實現(xiàn)了有紙模式向無紙模式的過渡。在電子投標文件形式的選取上,公司結(jié)合業(yè)務(wù)開展實際需求和系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀,以雙層PDF法為藍本,編制了針對性的雙層PDF投標文件編制說明,并選取部分供應(yīng)商模擬實施投標文件的編制和上傳。基于多次模擬操作的實踐經(jīng)驗和對供應(yīng)商反饋意見的合理采納,公司不斷完善編制說明,并以此為基礎(chǔ),制作、推廣規(guī)范的雙層PDF編制教學(xué)視頻,不斷提高供應(yīng)商的電子投標文件的編制水準。
3.3.2培訓(xùn)工作的持續(xù)開展
從業(yè)務(wù)創(chuàng)新平穩(wěn)性和銜接通暢性上考慮,公司電子化單軌制的實現(xiàn)會是一個漫長的、由非結(jié)構(gòu)化模式逐步向結(jié)構(gòu)化模式過渡的過程。相應(yīng)地,供應(yīng)商的培訓(xùn)工作也會隨著電子化單軌制工作的推進而不斷深入。在公司的電子化單軌制三步曲設(shè)想中,投標文件的形式經(jīng)歷了傳統(tǒng)紙質(zhì)標書———雙層PDF電子標書———投標人投標響應(yīng)表+支撐證明文件的轉(zhuǎn)變,在電子化單軌制的最高階段,投標人甚至無需再提交任何形式的投標文件。可以看出,在電子化單軌制的不同階段,投標文件的編制、投遞形式存在較大差異,因此,持續(xù)、深入地開展供應(yīng)商培訓(xùn)工作,是繼續(xù)推進電子化單軌制建設(shè)。完善招標采購風(fēng)險管理體系的必要前提。
4結(jié)束語
文章基于公司招標采購中存在的風(fēng)險問題及其原因分析的基礎(chǔ)上,以“流程化、規(guī)范化、信息化”的思想理念為依據(jù),針對招標采購的組織體系、信息化提升、供應(yīng)商培訓(xùn)管理等方面進行探討并提出具體優(yōu)化措施建議。從而為公司如何通過加強招標采購管理,實現(xiàn)集團化運作、精細化管理、標準化建設(shè),滿足電網(wǎng)建設(shè)改造和生產(chǎn)經(jīng)營需要的目標,給出了一些切實可行的建議和意見,實現(xiàn)了集中規(guī)模招標的有序推進,保證了招標采購過程規(guī)范高效,有效降低了招標采購全過程中存在的風(fēng)險。
作者:周若璇 汪亦星 單位:國網(wǎng)江蘇省電力公司
參考文獻:
[1]高正平,任夢華.基于供應(yīng)鏈的電網(wǎng)物資集中招標采購管理[J].物流技術(shù),2005(09):142-144.
[關(guān)鍵詞]物資采購;對標;采購管理
[DOI]10. 13939/j. cnki. zgsc. 2016. 06. 050
國務(wù)院國資委決定自2015年起,從中央企業(yè)采購管理體制、采購管理機制、集中采購、招標規(guī)范管理、供應(yīng)商管理、采購管理基礎(chǔ)工作6個方面,全面開展采購管理提升對標工作。雖然經(jīng)過多年探索,中國石化集團建立了集中統(tǒng)一、科學(xué)理性、公開透明的采購管理體系,保障了生產(chǎn)建設(shè)物資的安全、及時、經(jīng)濟供應(yīng),但對照國務(wù)院國資委提出的采購管理專項提升對標指標,還有相當(dāng)大的提升空間。
1 選擇正確的對標目標
國資委將物資采購過程中包含的物資采購管理體制等6個內(nèi)容按照每一個評價標準分列為三個層級,分別是先進水平、良好水平、達標水平,并對每一個層級都列出了詳細的評價內(nèi)容。中石化集團為進一步提高物資采購管理水平,結(jié)合本企業(yè)實際情況,最終確定要立足先進水平,使物資采購管理工作走在中央企業(yè)前列。
先進水平是評價要素中最高層級,主要內(nèi)容包括:一是要鞏固完善集中統(tǒng)一的物資采購管理體制;二是建立運行高效、風(fēng)險可控的采購業(yè)務(wù)運行機制,公開采購率達到85%以上;三是集團化采購規(guī)模、質(zhì)量和效率顯著提升,集團化采購率達到85%以上;四是規(guī)范招標,依法招標,項目招標率100%,電子招標率達到80%以上;五是供應(yīng)商動態(tài)量化考核率達到95%以上,質(zhì)量管控覆蓋率達到90%以上;六是信息系統(tǒng)功能完備,全面集成,電子化采購水平居中央企業(yè)領(lǐng)先水平,網(wǎng)上采購率達到95%以上。
2 不斷完善物資采購管理體制
堅持一個整體,集團上下全面實施“歸口管理,集中采購,統(tǒng)一儲備,統(tǒng)一結(jié)算”,形成科學(xué)合理的物資采購管理體制。油田企業(yè)、煉化企業(yè)、專業(yè)公司繼續(xù)鞏固集中統(tǒng)一的物資采購管理體制;科研院所、銷售企業(yè)必須理順物資采購管理體制,加快推進歸口管理;涉外企業(yè)要加快海外物資采購歸口管理,進一步研究制定中石化海外物資采購管理制度流程,推進海外項目電子化采購,整合海外物資供應(yīng)商資源,強化海外物資采購監(jiān)督。
3 理順物資采購運行機制
3. 1 建立科學(xué)高效的采購業(yè)務(wù)運行機制
建立管理制度、業(yè)務(wù)流程、崗位職責(zé)三位一體的標準化采購管理制度體系,將制度流程固化到信息系統(tǒng),讓崗位人員剛性執(zhí)行,規(guī)范采購行為,公開采購率達到85%以上。堅決實施采購專業(yè)化分工流程化操作,按照采購業(yè)務(wù)決策、執(zhí)行、監(jiān)督相分離,采購過程分段制衡、自動糾偏的要求,將供應(yīng)商選擇權(quán)、價格確定權(quán)與貨款支付申請權(quán)分置,實行不相容崗位的分離,加強各采購環(huán)節(jié)間相互監(jiān)督制衡。
3. 2 建立重大風(fēng)險防控機制
以采購業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ),分析內(nèi)外部環(huán)境,全面梳理和識別各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險,明確責(zé)任崗位。對風(fēng)險的重要程度進行評估,對其發(fā)生的可能性和影響程度進行分析,評估各項風(fēng)險等級。針對存在風(fēng)險的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),以內(nèi)部控制為基礎(chǔ),結(jié)合現(xiàn)行管理制度完善風(fēng)險應(yīng)對措施,確定風(fēng)險監(jiān)控指標,提高風(fēng)險防范能力。推進風(fēng)險管理、內(nèi)控管理融入日常采購業(yè)務(wù),加強內(nèi)控管理體系建設(shè),通過內(nèi)控檢查與考核,動態(tài)評估各類應(yīng)對措施的有效性,跟蹤監(jiān)控指標變化,做好風(fēng)險預(yù)警和應(yīng)對。
3. 3 構(gòu)建先進的采購管理績效考核體系
首先要明確指標,根據(jù)不同板塊,不同規(guī)模,不同企業(yè)性質(zhì)特點,按照量化、促進、引導(dǎo)、提升的原則,合理設(shè)計績效考核指標。其次要科學(xué)考核,要運用大量數(shù)據(jù)、云計算等手段,構(gòu)建科學(xué)的績效考核模型,建立信息化績效考核體系,實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲、采集和績效考核電子化。最后要持續(xù)提升,開展績效指標的橫向?qū)伺c縱向?qū)φ眨赋龆贪澹页雎浜螅槍π灾贫ǜ倪M措施,不斷提升管理水平。
3. 4 大力推進公開采購
不僅要依法公開招標采購,應(yīng)招必招,而且依規(guī)主動開展公開招標采購,能招盡招,依法必須招標項目招標率100%。堅持公開詢價采購,推行公開競價采購,積極開展開門采購,在采購活動中,邀請生產(chǎn)、工程、設(shè)備、技術(shù)、審計、監(jiān)察、法律等部門及用戶參與采購策略研究、供應(yīng)商現(xiàn)場考察、重大合同商務(wù)談判、過程控制等關(guān)鍵采購環(huán)節(jié),建立相關(guān)部門共同參與采購過程的開門采購機制。
4 全面推進規(guī)范招標
4. 1 大力推進招標工作標準化
制度流程標準化,在集團公司物資采購招標投標管理委員會指導(dǎo)下,建立健全招標采購管理制度流程,在實際操作中持續(xù)優(yōu)化完善,不斷規(guī)范招標管理。招標操作標準化,招標人和招標機構(gòu)必須嚴格執(zhí)行招標工作標準化的制度和流程,規(guī)范招標公告和招標文件,認真進行資格預(yù)審,按程序組織開評標,不斷規(guī)范招標操作。
4. 2 全面推進招標工作電子化
建立和使用電子招標平臺,招標采購實現(xiàn)全過程電子化操作,在網(wǎng)上完成公告、標書下載、招標、專家抽取、開標、評標、定標等招標操作。招標過程要公平公正,公開透明,記錄在案,永久追溯。電子招標率達到80%以上。
4. 3 加大招標管理工作力度
一要強化招標意識。認真遵守國家招標投標法律法規(guī)與集團公司有關(guān)規(guī)定要求,積極創(chuàng)造條件推進招標采購,不斷擴大集團化采購與企業(yè)自行采購物資招標比例,招標采購率達到70%。二要防控招標風(fēng)險。規(guī)范招標委托,提高招標方案編制質(zhì)量,科學(xué)設(shè)定評標標準及淘汰原則,避免高價低質(zhì)資源中標。三要加強招標監(jiān)督。完善招標監(jiān)督機制,通過在線監(jiān)控、現(xiàn)場檢查、效能監(jiān)察等方式對招標工作進行全方位監(jiān)督,規(guī)范招標采購。
5 加強供應(yīng)商管理與合作
5. 1 建立健全供應(yīng)商管理體系
適應(yīng)集團公司大力推進公開招標采購的需要,修訂完善供應(yīng)商管理制度,并固化到供應(yīng)商管理系統(tǒng),實現(xiàn)供應(yīng)商管理制度化、制度流程化、流程信息化。有序敞開供應(yīng)商服務(wù)大門,將資格預(yù)審與資格后審相結(jié)合,優(yōu)化供應(yīng)商現(xiàn)場審查標準和流程,引導(dǎo)優(yōu)秀供應(yīng)商主動參與采購,最大限度滿足采購需要。
5. 2 優(yōu)化完善供應(yīng)商動態(tài)量化考核
一是優(yōu)化現(xiàn)有供應(yīng)商動態(tài)量化考核指標體系,結(jié)合供應(yīng)商整體實力指標和履約情況指標,科學(xué)反映供應(yīng)商的整體績效。供應(yīng)商動態(tài)量化考核率達到95%以上。二是優(yōu)化考核方式,企業(yè)物資供應(yīng)部門、使用部門,對供應(yīng)商整體實力和供應(yīng)產(chǎn)品的質(zhì)量、交貨、服務(wù)、性價比進行實時評價,提高用戶滿意度。三是根據(jù)對供應(yīng)商動態(tài)量化考評結(jié)果,實施供應(yīng)商星級管理,動態(tài)調(diào)整供應(yīng)商星級級別。
5. 3 加強采購質(zhì)量管理
一是建立采購質(zhì)量管理體系,設(shè)立機構(gòu),配備人員,添置設(shè)備,建立制度流程,規(guī)范質(zhì)量管理。二是加強供應(yīng)商質(zhì)量控制,從供應(yīng)商原材料質(zhì)量、生產(chǎn)質(zhì)量、管理質(zhì)量等方面加強質(zhì)量控制,延伸管理供應(yīng)商的供應(yīng)商。三是要加強質(zhì)量考核,按照安全供應(yīng)、及時供應(yīng)、經(jīng)濟供應(yīng)的理念,全生命周期加強質(zhì)量考核,確保采購質(zhì)量管控覆蓋90%以上。
6 提高集團化采購比例和質(zhì)量
為深入構(gòu)建懲治和預(yù)防腐敗體系建設(shè),加強xxx廉政教育和風(fēng)險防范,不斷增強全體干部職工廉潔自律,結(jié)合公司實際,現(xiàn)將存在的黨風(fēng)廉政建設(shè)風(fēng)險點及防控措施情況報告如下。
一、思想道德方面
(一)存在的風(fēng)險點
1、政治理論學(xué)習(xí)不夠,理想信念不堅定、政治素質(zhì)下降等風(fēng)險。
2、工作思想保守、不求上進,責(zé)任心不強,缺乏開拓創(chuàng)新精神,工作一般化,難以開拓工作新局面的風(fēng)險。
3、缺乏“一盤棋”思想和大局意識,導(dǎo)致不團結(jié)、不和諧問題,影響全站各項業(yè)務(wù)的正常開展的風(fēng)險。
4、工作原則性不強、法律意識淡漠,引發(fā)不廉潔、違法、違規(guī)問題、影響公司形象的風(fēng)險。不注重服務(wù)態(tài)度和言行舉止,引起當(dāng)事人的不滿、上訪、投訴,損害公司形象的風(fēng)險。
5、不認真履行“一崗雙責(zé)”,領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督職責(zé)履行不到位,造成本公司出現(xiàn)嚴重違法違紀問題的風(fēng)險。
(二)防范措施
1、重視并加強廉政教育、思想道德、職業(yè)道德教育,增強干部的責(zé)任心、意志力,樹立正確的人生觀,價值觀、權(quán)力觀、政績觀,樹立正確的社會主義榮辱觀,筑牢思想防線,不斷提高自身綜合素質(zhì),提高抵御腐敗侵襲的能力,從根本上降低內(nèi)部政治思想道德風(fēng)險。
2、認真落實“”,加強政治、法制學(xué)習(xí),統(tǒng)一思想,提高認識,增強領(lǐng)導(dǎo)干責(zé)任心和綜合素質(zhì)。
3、教育全體干部職工在公司做一名講道德、講文明、講愛心的優(yōu)秀干部職工,在家庭中當(dāng)一名講勤勞、講孝敬、講傳承的家長和成員。
4、完善民主生活會制度,定期開展批評與自我批評。領(lǐng)導(dǎo)帶頭認真執(zhí)行廉潔自律規(guī)定,嚴于律己,以身作則,堅持民主集中制,嚴格監(jiān)督管理。嚴格落實“三重一大”報告制度。
二、采購管理方面
(一)存在的風(fēng)險點
1、廉潔風(fēng)險。物資采購工作作為公司的重點領(lǐng)域和重要環(huán)節(jié), 面臨著各種風(fēng)險因素的影響,特別是采購人員在開展經(jīng)濟活動中面對種種誘惑,如果不能增強風(fēng)險防范意識,就極易導(dǎo)致腐敗案件的發(fā)生。
2、采購人員專業(yè)性不強。公司在采購過程中發(fā)揮最重要作用的就是采購人,如果采購人不夠?qū)I(yè),那么采購項目將無法實施。采購制度的不完善導(dǎo)致采購人員的培訓(xùn)不能及時到位,采購人在編制采購方案時,通常會出現(xiàn)以下幾種情況:實施方案不全、采購清單不明確、預(yù)算經(jīng)費不清晰。這就會導(dǎo)致采購人員在實施采購的過程中無法確定采購物品的具體數(shù)量、型號、參數(shù)。從而無法對采購清單的正確性進行審核,因此導(dǎo)致價格高于預(yù)算統(tǒng)計,給后期的成本核算造成錯誤。
3、價格風(fēng)險 。一是由于供應(yīng)商與相關(guān)業(yè)務(wù)人員在投標前相互串通,透露標底,使公司采購蒙受損失。二是當(dāng)采購人員對價格預(yù)測失誤而進行批量采購,造成價格風(fēng)險。
4、采購質(zhì)量風(fēng)險。一方面由于供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求,而導(dǎo)致公司不能正常生產(chǎn),給用戶造成經(jīng)濟、技術(shù)、人身安全、公司聲譽等方面的損害。另一方面供應(yīng)商提供的物資以次充好.直接影響到公司產(chǎn)品的整體質(zhì)量、制造加工與交貨期,降低因市場需求發(fā)生變動,影響到采購計劃的準確性;采購計劃編制不適當(dāng)或不科學(xué),與目標發(fā)生較大偏離,導(dǎo)致采購中計劃風(fēng)險。
(二)防范措施
1、要強化教育防控。思想是行動的先導(dǎo),正確的思想意識指導(dǎo)健康的行為方式。因此在物資采購行業(yè),要始終把思想教育作為廉潔風(fēng)險防范管理的長期性、基礎(chǔ)性工作來抓。要始終堅持教育為主、預(yù)防為先的方針,通過創(chuàng)新載體、豐富手段、活躍形式,教育物資采購人員把好欲望關(guān)、交友關(guān)、興趣關(guān),筑牢拒腐防變的思想道德防線。
2、建立完善物資采購管理流程。要從建立完善物資需求提出,到采購計劃、合同簽訂(采購方式、采購渠道、采購價格)、貨物運輸、產(chǎn)品驗收入庫等環(huán)節(jié)的管理制度入手,完善《物資采購管理辦法》,通過強化采購策略研究,采取科學(xué)、理性的采購方式,加大過程控制等管理措施,實現(xiàn)物資的“安全、及時、經(jīng)濟”供應(yīng),堵塞各種漏洞。重點做到三個明確:明確采購目的。采購的物資必須是公司所需要的,采購部門在采購過程中不應(yīng)一味的追求價格最低化,應(yīng)對所要采購的物資的質(zhì)量和效用進行通盤考慮,在為公司節(jié)約資金的同時,保證采購質(zhì)量。
三、工程管理方面
一、存在的風(fēng)險點
(1)廉潔風(fēng)險。工程項目的廉潔風(fēng)險是指管理人員在項目運行履行權(quán)力中發(fā)生腐敗的可能性。廉潔風(fēng)險點是指權(quán)力運行流程中可能產(chǎn)生腐敗行為的具體環(huán)節(jié)或崗位。這種廉潔風(fēng)險點是一旦主客觀條件具備,它就可能會由潛在的風(fēng)險變?yōu)楝F(xiàn)實的腐敗行為。主要體現(xiàn)在:在工程計量及變更上弄虛作假、以少報多;不按項目完成的實際工程量辦理結(jié)算資料;工程結(jié)算時隨意變動單價或弄虛作假;利用職權(quán)透漏合同管理或招標管理中的有關(guān)信息;在起草合同、文件時粗略不細化;對施工單位進行吃、拿、卡、要;從事對單位利益有損、對自身有利的行為;在對外聯(lián)系業(yè)務(wù)時不堅持原則,假公濟私;在工程驗收時,不堅持原則,不按規(guī)范進行驗收。
(2)進度風(fēng)險。進度風(fēng)險指的是由于建筑工程項目施工過程中各種要素的綜合影響,最終形成項目工程施工拖延,未能及時依照工期完成。
(3)管理風(fēng)險。影響管理風(fēng)險呈現(xiàn)與否的要素是管理機構(gòu)對安全管理重視不夠、管理概念不清晰。
(二)防范措施
1、工程項目廉潔風(fēng)險,必須堅持多措并舉、多管齊下,方能最大限度地預(yù)防和控制廉潔風(fēng)險演變?yōu)楦瘮⌒袨椤V饕胧┦牵喊凑展こ添椖砍邪┕ず贤坝嬃抗芾磙k法進行計量結(jié)算;在結(jié)算工程量上實事求是,做到手續(xù)齊全;工程結(jié)算時要嚴格按照規(guī)定程序辦理;在結(jié)算時,要廉潔自律,提高遵紀守規(guī)的自覺性,嚴格按結(jié)算管理辦法執(zhí)行;要加強合同管理,依照合同辦事;對工程內(nèi)部商業(yè)機密不得泄露。