序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇電子檔案管理方式，期待它們能激發您的靈感。

篇1

機構自行分散管理模式機構自行分散管理模式是指由檔案的形成機構自行保管具有保存價值的電子檔案，電子檔案的長久保存不一定像傳統檔案一樣將其上交給檔案館，而可以由形成機關自行保存。這種管理模式的目的是要摒棄集中模式將文件管理和檔案管理相互分離的致命弱點，將文件到檔案整個過程的幾個階段融合在一起，即把文件管理與檔案管理合并到一個連續的過程中。機構自行分散管理模式是建立在文件連續體思想之上的管理模式，主張對電子檔案的管理從現行工作領域入手，在電子檔案的形成階段通過建立登記制度、職能分類制度來建立對電子檔案的處置控制措施，從而識別和保護電子檔案的原始結構，以信息技術比較發達的日本為例，多數機構選擇了機構自行分散管理模式，電子檔案都放在形成部門[4]。

我國電子檔案管理模式

我國目前電子檔案管理模式從應用類別上劃分為機構分散管理模式和檔案館集中管理模式，但是從應用范圍上劃分，仍然以機構分散管理模式為主，機構管理模式主要在廣大企業中應用，機構分散管理對硬件、軟件要求不高，檔案信息量相對較小，檔案館集中管理主要在國家機關和事業單位中應用，這類檔案大多是地方史志、重要法律法規，這些檔案館里的檔案具有很大的歷史價值和文化價值，保存的安全性要求非常高[5]。在我國實際電子檔案管理應用中，在檔案信息載體方面，實行雙套制管理模式，所謂雙套制主要針對電子檔案信息載體，即紙質載體和數字載體，紙質載體主要指原始紙質檔案文檔，數字載體主要指計算機硬盤、U盤、光盤等信息載體。國家檔案館在檔案管理要求中明確指出，檔案館的檔案入庫，必須保障紙質載體和數字載體配套，以此確保原始檔案的追溯性。我國機構分散式管理模式中，主要以紙質載體檔案為主，電子檔案為輔；檔案館集中管理模式中，主要以電子檔案為主，紙質檔案為輔[6]。

結論

篇2

一、電子病歷檔案中存在的安全性風險因素

（一）外部環境

在電子病歷檔案管理環境中，各種因素下產生的自然災害、磁場干擾以及溫度變化都會對計算機儲備載體性能造成影響，從而使計算機結構發生變質，導致數據丟失以及圖像失真。因醫院電子病歷檔案中包含的內容較多，每天的信息流動量也較大，使得電子病歷檔案管理的儲備電腦一直處在擾的狀態下，若是沒有對其采取有效手段進行防護，就較易使電子病歷檔案遭到損壞。

（二）電子技術

這里所說的電子技術，并不是人為控制下的電子技術因素，雖然醫院在實施電子病歷檔案管理后，使病歷檔案管理工作變得十分便捷，但是因電子信息技術本身存在較多缺陷以及漏洞，會使醫院電子檔案存在被盜用以及非法增刪的危險。電子病歷檔案主要是依賴計算機系統所存在的，另一方面，因電子信息技術發展速度較快，唯有不斷對計算機硬件以及軟件進行更新，且運用高級程序對其進行保護，才能保證電子病歷檔案可以得到有效的保護。

（三）管理手段

管理手段指的是電子病歷檔案的管理人員以及相應操作人員對病歷的篡改以及破壞等情況。在一般情況下，發生此種狀況的主要原因主要可以包括以下幾種：蓄意破壞、操作不規范以及管理疏忽。其中蓄意破壞是因操作人員可以從中獲得較大利益，進而通過一些非法手段對電子病歷載體以及系統進行的惡意破壞。

二、針對電子病歷檔案的安全防范手段

（一）優化外部環境

首先要做好前端的外部控制工作。前端控制管理手段具有現代化的管理理念，在對前端控制管理有效實施后，可以快速提升管理效率，優化功能配置。同時前端控制也可同樣建立在文件保存生命周期的理論上，即將電子檔案保存、形成以及銷毀等階段融合在一起。具體管理過程為在對電子檔案實施管理時，結合具體要求或是目標對管理手段進行科學、規范的整合，從而使電子病歷檔案在形成階段所需功能盡量通過前端管理手段實現，還要將各個環節下的不同業務需要實施重復性操作，使其能夠提前實施。依靠這些方法不但可以減少滯后作業以及重復作業量，還能有效提升工作效率。

第二，實施支出以及風險平衡式管理在對電子病歷檔案管理過程中，本身就會存在較多的風險性因素，但是我們要明確一點，無論我們怎樣降低風險發生幾率，風險都會存在，也就是說，我們若想將風險性幾率降低到零是幾乎不可能的。因此，在實施風險管理過程中，要充分保障支出以及風險因素之間的平衡性，其中主要表現在以下幾個方面：第一，在對風險控制過程中，是需要消耗一定成本的，維護成本消耗有時比電子病歷檔案管理受到損壞的費用更大，此時說明電子檔案管理是非常不恰當的；第二，因絕對保證電子病歷檔案的安全性是幾乎不可能實現的，因而要有選擇性地對電子病歷檔案實施風險控制，并將剩余風險控制在合理范圍之內。在對電子病歷檔案承受風險性進行考量的過程中，首先要對其成本預期進行控制，若是風險控制成本比損傷成本大的話，可以適當考慮接受風險。

（二）提升電子技術水平

在對電子技術水平提升過程中，要采取靜態保護以及動態管理相結合的方式。對系統管理理念進行明確，并重視電子檔案周期中各項活動之間的銜接性，使電子檔案管理的總體性以及整體性可以充分結合在一起。其中電子檔案風險管理主要包括靜態以及動態兩種風險管理方式。靜態風險管理是指對傳統檔案實施的安全維護工作，具體指的是在對傳統檔案實施安全維護的過程中，強化對電子檔案載體的管理以及庫房管理工作；動態風險管理是指將電子病歷檔案從檔案庫中逐步延伸到庫房之外，因此更加重視對電子病歷檔案的風險管理工作。

（三）管理手段控制

電子檔案管理人員可以對數據內容進行更改，同時具有不同權限的管理人員也能對病歷實施調取和更改，但是因人為操作具有不可避免性，因而這就需要我們要不斷加強對檔案管理人員的培訓力度，提高其對風險的防范意識以及抵御外來誘惑的能力，防止出現違反職業道德行為的出現，第一我們要強化對檔案管理人員的培訓力度，多學習一些相關專業知識以及法律文獻，有效提高檔案管理人員的專業素質以及道德水平；第二，加強各個醫院間的人員交流，培養復合型人才。

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關鍵詞 安全性 電子檔案 管理方法

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A

當前，廣泛運用的電子信息技術和迅速發展的信息產業，電子政務工作的蓬勃發展，電子文件及網絡的日益普及，也正在改變著傳統的信息存儲和傳播方式，由此產生了電子檔案。電子檔案的出現，使檔案館（室）打破了單一的傳統的紙質檔案的管理模式，形成了由電子檔案與紙質檔案兩類檔案共存的局面。電子檔案的出現，使當前的檔案管理工作向自動化、有序化和科學化、簡單化方向發展，這無疑提升了檔案的管理水平。同時，電子檔案自身的存儲特點以及網絡的普及，是電子檔案也存在未知的諸多安全隱患。所以，我們必須與時俱進，以全新的工作方法來適應這種變革

一、電子檔案存在的安全性的認識

首先，電子檔案與紙質檔案有著根本的區別。電子檔案的安全性尤其重要，沒有良好的安全防范措施，電子檔案的存在將不再有任何意義。為了維護電子檔案的原始性、真實性和安全性，使其真正具有法律的權威性，安全管理工作要給予高度重視。電子文件與電子檔案是相輔相成的，檔案系統管理的操作人員直接參與電子檔案的管理工作，可隨意在數據庫中增添、改動、刪除電子檔案內容。因此，電子文件的數字簽名技術、消息認證和身份驗證技術需要盡快應用普及。

其次，計算機病毒是侵蝕電子檔案的禍根，它可能造成整個系統的癱瘓乃至數據的全部丟失。因此，對接收的每塊磁盤都要查驗病毒，網上更要預防病毒炸彈的攻擊。近幾年來，黑客的攻擊已超過計算機病毒的種類，總數已達到上千種。據悉，我國 95％與互聯網相接的網絡管理中心都遭到過境外黑客的攻擊或侵入，檔案部門的管理網絡尚處于初級起步階段，網絡安全系統脆弱，易給黑客留下可乘之機。因此，保障電子檔案安全性是亟待解決的問題。

最后，人員素質關系到電子檔案的質量。電子文件是電子檔案生命周期的初始階段。電子文件由于自身的特殊屬性，它可以隨時增、刪、改而不留痕跡，人們無法判斷其原始性和真偽性。為了確保電子檔案的真實性、可靠性和安全性，我們必須從源頭抓起。計算機操作人員作為電子文件和電子檔案的具體執行者，他們的個人素質關系到電子文件的形成質量和電子檔案的真實性，這就要求操作人員不僅要有良好的職業道德、思想品質和熟練的檔案管理知識，還要有一定的計算機應用技能。因此，對檔案管理人員進行系統的崗位培訓和職業道德教育勢在必行。以紙質檔案作為電子檔案的鑒定基礎，對接收進館的電子檔案，要逐一鑒定、檢測，采取嚴格的措施，制定嚴密的管理分段負責制度，進行監督指導，確保電子檔案的質量和安全。

二、電子檔案的管理方法

1、電子檔案的收集與整理。處理電子檔案的前提是具備了電子檔案存儲平臺，所以計算機是必不可少的，在檔案收集前就建立好辦公自動化模塊，將收集工作延伸到存儲系統設計階段，為電子檔案的管理奠定基礎。電子檔案的整理應當按照歸檔原則、格式和規范進行，一般是以年度、組織機構、保管期限分類存盤，在接受文件時集中完成，同時對歸檔的電子文件編寫簡要說明，存盤后，檔案人員按照數據庫結構和規范建立電子檔案的目錄路徑，以便于查找。

首先，要加強對電子文件歸檔工作的統一領導。從電子文件形成到歸檔，跨越了許多部門，而這些部門之間多有計算機網絡聯在一起。有些部門工作互有交錯，職責難以區分，所以對電子文件要指定專門機構和專人負責，這一點尤為重要。否則，一盤散沙，就達不到使電子文件歸檔的目的。其次，要明確電子文件歸檔的工作程序、內容和要求。電子文件歸檔應按歸檔工作程序和步驟進行，這樣才能有效保證歸檔電子文件的真實性、完整性，才有利于整個歸檔過程的管理，確保歸檔工作順利進行。最后，要采取必要措施，確保電子文件歸檔和質量要求。要保證此項工作正常進行，關鍵是抓好檔案部門和電子文件形成部門之間的協調工作，使電子文件管理與電子檔案管理形成一個有機整體，避免互相推諉扯皮，以提高文件的質量，為下一步提供利用打好基礎。

2、電子檔案的使用管理方法。鑒于電子檔案在保存與維護方面的復雜性，為使之安全、可靠并永久處于能隨時、準確地提供利用的狀態，就需要認真做好如下幾項工作：一要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案都是以脫機方式存儲在光磁介質上的，所以要提供一個適合于光磁介質保存的環境。如適宜的溫濕度，存放載體的庫房及框架等都應達到要求，要能防塵、防光、防變形，并遠離磁場及有害氣體等。二要保證電子文件檔案內容邏輯上的準確。由于電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體中，所以在以后利用時，還必須依賴于電子計算機的軟硬件平臺將電子檔案內容還原成人們能直接閱讀的格式。這是一個很復雜的過程，所以必須了解其內容格式在編排上不一致性和還原時所采用的技術與方法有差異的特點。為保證電子檔案內容邏輯上的準確，必須對其依賴的技術和數據結構、相關定義參數等加以保存。三要對電子檔案載體經常進行有效檢驗與維護。電子檔案載體特別是磁載體極易受保存環境的影響，所以要經常對其進行檢測和拷貝，以確保電子檔案的可靠性，以便能長期利用。

篇4

目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業的辦公帶來了巨大的變革，使企業辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業在高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業的數據被盜，所以，企業在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。

避免風險的措施

提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：

1.積極引進最新技術。

計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.制定一些制度。

為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。

3.及時消除風險。

為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

篇5

關鍵詞：電子檔案管理；傳統檔案管理；利與弊；分析；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

當下正處于信息化時代，檔案管理工作突破了傳統形式的管理模式，即拋棄紙質管理方式應用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優勢，能夠有效地提高管理的效率，滿足現展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現在越來越多的檔案數據被建立起來，電子檔案管理會被更加廣泛的應用于管理工作中，所以對電子檔案管理的安全加強重視具有重要的意義。

一、電子檔案管理同傳統檔案管理的比較

電子檔案管理充分的體現了現代化元素的應用，例如應用電子信息技術等形式對數據進行存儲以及管理。在應用電子檔案的過程中，不會再涉及到紙質檔案資料的處理環節，可以利用網絡系統和一些專門的管理軟件進行數字化管理。電子檔案管理同傳統形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。

（一）歸檔時間不同。電子檔案管理和傳統檔案管理具有歸檔時間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時間，可以隨時隨地進行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應用網絡把文件向檔案的管理部門進行傳輸，再利用電子數碼簽名認證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對于傳統形式的紙質檔案管理，主要是通過檔案管理部門進行統一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關部門，這些工作都是具有周期性質的，必須要在實施前做好具有標準性的表格等材料，以方便各部門之間的發放工作以及回收。

（二）管理方式不同。電子檔案管理應用電子編碼的技術，將各個不同的檔案文件貼上不同的標簽進行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復雜的特點。與電子檔案管理方式不同，傳統檔案管理因為在進行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。

（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發生老化以及變質的現象，一旦發生這些狀況就會造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現以上問題的主要措施就是應用安全備份等方式，并且聯合形成專門的文件管理部門，轉換文件的格式，將文件的格式統一轉換后進行存儲。而傳統檔案管理存儲只需要保持紙質的完整性，令其不受破損即可，但是對于保護環境卻提出了較高的要求。所以，傳統檔案管理對于檔案的保存更具有困難性。

（四）查詢方式不同。對于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進行正常的查詢。例如，查詢者只有經過申請注冊的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統檔案管理要先向有關的檔案管理部門提出申請，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優勢。電子檔案管理具有諸多的優勢。首先，應用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因為在歸檔的時間以及歸檔的方式都節省了大量的時間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應用現代科學技術，例如應用數據傳輸技術，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時間，采用專門的軟件對檔案的數據做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對紙張的利用，所以在環保工作中具有突出的貢獻。由于減少了對紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對樹木的砍伐，有效地保護了森林資源，具有更加重要的意義。同時，采用電子檔案管理的方式能夠降低對訂書釘、印刷和筆墨等材料的應用。

（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應用了科學技術增添了現代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對于電子文件管理工作制訂了有關的法律法規進行約束其工作行為，但是以現有的法律規定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當下電子檔案管理在法律規定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應該深入的研究的內容。其次，電子檔案管理具有的最嚴重的弊端就是文件載體容易老化以及變質。因為如果在長期使用的情況下其很可能會造成無法讀取的狀況。一旦發生這種現象，就會引發文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當下有關的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護措施，防止或者避免文件載體發生老化或變質，造成無法讀取的現象。例如應用安全備份或云技術等方式，獲得了良好的保護效果。再次，電子檔案數據在進行傳輸的過程中或在實施共享的時候，對于數據的安全保護問題也是一項要考慮的問題。當下信息技術正在高速發展，給數據信息的傳送帶來便利的同時，也產生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數據過程中很容易對其安全性產生威脅，所以應該引起有關的管理人員的重視，并且加強防范，例如應用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應用電子檔案管理對于工作人員提出了較高的要求。因為在歸檔程序中具有較復雜的程序環節，并且工作繁瑣，對于技術水平的要求較高，所以需要具備高素質能力的工作人員。

參考文獻：

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[4]董利紅.試析電子檔案和傳統檔案管理的異同點[J].陜西檔案，2015（02）.

[5]張承宇.基于QR碼水印的電子檔案管理系統的設計與開發[D].浙江理工大學，2013.