序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇企業合規監管，期待它們能激發您的靈感。

篇1

隨著國民經濟的不斷發展，各地招商引資力度的不斷加大，各類經濟組織形式的企業紛紛涌入，給各地經濟發展帶來諸多有利因素，但同時由于部分企業負責人安全意識不強，企業安全生產管理基礎薄弱，安全管理機構和制度不健全，從業人員業務素質低，生產現場存在大量安全隱患等諸多原因造成各類事故頻發。安全生產關系人民群眾生命財產安全，關系改革開放、經濟發展和社會穩定的大局，因此，各地安監部門也把對重點企業的監管納入重要的工作范圍，筆者就安監系統如何加強和規范對重點企業的監管工作提自己的幾點意見。

一、正確選擇重點監管企業

1、高危行業生產經營企業。高危行業一直以來就是安監系統重點監管對象，但是，近幾年來事故發生率一直居高不下。因此，對高危行業的監管將是永恒不變的話題，重點把那些領取安全生產許可證、儲存或大量使用易燃易爆有毒物品以及生產過程生成有毒物品、危險性程度較高、作業條件比較差的行業確定為重點企業進行重點監管。

2、存在重大危險源的生產經營企業。一些企業的工藝技術裝備落后、陳舊、簡陋、自動化水平低，企業負責人安全生產意識薄弱，平時疏于管理，安全經費投入不足，特種設備、壓力容器等不按規定定期檢測，大量使用或者儲存危險物品超過規定的臨界量，生產作業現場條件惡劣，存在安全隱患，存在重大危險源，一但發生事故將會給人民群眾生命財產造成嚴重損失，因此，這類存在重大危險源的企業也要納入重點企業來進行重點監管。

3、事故多發行業。一些企業自認為所屬行業不屬于高危行業的范疇，從而就降低了對安全生產的要求，企業負責人對安全生產工作不聞不問，不按規定為機器設備增加防護裝置，不為工作人員配備符合標準的勞動防護用品，對企業存在的安全隱患不及時治理，企業員工不遵守各項規章制度，不按操作規程進行操作，從而造成企業員工傷亡事故時有發生，這類企業也應納入重點監管企業的范圍。*市有兩大產業群，一是建筑施工，素有“建筑之鄉”之稱，各類施工企業100多家，二是船舶修造，隨著沿江大開發的開展，大大小小50多家船舶修造企業落戶*。而這兩個行業一直是事故多發行業，因此，*市安監局也把這兩個行業的監管作為重點工作來抓。

二、理性制定對重點企業開展規范化監管的工作思路

1、結合產業結構、行業特點、職業危害程度、往年事故情況等，做好調查摸底工作，確定重點企業，制定詳細的工作方案，建立健全安全監督檢查和執法監察制度，明確行政執法依據、檢查內容、檢查形式以及檢點等，建立健全重點企業的基礎檔案，分析掌握重點企業的安全生產現狀、主要生產工藝裝備情況和事故特點，掌握重點企業安全檢查方法和安全隱患及危險源辨識方法，以滿足安全監管工作的需要，有針對性地制定日常安全監管的工作思路。

2、對重點企業的安全監管，要以提高企業本質安全度和保持安全生產行政許可條件為目標，以日常預防性安全監督檢查為主要方式，著力加強制度化、規范化建設，切實提高安全監督管理的針對性、有效性。

三、著力強化對重點企業實施規范化監管

1、制定安全監督檢查制度，加強安全監管。安監系統應當依據安全生產法律法規和國家有關標準要求，加強對重點企業的安全檢查和業務指導，增加對重點企業安全檢查的頻次，并建立重點企業監管檢查臺帳，有針對性地確定監督檢查的內容和方式方法，切忌“走過場”。對于技術性比較高的行業可邀請有關專家進行專業安全檢查。安全生產監督檢查應當嚴肅認真，做好檢查記錄，及時向企業反饋查出的安全問題和事故隱患，對安全監督檢查中發現的隱患，要下達隱患整改指令，實施動態跟蹤、閉環管理，隱患整改完成后進行復查，沒有及時整改的，要依法實施行政處罰，導致發生事故的，要依法追究責任。同時，安監系統要發揮綜合協調的作用，定期組織負有安全生產監管職責的相關職能部門或有關政府（社區）對重點企業開展聯合執法檢查工作，凝聚執法合力，共同推進企業提高安全管理水平，切實提高企業事故預防能力和安全管理水平。

*市安監局結合*市的產業結構和行業特點等實際情況，制定出臺了《關于加強和規范重點企業安全監管工作的實施意見》，研究確定了危化品生產企業78家、煙花爆竹生產企業3家、磚瓦生產企業26家、冶金企業3家、建材企業1家、船舶修造企業6家為市級安全監管的重點企業。

為切實提高企業的本質安全度，*市安監局根據上級要求對危險化品生產企業實行“紅、橙、藍”分色管理辦法以及實行星級評定工作，制定了《*市危險化學品從業單位分級監管實施辦法》，對全市化工生產企業實行分類、分級監管，量化監督檢查頻次，同時為進一步規范監督檢查標準，制定了《*市危險化學品生產企業安全生產監督檢查工作實施細則》。針對煙花爆竹生產企業的危險性大的特點，研究制定了《煙花爆竹企業操作規程》、《煙花爆竹配送管理辦法》、《煙花爆竹貼花管理辦法》，*市安監局每星期對3家生產企業進行一次全面的督查，對磚瓦生產企業每半個月進行一次督查，對冶金企業、建材企業、船舶修造企業的監督檢查每年不少于三次。同時*市安監局對重點企業的安全監督檢查檔案做到“一企一檔”。

2、督促企業落實安全主體責任，切實提高企業本質安全度。

（1）、督促企業制定完善安全管理規章制度，確保安全生產投入。企業法人要按照國家有關法律法規的規定，結合行業特點和單位實際情況，建立健全各項安全生產管理規章制度和各崗位操作規程，并建立考核機制。同時，企業要按照《安全生產法》的有關規定，保證必要的安全生產投入，配備符合標準的設備、設施，為從業人員配備符合國家或行業標準的勞工防護用品，加強職業病的防治。

（2）、督促企業建立安全生產管理機構，配備安全生產管理人員。按照《安全生產法》的規定，從業人員超過300人的，應當設置安全生產管理機構或者配備與其生產經營規模相適應的專職安全生產管理人員；從業人員不足300人的，應配備專職或兼職的安全生產管理人員，企業法人要履行安全生產第一責任的責任，切實加強安全生產管理工作，確保企業的安全生產工作穩步推進。

（3）、督促企業開展安全生產教育和培訓。企業要抓好對從業人員的安全教育，企業主要負責人、安全生產管理人員、特種作業人員以及其他重要工種人員必須做到持證上崗，定期開展“三級教育”，加強新進廠工人特別是流動性比較大的工種和危險崗位人員的安全知識、技能培訓，使其熟悉有關安全規章制度和安全操作規程，掌握本崗位的安全操作技能。未經安全生產教育和培訓不合格的從業人員，不得上崗作業。采用新工藝、新技術、新材料或者使用新設備，必須采取有效的安全防護措施，并對從業人員進行專門的安全生產教育和培訓。對相關培訓情況及員工的考試成績等要登記建檔備查。同時，必須加強對協作單位及外來務工人員的安全管理，明確相關方的安全生產責任和義務，做好資質審查和安全培訓，加強工程施工安全監管，將外來施工單位和外來務工人員的安全管理落到實處。

（4）、督促企業強化日常檢查，認真開展隱患排查治理工作。企業要進行自查，對生產現場、重要部位加大日常檢查的力度，對發現的違規作業和違章指揮要加大處罰力度，存在重大危險源的企業，要按規定對重大危險源登記建檔，并進行定期檢測、評估、監控，在有較大危險因素的生產經營場所和有關設施、設備上，設置明顯的安全警示標志，對各類設備要定期進行經常性維護、保養，并定期檢測，不能滿足安全生產需要的設備及時更換。同時企業要根據行業特點和企業實際認真做好隱患排查治理工作，對查出的隱患能及時治理的要及時治理，不能及時處理的要限期整改，并明確專人負責，并落實整改資金。對發現的重大安全隱患要及時上報至有關部門。

（5）、督促企業制定安全生產事故處置的應急預案，并定期開展。企業要根據可能發生的事故及危害程度，制定安全生產事故處置的應急預案和信息報送制度，成立應急救援組織，配備相應的設施，并定期進行應急救援預案的演練。通過演練，要提高企業員工對安全生產重要性的認識，牢固樹立“安全責任重于泰山”的思想，提高企業對安全事故的應急救援處置水平和能力，讓企業員工了解、熟悉并掌握發生事故后的處置救援程序，同時提高相關協作部門應急救援的協作配合能力。

針對*市中小企業安全管理水平簿弱，缺乏專業的安全管理人員，*市安監局在沿江14家船廠實行了注冊安全主任試點工作，幫助試點企業建立了20多個安全生產管理規章制度、操作規程以及13個安全生產管理臺帳，產生了良好的效果，所的企業安全生產管理水平大幅提高，近年來未發生安全生產事故。今年以來，*市安監局進一步擴大面，分別在4個鄉鎮成立了注冊安全主任中心，落實了31名注冊安全主任，各類企業167家，從而有效解決了部分企業安全生產不會管、管不好的問題。

篇2

合規的概念源自英語的complice，原意是指“遵從、依從、遵守”等，從字面上合規就是“合乎規定”，就是我們要照章辦事，而不要違章。但究竟什么叫“合”，要合哪些“規”，如何做到“合規”，就是一個需要認真研究的課題了。從廣義上講，合規是指行為主體符合某種規則的狀態及達到該狀態行為過程，它較多的應用于社會組織這一層面，如各種企業、社會團體等。而“規”中的規則具有不同層次的內涵。

企業要做到合規管理，需要遵守不同層面的各種規則。具體說來，第一，企業必須遵守國家制定的法律法規。如果違背了國家的法律法規，企業將會遭受到嚴厲的制裁。不但會使企業遭受經營、聲譽上的損失，而且企業有可能因此而喪失存續的能力。因此，法律法規是企業合規經營的第一準繩，是強度最高的規則。第二，在不違背國家法律法規的前提下，企業通常會制定一套企業內部的規章制度，以規范企業人員的行為，維護企業的正常運轉。這種制度一旦制定，企業人員就應當嚴格遵守，如果不能落實執行，往往會影響企業的經營運作，企業也會因此蒙受損失，這一層面的企業規則對于企業人員而言具有剛性要求。

1.加強合規管理，有助于提升企業的核心競爭力

企業是市場經濟最小的細胞。市場經濟是法治經濟，企業設立、存續、中止以及內部管理、生產經營、行業競爭、勞資矛盾、環境保護、納稅，合法權益保護、違法犯罪追究等都有法律、法規以及法制性的規范性文件予以規制。離開法律企業就無法生存。就企業內部而言，它就像一個龐大的機器，要使其正常運轉，必須每一個部件各司其職。

近年來，歐美等發達國家極力將合規機制上升到國際商業準則的高度，利用這種看不見、摸不著的軟實力作為對付發展中國家國際化競爭的一種利器，為發展中國家的海外競爭設置了種種障礙。企業要實施國際化開拓，必須建立與跨國公司相適應的合規管理體制，以此進一步提升企業的核心競爭力，強化外部持續競爭力，使企業始終保持可持續發展。

2.強化合規管理，是企業有效控制風險的重要手段

近年來，風險管理的各種標準或規范紛紛出臺，已被社會各界、尤其是企業界廣泛關注和倡導，并被成功地應用于企業的各個管理領域。特別是在當前全球經濟增長放緩、國際金融動蕩的形勢下，建設合規文化，防范合規風險，強化員工合規經營意識，對于提高經營管理水平，提高風險管理水平和風險防御能力，為生產、科研、管理等各個領域的健康運轉起到了良好的保障作用。只有各項經營管理活動的每個環節都能做到合規，真正做到人人、事事、時時合規，企業的發展才能得到保證，發展才沒有后顧之憂。

違規風險，是企業違反了國家法律法規等強制性規定引起的不利后果。這種風險一旦發生，企業往往就很被動，必須要依據法律規定承擔相應的民事責任、行政責任，甚至是刑事責任。近年來一些企業發生的案件說明，外部欺詐和內部違規相互交織，導致不少企業形成風險和損失。通過合規決策、合規管理、合規操作來識別、預警和控制風險，企業經營管理的安全和效益才能得到保障；通過培育良好的合規文化，使企業的各項制度和機制真正落實，企業才能實現又好又快的發展。

3.有效落實合規責任制，是企業合規管理的關鍵環節

落實有效的合規責任意識需要兩個關鍵點，首先是明確的員工崗位職責規定，其次嚴格貫徹問責制度。

明確崗位職責，需要建立企業內各崗位的崗位說明書，詳細描述該崗位的工作內容和工作要求，并隨著業務發展及時變更崗位說明書，使得在崗人員時刻明了自己的職責所在。在某些企業內部，有些工作靠的是領導口頭指派、有些工作的內容則是靠員工的口口相傳，崗位說明并未起到應有的作用。這種情況的后果往往是員工對自己的職責不清，該做哪一些，做哪一些，哪種做法合乎要求，哪種做法違規等等問題只是知其大概，容易產生工作的偏差。另一方面，員工工作出現違規的狀況時，又難以通過崗位職責來進行問責處理。

嚴格貫徹問責程序是健全的問責制的另一要素。企業內部的合規問責，尤其在對違規行為進行處理與處罰時，也應當確定嚴謹、透明、公正、合法的問責程序。企業在啟動處理質量事故、安全事故等責任追究程序時，應當建立案件責任人和知情人處理辦法，對違反企業規章制度甚至國家法律法規強制性規定的責任人絕不姑息縱容。

4.培養全員責任意識，是合規管理的著力點

建立適應企業需要的合規管理體制，在理念上應以四個責任體系為基礎，處理好三個關系。

篇3

現代企業的會計核算已經不僅僅是傳統意義上對資金賬目的記錄、核算和匯報，它的核算范圍從經營活動開始之前到結束之后。對于活動之前的會計核算主要包括的是預算和參與方案，活動當中的核算是根據預算和方案進行目標的計劃與完成，活動結束之后是對整個活動實際資金運轉的記錄與核對。通過會計核算能夠發現企業當中存在的一些問題，以便后期進行合理的改進，而且企業會計核算規范化管理是提高企業競爭力的重要因素。

二、企業會計核算規范化管理的意義

企業的會計核算規范化管理不僅能夠影響到企業財務部門的決策，并為各個部門提供相關信息，而且還能夠規范企業會計相關方面的執行，增強企業的市場競爭力，實現企業的利益最大化。

三、企業會計管理當中的問題

1.會計核算設備不完善

盡管大多數的企業十分重視企業會計的核算，然而并沒有專門的建立相關的機構協助這部分工作的高效完成。多數的企業依舊使用過去的核算系統，無法跟上時代的發展，造成核算并不準確。

2.核算人員配置不合理、專業素養欠缺

多數的中小型企業當中，對于會計的人員配置不科學、合理，部分企業甚至采用的會計人員和企業管理層有親屬關系，從而使得企業的賬目不能夠清晰明了，也就進一步的影響了企業會計核算的效率和質量。除此之外，大多數企業雖然認識到會計核算的重要性，也在會計部門增加了很多的會計人員，然而多數會計人員的學歷較低，對會計核算只停留在基礎了解的階段，很難規范、精準的進行企業會計的核算。會計人員忽視會計學歷的重要性，對自己的工作認識不夠深刻，從而導致一部分會計人員缺乏相應的職業道德。

3.缺乏完善的建賬制度

企業會計核算規范化管理中最為有效的憑證即為會計建賬。然而多數企業只是簡單的建立一個建賬的環節，而真正進行會計核算時，根據需要對核算制度隨時變更，使得企業的資金運轉不能嚴格執行，實際和核算的前后不統一。缺乏嚴格建賬的制度，企業很容易出現違法的行為，阻礙企業的正常發展。

4.監督的力度較低

企業會計核算的監督對于會計核算有著關鍵的作用，只有加強企業的會計核算監督力度，才能確保會計核算的質量。同時對于和會計核算管理相關的劑量管理、成本制度也要同時進行。一些企業已經使用的制度當中缺少會計的內部監督機制，這意味著企業的管理層人員能夠直接對企業會計核算工作進行干預，從而使得核算的工作缺乏公正、公平，同樣會阻礙企業的健康發展。

四、企業會計核算規范化管理的一些有效建議

1.采用先進的核算設備

把握市場中先進設備的動態，使用較為先進的會計核算設備，能夠提高核算的準確度和質量，利于企業的發展。

2.加強專業人員培訓和對相關人員從業資格的管理

會計核算的專業人員即會計人員，應當具備一定程度的專業知識和素養，加強會計人員的培訓，提高會計相關知識，并且對于企業內部制定的相關政策、制度要熟悉，在處理日常工作時，嚴格根據公司制定的制度進行會計核算，緊跟時展，掌握最新的會計核算設備和相關軟件應用。除此之外，公司應當制定相應的獎懲制度，對于表現優秀的工作人員予以獎勵，而對于在工作中出現了重大的失誤導致公司利益受損或者阻礙了公司的正常發展的員工，應當給予相應懲罰，這樣不僅能夠鼓勵員工積極向上，而且能夠有效的避免員工不必要的失誤，從而保證公司的良好發展。

3.完善會計核算相關制度

企業內部的制度完善是保證公司運營的基礎，其不僅能夠規范企業內部的管理制度，而且能夠規范從業人員的行為。企業中的會計管理制度涉及到企業的內部管理、財務的處理程序、財務會計的分析和會計人員的崗位責任制度等幾部分的內容，建立并且完善會計管理制度，能夠有效的提高企業管理質量，提高會計人員的核算效率，促進企業的良性發展。

4.加強企業內、外部的監督力度

企業的內部負責監督會計人員的工作行為和效率，同時加強企業外部的監督，能夠雙管齊下起到保障會計核算的作用。基于監督力度低而造成企業中出現的違法行為的現狀，應當財務、稅務兩手一起抓，這樣對于企業會計核算的規范化管理有益。

五、結束語

篇4

【關鍵詞】民營建筑；安全管理；考核

前言：

隨著各級主管部門對建筑業安全生產管理的不斷規范，特別是2008年5月13日國家住房和城鄉建設部關于《建筑施工企業安全生產管理機構及專職安全生產管理人員配備辦法》（建質[2008]91號）正式實施以來，各地對項目專職安全管理人員的配置人數、備案、考核等相繼出臺管理辦法，大部分民營建筑施工企業已明顯感到專職安全管理人員“C”證數量的不足。為滿足各地開工備案的需要，企業內部展開了安全員“C”證培訓的熱潮，出臺相應的獎勵措施，不論公司還是項目部，不論什么崗位，甚至連門衛、司機等只要能去考都歡迎。此辦法獲得的“C”類人員證書在數量上的確滿足了一時的需求，但未能從根本上解決企業在安全生產管理上的實質性需求，更是違背了行業主管部門針對企業專職安全管理人備案、考核管理的初衷。于是越來越注重項目部專職安全管理人員的到崗情況，各地安監部門對注冊備案的專職安全管理人員在各次例行檢查中均要求到崗，給企業在“C”類證書的使用備案上增加了很大的難度。

其實，大多數民營建筑施工企業在剛開始實施安全三類人員管理時，參加“C”類人員考試的都是實實在在獲得安全員上崗證，并有一定管理經驗的項目部在職安全員，經過幾年的培訓、考證，專職安全管理人員從總體數量上還是基本滿足建筑行業施工安全管理需求的。但就我企業而言，前幾年老一批60多名以本企業名義獲取的“C”證人員，現在仍在我企業安全生產管理崗位的已不占多數，在我企業項目部服務的專職安全員不下百人，持外單位“C”證的居多，其他民營建筑施工企業一定同樣存在這個問題。

為此，民營建筑施工企業應從實際的安全生產管理角度出發，采取以下措施，將專職安全管理人員納入企業規范化管理。

一、企業“C”證人員的組成

1、與持有本企業安全管理人員“C”類證書的人員簽訂勞動合同，作為企業正式職工編制，由企業統一繳納五險（個人部分自理）。

2、外單位“C”類證書的人員，在本企業項目部從事安全生產管理的，愿意轉入本企業的，只要原單位同意轉出，經企業有關部門審核符合錄用條件的，轉入后與企業簽訂勞動合同，作為企業證書職工編制。

3、每年根據實際招聘一批大、中專應屆畢業生，作為企業安全管理人員的新生力量，通過項目部經驗豐富的安全員的幫帶，盡快實現獨立上崗能力，并獲取“C”證，納入企業統一管理。

二、企業對安全管理人員的管理、考核

1、企業專職安全管理人員工資、獎金、五險、補貼等所有費用均由企業按規定向項目部提取，并由企業統一發放。

2、專職安全管理人員的工資待遇，結合本人的工作經驗與業績，雙方協商確定。

3、簽約后的專職安全管理人員由企業指定部門實施考核管理，出臺考核辦法以及相應的激勵機制，考核結果與待遇掛鉤。

三、與專職安全管理人員的交流、溝通

作為一支由企業直接領導、管理的專職安全管理人員隊伍，日常的溝通交流非常重要，應建立專職安全管理人員信息平臺，定期組織交流、學習。企業主管部門在對項目部實施檢查的同時，有目的地關心他們的工作、生活情況，及時掌握項目部對他們的評價。最關鍵的是幫助安排工作，使他們不再為尋找下一站工作而花費心思。

四、提高專職安全管理人員責任意識，確保企業安全監督的質量和效率

要想成為一個稱職的專職安全員，一定要熟知國家、行業與安全相關的法律法規，企業安全規章制度，除了要懂得安全管理的知識、方法外，還要知道各類工作業務的基本流程和基本技術，否則工作中會出現一些差錯，或者偏離法規和制度的要求，所以要求專職安全員做好以下事情：

1、安全生產是關系國計民生的大事，安全責任重于泰山。要保證安全生產企業發展的生命線，因此，作為一個安全員就必須建立強烈的安全責任意識，正確處理好安全與生產進度的關系，牢固樹立“一切事故都可以預防”的安全理念，嚴守安全生產“三條底線”，千方百計地抓好安全生產工作，確保電網安全穩定，保證可靠供電，勇當企業安全穩步發展的堅強衛士。

2、做強自己。一是要深刻理解“安全第一，預防為主”的安全生產方針，樹立“一切事故都可以預防”的安全理念，把安全生產放在高于一切，重于一切的高度來看。二是要充實自身的知識寶庫，掌握國家、行業和企業關于安全生產工作的相關法律法規、規定、規章制度、工作規程，并能合理地應用，一定要在合理上下功夫。三是一定要有很強的工作責任心，不斷學習和積累安全監督的業務技能，著力提高工作水平，做到能及時發現問題，解決問題。四是安全監督講究方式方法，指出存在問題的同時應當說明違反的規章制度，并提出糾正的意見或措施，以理服人。不要把自己與員工形成對立面，否則員工一看到安全人員就躲開，安全監督就不可能達到真正的效果。

3、提高素質。作為一名合格的專職安全員，就應當不斷學習，不斷進取。一是要充分體現自己在安全生產方面的知識、業務技能和管理水平。二是要做良好的表率，正人先正己，要求員工做到的，自己必須先做到。三是視野寬闊，思維得體，展現管控能力。

4、更多地關注安監工作的質量和效率。安全生產重在結果，安全監督關鍵在過程。在生產過程中，一定要充分發揮“四級安全網”，認真監督每一個環節，控制風險，制止違章，引導員工養成遵章守紀的良好習慣，把傳統的事后監督轉變為事前和事中監督，提高安全監督的質量和效率，把事故消滅在萌芽狀態。

五、與項目承包責任人的溝通，得到他們的支持

項目承包責任人是否支持企業的相關規定是推行專職安全員規范化管理的關鍵，從經濟角度分析，企業向項目部提取的專職安全管理人員的費用相對比較高，高出的部分主要是繳金的費用，以及考慮人員可能閑置的風險。但從法律角度分析，規范用工是企業生存的基本要求，企業要從制度上作出要求，同時必須多做工作，以得到項目上的支持。從規范管理的角度出發，對項目的安全生產是有好處的，特別是項目部急需用人的時候就能靠企業的強大資源給予充實，也避免了為應付上級部門檢查而不計成本到處找備案的安全員到崗的局面。

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關鍵詞:電子文件；歸檔工作

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：

引言：

隨著企業計算機網絡的建成和生產過程中計算機技術的廣泛應用，眾所周知，工程檔案很重要，不僅起到歷史憑證和工作查考的作用，而且是歷年來質量、環境、職業健康安全“三標一體”管理體系檢查中不可缺少的依據，公司的生存和發展都離不開工程檔案,尤其是電子檔案，對于提高勘察設計工作效率起著極大的作用。因此,保證電子文件的完整、安全和有效利用勢在必行。

1.設計企業電子文件歸檔工作的現狀

1.1電子文件的完整性

項目設計工作由立項到竣工驗收，一般設計周期時間長，需要多名設計人員參與項目的設計，項目設計電子文件大都分散保存在設計人員各自的工作電腦內，設計人員對電子文件保管意識不強，文件隨意保存。如果在設計周期內發生人員崗位的變化、或者工作電腦故障，造成電子檔案丟失，從而影響了項目設計文件的完整性。

1.2電子文件的真實性、準確性

電子文件內容多而復雜、專業性強、項目文件往往要經過多次修改，部分設計企業的歸檔工作往往靠設計人員的自覺性，他們本身設計工作任務重，覺得歸檔工作麻煩，只是隨意歸檔文件，對于電子文件歸檔的意識比較淡漠。再加上檔案管理員不一定能夠清楚確認文件是否為最終版本，或者如何鑒定為有價值的文件，只能設計人交什么文件過來就收什么，造成電子檔案的文件版本眾多，文件歸類不清晰。對于文件的真實性及準確性就無從保障了，從而降低了檔案利用的功能。

1.3電子文件的管理人員職責不明確

部分設計企業的電子文件歸檔職責不明確，有的是由設計人自己保管，文件的分散保管，使項目設計文件不完整，也易造成文件的流失，不利于管理，發揮不了文件的再利用價值。有的是由計算機與信息中心管理，由于計算機人員對檔案工作較為陌生，無法判斷電子文件的實用性、真實性。不能有效地接收有保存價值的電子文件。實踐證明，電子文件的歸檔接收及電子檔案的管理以檔案管理專業人員為主較好。

2.加強電子文件歸檔的重要意義

2.1設計文件隨著計算機應用的普及，大量電子文件不斷涌現，無紙化辦公是必然趨勢，及時、有效收集電子文件，科學管理電子檔案是檔案工作者的職責。為了保障電子文件得到及時歸檔，檔案部門必須在科學推動電子文件歸檔的工作中，密切結合本企業實際情況與信息管理工作的結合，將電子文件歸檔納入本單位的歸檔制度體系建設之中。

2.2電子文件歸檔是時展的必然要求,其不僅縮短了檔案從接收到提供利用的流程,而且使檔案管理流程擴展到電子文件生成、移交、存儲及利用等各個階段,從而實現了資源共享,提高了利用效率。

2.3設計企業設計文件重復利用率較高。如在設計過程中形成的數字三維模型可以使設計人員看到其中的任何一個剖面及其有關的參數，并對設計中的任何部分加以修改；可以使不同的設計人員同時在同一張“圖紙”上工作并且互相知道修改的內容；工程項目有些技術條件相同的工程經常直接套用已有工程的圖紙，大大提高工程設計效率。

3.完善電子文件歸檔管理制度

3.1檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展，必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

3.2科學有效地開展電子文件歸檔工作，其工作著眼點要高，實施立足點要實。在規劃電子文件歸檔工作時，應密切結合本單位辦公自動化與信息管理工作的實際。從保證工作質量的大局出發，順應電子文件歸檔工作的規律，摸清電子信息產生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立切實可行的電子文件歸檔制度。

3.3加大電子檔案工作的宣傳力度，加快完成由傳統管理模式向現代管理模式的轉變，由傳統管理理念向現代管理理念的轉變，增強對電子文件的歸檔意識，認清電子文件的特點及工作中出現的問題。積極采取有效措施，確保歸檔材料與數據的安全。

3.4電子文件所涉及的問題廣泛、受到的制約因素多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，應當由檔案部門具體實行規劃、統籌電子文件歸檔管理活動。電子文件形成部門、計算機與信息管理部門協助完成電子文件歸檔業務。電子文件形成部門熟悉業務，了解電子文件歷史關聯，對于鑒定電子文件的價值富有“話語權”，是電子文件歸檔管理工作的主要責任者。計算機與信息管理部門作為設計與維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，雙重功能集于一身，可協助開發集中統一的信息管理系統，使之成為電子文件的“集散地”與“匯集點”。建立電子文件網絡歸檔專用系統利用計算機網絡系統，建立電子文件歸檔專用子系統，將所有具有保存價值的電子文件通過專用系統傳遞給檔案部門。這大大減輕了設計人員的負擔。檔案部門既掌握電子文件歸檔的原則、方法，又了解全局情況，能有效地發揮統籌全局、把好關口的作用；另一方面又是標準化的組織者與實施者。這種“三位一體”的電子文件管理運行模式，可以有效保證電子文件歸檔管理工作的質量。

3.5無論電子文件的歸檔格式與其生成、發送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準確地表現原來生成、發送或者接收的內容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實、可靠；對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實行有效監控，保證管理工作的連續性；能夠識別電子文件的發送、接收人員與時間。保障電子文件的真實性。

3.6檔案部門根據企業為設計人產值分配環節中制定產值申報工作前的檔案、電子文件歸檔管理規定。在電子文件歸檔過程中，各單位要按電子文件移交目錄及有關說明歸檔（移交）。由項目負責人檢查及鑒定電子文件，并移交檔案部門進行歸檔，有效歸檔電子文件是項目負責人的職責之一，應將其納入質量管理體系文件中。必要時輔以一定的行政、經濟手段，保證電子檔案的質量，確保項目電子文件的準確性。項目負責填寫《項目資料歸檔清單》一式兩份，交檔案部門接收人簽字確認，一份項目負責保存，另一份檔案部門存檔備查。

3.7檔案部門必須將各業務部門移交的、具有保存價值的電子文件存放于檔案部門的專用服務器內，由專業電子檔案管理員管理。電子文件按年份、項目編號、項目名稱建立完整的項目電子檔案，在不斷地文件補充下，項目電子檔案越加完整。服務器設置防火墻等殺毒軟件，在拷入文件前先要對文件進行掃描殺毒，防止在拷入文件時把計算機病毒帶入服務器。定期對服務器的數據進行拷貝備份，防止因為服務器硬盤的損壞而造成的數據丟失。

3.8服務器內的項目電子檔案提供日常業務查詢利用等服務，依據內容的密級層次，設置企業人員訪問、查詢權限級別，進行有效的管理。并加載檔案加密功能，免于文件的外泄。有效保護企業的電子檔案信息安全。

3.9竣工驗收完畢且已經完工的項目電子檔案都必須進行刻錄光盤備份，提取存放于服務器內完整的電子檔案，以項目名稱、項目編號為單位，可刻錄在多張光盤內，但一張光盤只能刻錄一個項目的項目資料。建立光盤檔案號、備份前的檢查情況、備份負責人、盤內文件的份數，光盤起始盤號、歸檔日期等詳細內容的光盤信息檔案，以便備查。

3.10光盤應當存放在具有防磁性能的柜子中，以保證光盤的穩定性。由于電子文件載體與傳統紙質載體有明顯區別，其存放環境和防護設備除調溫、調濕、防水、防盜、防光、防蟲、防塵、防鼠、防雷電等外，還應具備防磨損、防強震、防病毒等措施。

參考文獻：

[1]余慧玲.試論電子檔案的歸檔、保管與利用[J].韶關學院學報?社會科學,2009,30(7).