序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇電子檔案管理要求，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，電子檔案管理已經(jīng)逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，成為檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展趨勢。但我國檔案管理機(jī)構(gòu)和組織在實(shí)施電子檔案管理過程中，經(jīng)常會遇到這樣那樣的問題。本文首先對電子檔案管理的基本要求展開分析，并總結(jié)了電子檔案管理存在的幾點(diǎn)問題，最后有針對性的提出電子檔案管理的完善策略，為電子檔案管理的進(jìn)一步完善提供資料參考。

關(guān)鍵詞：

電子檔案管理；基本要求；完善策略

實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢。但由于我國電子檔案管理起步較晚，在電子檔案管理中經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題。這些問題嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和檔案的調(diào)用效率。隨著電子檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，如何在應(yīng)用電子檔案管理過程中，優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)，利用信息技術(shù)提高檔案管理工作的效率，已經(jīng)成為檔案管理領(lǐng)域亟需解決的問題。

1電子檔案管理的基本要求

1.1原始性

電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實(shí)變虛”致使“原始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中，它既是原始的，又是復(fù)制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。

1.2真實(shí)性

電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實(shí)性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯”的概率會高于傳統(tǒng)檔案。

1.3完整性

電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機(jī)構(gòu)不同，制言語主、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識、技能、方法的標(biāo)準(zhǔn)亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來文件、審批文件、評審驗(yàn)收文件，經(jīng)常處于滾動狀態(tài)，如不及時整理歸檔，可能會使信息資料失散，造成檔案不完整。

1.4安全性

電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問題，吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

2電子檔案管理存在的問題

2.1原始性問題

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件的原始性比較容易界定，紙質(zhì)檔案的原始性能夠通過內(nèi)容、載體、形式表現(xiàn)出來，人們通過對字跡、印記和紙張材料的技術(shù)分析，便能夠判斷檔案的原始性。但電子檔案作為一種虛擬檔案，其本質(zhì)只是一組數(shù)據(jù)，基于二進(jìn)制生成的檔案數(shù)據(jù)在傳輸時不會發(fā)生任何變化，因此根本無法判斷文件的原始性信息。正因如此，電子檔案的原始性判斷成為了電子檔案管理工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，如何解決電子檔案管理中的原始性問題，顯然已經(jīng)成為制約電子檔案管理水平發(fā)展的關(guān)鍵問題。

2.2真實(shí)性問題

在電子檔案的管理工作中，必須將紙質(zhì)檔案通過處理技術(shù)處理為完整的電子檔案。在檔案轉(zhuǎn)錄過程中，極易由于轉(zhuǎn)錄人員的疏忽大意造成電子檔案失真。一旦電子檔案失真，檔案在使用過程中難以保證真實(shí)性，將會給資料參考人員以錯誤的判斷，從而影響檔案質(zhì)量。由于電子檔案儲存與數(shù)據(jù)庫中，由于電子文件的可更改和可修改性質(zhì)，也容易導(dǎo)致部分管理人員為了一己私利篡改電子檔案，使檔案的真實(shí)性出現(xiàn)問題。

2.3完整性問題

電子文件主要存儲與數(shù)據(jù)庫中，但當(dāng)遇到檔案需要調(diào)用時，則會從數(shù)據(jù)庫中通過拷貝流動到其他媒介中。如果在拷貝和復(fù)制過程中程序出現(xiàn)問題，或者設(shè)備出現(xiàn)故障，很容易導(dǎo)致電子檔案信息丟失。由于電子檔案的儲存介質(zhì)為電子設(shè)備，因而這些設(shè)備比較容易受到環(huán)境的影響，導(dǎo)致文件損壞，這也是影響電子檔案完整性的重要因素之一。

2.4安全性問題

網(wǎng)絡(luò)安全一直是我國在互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)和發(fā)展中的工作重點(diǎn)，但由于互聯(lián)網(wǎng)屬于公共信息分享平臺，盡管采取很多措施避免電子檔案受到黑客攻擊，但由于計(jì)算機(jī)病毒日新月異，很難保證數(shù)據(jù)在存儲和使用過程中不會受到安全威脅。一旦數(shù)據(jù)庫被黑客攻擊，數(shù)據(jù)庫中存儲的數(shù)據(jù)就會遭到黑客的篡改，影響數(shù)據(jù)的安全性，給珍貴的檔案帶來不可挽回的損失。

3電子檔案管理的完善策略

3.1電子檔案的形成制度要進(jìn)一步完善

在形成電子檔案的過程中，必須遵照國家規(guī)定的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，對于不同媒體電子檔案的接收、存儲、參數(shù)指標(biāo)和載體形式加以規(guī)范。同時，對于電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應(yīng)一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。

3.2電子檔案要執(zhí)行更為科學(xué)的歸檔制度

要進(jìn)一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環(huán)節(jié)。歸檔是整個文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應(yīng)軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同電子檔案有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關(guān)說明與描述的一致性；電子檔案機(jī)讀目錄及相關(guān)軟件、說明等也應(yīng)同時歸檔；電子檔案所使用的存儲載體是否符合要求。同時，檔案管理部門還要對電子檔案的歸檔時間、范圍及歸檔方式做出明確、細(xì)致的規(guī)定，以維護(hù)電子檔案在程序上的合法性與真實(shí)性。

3.3建立嚴(yán)格的保管制度

電子檔案歸檔后就需要一套嚴(yán)格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲載體的質(zhì)量關(guān)；其次，要規(guī)范存儲載體的保管條件，電子檔案的保管應(yīng)遠(yuǎn)離有害氣體與強(qiáng)磁場環(huán)境，并建立一個適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護(hù)狀態(tài)。

3.4規(guī)范電子檔案的利用制度

規(guī)范電子檔案的利用制度，一是對利用過程的制度管理。檔案部門應(yīng)當(dāng)以自己的信息安全技術(shù)條件為依據(jù)，采取適宜的利用方式。在確保提供電子檔案信息完整、真實(shí)的基礎(chǔ)上，以電子檔案的密級為根據(jù)，進(jìn)行有效地分層次管理；二是對人員的制度管理。電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和電子檔案保管人員等。應(yīng)以他們各自的分工為依據(jù)，對其使用權(quán)限進(jìn)行合理的限制，可根據(jù)各種人員的身份、級別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內(nèi)容，決定對其授權(quán)的范圍。

綜上所述，電子檔案管理作為現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展的必然方向，其技術(shù)應(yīng)用和發(fā)展影響著我國檔案管理水平的提高和檔案資料的利用效率。想要進(jìn)一步提高電子檔案管理水平，就要抓住電子檔案管理的基本要求，解決我國電子檔案管理工作中存在的問題，提高我國電子檔案管理的工作水平，在實(shí)現(xiàn)對檔案資料的數(shù)字化管理的同時，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，為社會的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

作者：賈德鋒 單位：黑龍江慶安縣勤勞鎮(zhèn)農(nóng)牧業(yè)技術(shù)綜合服務(wù)中心

參考文獻(xiàn)

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【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院管理  電子檔案  問題  對策

        隨著信息時代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)及醫(yī)療相關(guān)信息技術(shù)也日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往的傳統(tǒng)的文書文檔發(fā)展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，如何提高醫(yī)院的電子文檔檔案管理質(zhì)量，是醫(yī)院檔案管理中亟待解決的問題。加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè),是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)[1]。通過對電子文件管理存在問題及對策進(jìn)行探討，推進(jìn)電子檔案的管理。

        1  醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題

        1.1  檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多

        醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些x線檔案、病理切片檔案、檢驗(yàn)檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡(luò)辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個業(yè)務(wù)科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息則由信息科管理，在一個單位內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。

        1.2  醫(yī)院電子檔案管理的意識和制度不健全

        有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實(shí)際運(yùn)行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學(xué)習(xí)多與專業(yè)技術(shù)有關(guān)，很少組織檔案管理方面的學(xué)習(xí)，檔案管理的宣傳力度及認(rèn)識均不夠。同時，由于對醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)及范疇還不夠明確，導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設(shè)相對落后，跟不上檔案管理的需求。

        1.3  電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍

        由于醫(yī)院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計(jì)算機(jī)貯存，科室在日常計(jì)算機(jī)管理時對網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時如何對電子檔案進(jìn)行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導(dǎo)致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。

        1.4  檔案管理人員素質(zhì)有待提高

        由于醫(yī)療是一門專業(yè)性很強(qiáng)的專業(yè)，目前醫(yī)院的檔案管理人員在文化程度、醫(yī)療技術(shù)知識、醫(yī)療管理流程、電子信息技術(shù)、檔案專業(yè)知識等方面均有待提高，在醫(yī)療人才培養(yǎng)中，多重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)方面的提高，對檔案管理人員的素質(zhì)提高的意識不夠，投入不足，導(dǎo)致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發(fā)展，直接影響了檔案管理水平的進(jìn)一步提高。

        1.5  檔案管理硬件不能滿足要求

        醫(yī)院的電子檔案管理涉及科室面廣，計(jì)算機(jī)在醫(yī)院已廣泛應(yīng)用，部分科室已經(jīng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，但全院網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一規(guī)范管理還有待完善，相應(yīng)的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相對較少，導(dǎo)致電子檔案管理往往不能滿足要求。

        2  提高醫(yī)院電子檔案管理的對策

        2.1  建立完善醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

        醫(yī)院檔案信息量大、類別多，可采取相應(yīng)的高科技手段，為數(shù)據(jù)庫無紙化創(chuàng)造契機(jī)[2]。建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)、線條及要求，這種管理模式有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，有利于組織監(jiān)督各相關(guān)部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責(zé)；有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時有利于通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)多元化信息資源的共享及權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃。

        醫(yī)院的電子檔案管理可以實(shí)行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負(fù)責(zé)醫(yī)院病案統(tǒng)計(jì)管理、圖書管理和計(jì)算機(jī)管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。二個部門職責(zé)明確，互相配合，共同協(xié)作。

        2.2  制定相應(yīng)的電子檔案管理制度

        要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院建立相應(yīng)的電子檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進(jìn)行管理。

        2.3  加強(qiáng)培訓(xùn)，提高認(rèn)識

        檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和了解醫(yī)療活動的規(guī)律、工作流程、信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全、醫(yī)學(xué)管理等知識。特別是對于數(shù)字化醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡(luò)管理安全等技術(shù)的應(yīng)用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認(rèn)識,要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度及本單位的檔案管理規(guī)定，提高對檔案管理知識的認(rèn)識及理解。

        2.4  加大檔案管理的投入

        電子檔案管理的好壞，關(guān)系到醫(yī)療安全及檔案信息的完整，也是醫(yī)院教學(xué)、科研的需要，最終達(dá)到檔案能夠得到充分利用的目的。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優(yōu)越的計(jì)算機(jī)、軟件，刻錄儀器及選擇科學(xué)的存貯方式。還要配置高性能的保障網(wǎng)絡(luò)安全的軟件，如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，保障電子檔案的正常、有序運(yùn)行。

        隨著科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進(jìn)，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進(jìn)工作，以滿足醫(yī)院對檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。 

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 蔣莉君.談醫(yī)院檔案管理.西部醫(yī)學(xué).2008(20)02：444-445.

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計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的不斷推廣加速了信息化時代的到來，而信息化技術(shù)在電子檔案管理工作中的應(yīng)用也是檔案管理部門提高工作效率和質(zhì)量的重要途徑，但是在應(yīng)用存在的問題也使得信息化技術(shù)無法發(fā)揮真正的作用。檔案是信息的重要來源，其重要性不可言喻，為了保證檔案信息的準(zhǔn)確性、科學(xué)性和有效性，加強(qiáng)對電子檔案的管理是檔案管理部門的重要工作，也是需要借助信息化技術(shù)來完成的。【1】

一、電子檔案管理系統(tǒng)研究的背景

信息化技術(shù)的發(fā)展不僅有利于檔案管理工作的有效進(jìn)行，在另一方面也對檔案管理工作的準(zhǔn)確性和有效性提出了更高的要求。現(xiàn)階段檔案主要類型有兩種：其一是正在產(chǎn)生或者已經(jīng)產(chǎn)生的各種形式的檔案，如紙質(zhì)形式、聲音形式和視頻形式等；其二是在運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行事物處理時所產(chǎn)生的電子檔案。由于計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的廣泛性，第一種傳統(tǒng)的檔案類型已經(jīng)逐漸向電子檔案形式轉(zhuǎn)變，而現(xiàn)在檔案管理的主要對象就是電子檔案。工作的快節(jié)奏也加速電子檔案的增長，對于電子檔案的有效管理也逐漸困難，形成有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)是急需解決的問題，也是促進(jìn)電子檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。而現(xiàn)如今，電子檔案管理工作的信息化逐漸受到社會各界的重視，作為我國信息管理工作中的一部分，國家和政府也加大了對電子檔案管理系統(tǒng)研究工作的支持，也顯示出電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)的必要性。

二、現(xiàn)階段電子檔案管理軟件中存在的問題

對于電子檔案管理軟件的研發(fā)工作一直在持續(xù)進(jìn)行著，但是由于傳統(tǒng)檔案管理方法的影響和對電子檔案管理沒有全面的了解，研發(fā)出的軟件在使用過程中仍舊存在一定的問題，無法保證電子檔案管理工作準(zhǔn)確性和有效性，在傳統(tǒng)管理方法向新電子檔案管理上的轉(zhuǎn)變還需繼續(xù)進(jìn)行。該文原載于中國社會科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來源而如今電子檔案管理軟件存在以下幾種問題：

現(xiàn)存的軟件大多還是應(yīng)用于對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行輔助的管理，對于電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的差異性，沒有創(chuàng)新檔案管理方法，而電子檔案管理系統(tǒng)在工作流程和使用功能上都應(yīng)該有一定的變化。【2】

很多軟件主要是針對某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對電子檔案進(jìn)行歸檔時，忽略了與之相關(guān)的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。

諸多軟件在設(shè)計(jì)過程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設(shè)置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開發(fā)技術(shù)比較落后，無法順應(yīng)電子檔案內(nèi)容和類型不斷更新的新形勢。

電子檔案的使用的有效性是軟件在設(shè)計(jì)過程中應(yīng)該考慮的問題，對電子檔案的管理一方面是對于事情的記錄，而另一方面則是對于檔案的利用，這也是現(xiàn)行軟件中存在的最重要的問題。即使很多軟件對電子檔案的基本管理工作符合要求，但是在電子檔案使用管理上一直找不到突破點(diǎn)。

三、電子文件檔案管理系統(tǒng)

電子文件檔案管理系統(tǒng)的基本要求

檔案按照不同的劃分方法可以對電子檔案有不同歸類，在上述中已經(jīng)說明電子檔案的兩種形式，自動化產(chǎn)生而成和由紙質(zhì)檔案發(fā)展而成，自動化產(chǎn)生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點(diǎn)也是難點(diǎn)，與紙質(zhì)檔案的管理也有一定的區(qū)別。對于電子化檔案的管理主要包括幾個方面的內(nèi)容：首先是檔案的收集，自動化而成的電子檔案是產(chǎn)生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過程中也需要運(yùn)用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標(biāo)就是保證檔案的準(zhǔn)確性，在進(jìn)行整理時，盡量按照檔案的原件進(jìn)行整理。而另外一個要求就是電子檔案的有效性，檔案的整理也需要方便后期的使用，保證檔案整理的質(zhì)量，可以在整理時附加對檔案的說明。最后則是對電子檔案歸檔后的保護(hù)，由于電子檔案載體的不同，在保護(hù)的時候也要謹(jǐn)防檔案信息的流失。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理上的差異性也說明了傳統(tǒng)檔案管理方法是不可行的，在對電子檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)上也需要根據(jù)電子化檔案的特點(diǎn)，進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)。【3】

電子文件檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

收集模塊。電子文件檔案管理系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產(chǎn)生的文件按照各部門的要求進(jìn)行歸檔，各部門的工作人員運(yùn)用系統(tǒng)中的收集器開展收集工作。

鑒定模塊。電子檔案的鑒定主要是檔案管理人員對相關(guān)檔案的管理期等內(nèi)容進(jìn)行修改，并且發(fā)表鑒定意見，同時對已滿管理期限的電子檔案歸入銷毀清冊中。對于電子檔案的鑒定主要工作流程是：首先是對已歸檔電子檔案的瀏覽對其使用價(jià)值進(jìn)行判斷，其次對符合要求的電子檔案進(jìn)行屬性判斷，最后則是形成預(yù)立卷電子檔案。

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關(guān)鍵詞：環(huán)境檔案管理 電子化 信息化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2013）09-0013-01

環(huán)境檔案管理是一項(xiàng)涉及多學(xué)科多領(lǐng)域的工作，它需要一定的技術(shù)基礎(chǔ)。環(huán)境檔案管理的對象就是在環(huán)保過程中所產(chǎn)生的真實(shí)材料，這些專業(yè)活動包括環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科技環(huán)境法制及環(huán)境研究。

一、目前環(huán)境檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1.傳統(tǒng)的環(huán)境檔案管理方法

檔案管理工作的綜合性較強(qiáng)，檔案管理員的工作量一般都比較大，需要有很好的耐心和細(xì)心的工作態(tài)度。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要就是檔案的收集和分類工作，管理員首先需要把環(huán)保科技檔案可以分為以下八類：環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科學(xué)研究、環(huán)境工程與基本建設(shè)、儀器設(shè)備與環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量；然后按系統(tǒng)的方法將檔案迅速地整理好，并以適當(dāng)?shù)姆椒ū４妫乐渭堎|(zhì)檔案發(fā)生霉變、長蟲、發(fā)霉、遺失等問題

2.電子文檔管理方式不受重視

使用電子文檔來保存信息不僅可以節(jié)省大量的紙質(zhì)資源，還能提高信息的安全性與完整性；但是這種方式需要更多的技術(shù)投入，必須以一定的計(jì)算機(jī)設(shè)備為基礎(chǔ)，對檔案管理人員的管理要求、技術(shù)要求也更高，工作量也增大。在實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化信息化的過程中還存在以下問題：首先，硬件設(shè)備和軟件設(shè)備不能達(dá)到要求，缺少資金投入和技術(shù)支持；其次，檔案管理人員的技術(shù)水平落后，尤其是缺少專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作技能。因此，要實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理的電子化和信息化不僅需要政府的資金和技術(shù)投入，也需要加大對管理人員的培訓(xùn)。

3.當(dāng)前我國環(huán)境檔案管理存在的問題

一方面，我國環(huán)境檔案管理體系沒有保障機(jī)制，表現(xiàn)為既沒有專門的環(huán)境檔案管理準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)，即使在與檔案管理相關(guān)的法律中也很少有涉及環(huán)境檔案管理的條例，也沒有環(huán)境檔案和信息披露的制度和規(guī)范，對信息披露的范圍、內(nèi)容、形式都沒有統(tǒng)一的規(guī)定。另一方面，從技術(shù)層面來看我國還沒有建立完整的環(huán)境檔案管理技術(shù)體系，沒有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

二、環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點(diǎn)和方式

1.環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點(diǎn)

環(huán)境檔案管理電子化信息化就是以電子文檔來儲存所要管理的信息，電子文件是以光盤、磁盤等為載體，與紙質(zhì)文檔相比，它有以下特點(diǎn)：電子文檔離不開現(xiàn)代辦公設(shè)備的支持，最主要的設(shè)備即計(jì)算機(jī)；通過這些現(xiàn)代化的設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)文檔信息快速、便捷的共享，不會有任何時間和地域的限制；通過這些設(shè)備也可以快速地對信息進(jìn)行修改或補(bǔ)充；電子文件的保存環(huán)境沒有紙質(zhì)文檔的保存環(huán)境要求高，只要這些設(shè)備不發(fā)生損壞即可。

2.電子文件歸檔的方式

要把電子文件歸檔，目前一般使用的方法是將文件保存在磁盤上，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)移交檔案。以保存在磁盤上的方式來歸檔看起來文檔的保存期可以無限長，但實(shí)際上磁盤很容易受到損壞，對電子文檔產(chǎn)生很大的安全威脅，而一旦電子文檔受到破壞，要恢復(fù)起來難度很大，甚至不可能。所以，采用這種方式首先就要保障電子文檔的安全性，保證文檔內(nèi)的信息不回丟失，可以通過采取文件備份的方法解決該問題，但這又會使存儲磁盤的數(shù)量增多，管理人員的工作量也會增大。所以最佳的歸檔方式之一是通過網(wǎng)絡(luò)版辦公自動化管理系統(tǒng)歸檔，這種方式是讓辦公室與信息部門合作，由辦公室統(tǒng)籌管理工作，而信息部門依靠其技術(shù)設(shè)備及人才條件負(fù)責(zé)電子文件歸檔并負(fù)責(zé)保證其安全。當(dāng)然最好的方式還是把兩種方式同時使用，做好網(wǎng)絡(luò)存貯的同時把文件存入光盤。

三、實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化和信息化的必要性

檔案管理方式的電子化與信息化已經(jīng)成為信息時代的大勢所趨，環(huán)境檔案管理也不例外。

1.環(huán)境檔案管理電子化和信息化可改善檔案管理工作

電子化和信息化可以打破檔案利用的種種局限，特別是時間限制和地域限制，使檔案管理可以與全國甚至全世界接軌，檔案管理部門能獲得更多的支持，使檔案管理部門由封閉走向開放。檔案管理職能不僅局限于檔案的收集、整理與保管，信息化和電子化使得其職能擴(kuò)展到信息采集、管理和服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)信息資源的合理配置、科學(xué)管理。

2.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是形勢發(fā)展的需求

21世紀(jì)是信息化高速發(fā)展的時代，人類的每項(xiàng)工作都離不開高科技的支持，環(huán)境檔案管理也不例外。環(huán)境檔案管理要管理的檔案文件通常有上百萬件，這些文件都是一個地區(qū)或國家珍貴的信息資源庫，檔案管理的意義就在于要讓這些資源得到各級領(lǐng)導(dǎo)和普通群眾的充分利用，充分實(shí)現(xiàn)資源共享，為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展及環(huán)境保護(hù)服務(wù)。近年來，環(huán)境檔案管理電子化信息化的趨勢越來越明顯，檔案載體已經(jīng)大部分被光盤、磁盤取代，隨之也產(chǎn)生了一系列檔案管理的問題，例如電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用問題，要解決這些問題就要加快檔案管理電子化信息化的建設(shè)。

3.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是社會的強(qiáng)烈需求

在競爭越來越激烈的當(dāng)今社會，人們的世界觀念越來越強(qiáng)，對工作效率的要求越來越高，領(lǐng)導(dǎo)在做決策時也要做到迅速、準(zhǔn)確，職能部門的工作對數(shù)據(jù)也要求及時、準(zhǔn)確，社會大眾對檔案信息的需求量也在增加，尤其是隨著環(huán)保意識的加強(qiáng)，人們對環(huán)境檔案信息的需求明顯增大。面對這些群體，檔案管理部門只有以最全、最新、最直接、最方便的方式提供信息才能滿足達(dá)到要求，這就迫使檔案管理部門改變傳統(tǒng)的管理方式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供多功能而快捷的服務(wù)。

四、結(jié)語

傳統(tǒng)的環(huán)境檔案的紙質(zhì)管理方法已經(jīng)不再適合現(xiàn)當(dāng)代對于檔案管理的要求，電子化信息化的今天，環(huán)境檔案管理由紙質(zhì)管理方法轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒芾硎潜厝悔厔荩挥许槕?yīng)時代潮流利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供更舒適的服務(wù)，才能讓環(huán)境檔案的管理和使用更加安全更有效率。

參考文獻(xiàn)

[1]趙潔，檔案管理信息電子化問題研究，神州，2013（01）.

篇5

1.1電子檔案的管理不規(guī)范

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)學(xué)高校中的普及應(yīng)用，醫(yī)學(xué)高校中的電子檔案數(shù)量也越來越多，如何對這些電子檔案進(jìn)行規(guī)范管理成為檔案管理人員的工作重點(diǎn)。有很多高校檔案室缺少必要的電子檔案管理規(guī)范，管理人員在對電子檔案進(jìn)行整理時由于缺少一定的規(guī)范，各自整理的結(jié)果都不相同，反而增加了電子檔案的管理困難。同時在檔案安全方面，醫(yī)學(xué)高校中也缺少必要的安全管理規(guī)范，很多教師和管理者對電子檔案進(jìn)行處理時只是簡單地進(jìn)行邏輯歸檔，并沒有采取相應(yīng)的安全措施對電子檔案加以保護(hù)，同時，部分檔案管理者對計(jì)算機(jī)技術(shù)了解過少，對于如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對電子檔案進(jìn)行安全管理不甚了解，這就使得學(xué)校的電子檔案處于危險(xiǎn)境地中，一旦計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，就會造成電子檔案的丟失。

1.2缺乏電子檔案管理人才

有的醫(yī)學(xué)高校中對于電子檔案管理并不重視，也沒有設(shè)置專門的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，而即使設(shè)立了管理部門對電子檔案進(jìn)行管理，但管理部門的人員很多都缺少必要的電子檔案管理知識，對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解又很少，這就使得電子檔案管理不符合相關(guān)檔案管理要求，而高校電子檔案由于缺少有效的管理，導(dǎo)致電子檔案丟失、泄露等問題經(jīng)常發(fā)生，歸結(jié)起來都是缺少相應(yīng)的管理人才造成的。而現(xiàn)有的管理人員自身素質(zhì)又較低，導(dǎo)致整個醫(yī)學(xué)高校的電子檔案管理處于低效狀態(tài)中。

2信息時代電子檔案管理的策略

2.1建立相關(guān)電子檔案管理規(guī)范

醫(yī)學(xué)高校應(yīng)該針對電子檔案的特殊性質(zhì)，并結(jié)合學(xué)校自身檔案文件情況，建立相關(guān)電子檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對電子檔案的歸檔工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面進(jìn)行明確，并健全相關(guān)電子檔案信息化管理機(jī)制，推動醫(yī)學(xué)高校電子檔案管理的信息化發(fā)展。同時，針對電子檔案管理中存在的歸檔問題，學(xué)校應(yīng)該建立相應(yīng)的歸檔制度，從檔案的形成到開發(fā)利用每一個環(huán)節(jié)都要進(jìn)行明確，實(shí)施對電子檔案的全過程管理，對每個環(huán)節(jié)管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確，以保證醫(yī)學(xué)高校中的電子檔案管理能夠有規(guī)范可依。

2.2加強(qiáng)電子檔案形成管理

針對于電子檔案在歸檔前很多信息流失或是不加篩選地全部歸檔的問題，檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對歸檔前的電子檔案形成管理，既要確保電子檔案的完整性，又要仔細(xì)進(jìn)行篩選。而為了做到這一點(diǎn)，有必要建立相關(guān)的歸檔政策，在保證管理人員在收集電子檔案時妥善對檔案文件進(jìn)行保管，減少信息流失，同時還可指派專人進(jìn)行電子檔案的累積工作，對于公務(wù)性電子文件，不論是網(wǎng)上上傳的還是網(wǎng)上下發(fā)的都應(yīng)該進(jìn)行歸檔保存，并且要及時進(jìn)行打印處理，以防止檔案在計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題時丟失。在具體的處理措施上，主要有以下幾點(diǎn)，一是將歸檔的檔案文件通通用漢字處理軟件進(jìn)行歸檔處理，并用文本形式進(jìn)行保存；二是對于歸檔的電子檔案應(yīng)該統(tǒng)一保存在檔案室的電腦硬盤上，并且定期檔案管理人員要將其刻錄在光盤上以防丟失；三是對于從各個部門中收集來的電子檔案文件應(yīng)該統(tǒng)一用殺毒軟件進(jìn)行殺毒處理，以保證檔案的安全。

2.3加強(qiáng)對電子檔案的安全管理

制定相應(yīng)的安全管理規(guī)范，從電子檔案的形成到存儲、處理和利用都應(yīng)該制定相應(yīng)的安全措施，例如在存儲電子檔案時要選取性能好的存儲載體進(jìn)行保存，同時要加強(qiáng)對光盤保存環(huán)境的管理，避免光盤受到有害氣體或是強(qiáng)光的危害造成電子檔案丟失。再者，對于存儲在電腦中的檔案文件，管理人員應(yīng)該在電腦上建立相關(guān)的安全保護(hù)系統(tǒng)，加強(qiáng)病毒防護(hù)措施，包括安裝殺毒軟件和防護(hù)墻等，保護(hù)電子檔案安全。

2.4提高電子檔案管理人員素質(zhì)

電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，其對管理技術(shù)的要求更高，因而對管理者的素質(zhì)要求更高。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理室人員的培訓(xùn)工作，豐富其在電子檔案和計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的知識，提升管理人員對電子檔案的管理能力。同時，要注意培養(yǎng)和引進(jìn)具有專業(yè)電子檔案管理技術(shù)的人才，提高電子檔案管理的人員素質(zhì)，促進(jìn)電子檔案管理水平的提升。

3結(jié)語