序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇檔案管理風險，期待它們能激發您的靈感。

篇1

一、目前會計師事務所檔案管理存在的一些問題

我國從1991年恢復注冊會計師統一考試以來，到現在已有二十多年時間，注冊會計師的業務也有很大的發展，會計師事務所的檔案管理也取得了很大的進展，但也存在一些問題，主要有以下幾方面：

1、檔案管理投入不足

會計師事務所在執業過程中，由于過份重視經濟利益，對需要費時費力的檔案管理往往不重視，如一些規模較小的會計師事務所會計檔案無專人管理，檔案存放無專門的檔案室，而是隨意堆放，防潮、防腐、防蛀和防火的措施不足，很容易引起會計檔案的損毀，給檔案安全帶來了隱患，使檔案的質量及壽命受到影響。

2、檔案管理不規范

有些會計師事務所在上半年審計業務繁忙的季節，只注重出報告，而不注重會計檔案的收集整理工作，而是等到下半年業務淡季時才專門抽時間進行會計工作底稿的整理，往往由于時間太長，在整理過程中會出現缺少各種審計證據的情況，如關鍵的詢證函沒有，企業的銀行對賬單不齊，重要的合同沒有復印，有的甚至連企業提供的未審報表都沒有蓋公章，要補的太多，再要求客戶提供又感覺不好意思，只要聽之任之，有多少就整理多少，沒有的就算了。對檔案的借閱也沒有記錄，有的目錄中記載有哪些檔案，但后來被人借出未歸還，但又未登記借閱記錄，結果不知道是哪一環節把檔案弄丟了，曾經有一個會計師事務所在從事司法鑒定業務時，原告方提供了會計憑證之類的會計檔案，事務所注冊會計師在叫來被告詢問某些細節時，被告要求看對方會計憑證的附件，被告利用注冊會計師缺少經驗，趁注冊會計師有事不在場的幾分鐘時間，將某些重要證據撕下帶走，有些進行涂改，造成在開庭質證時，原告方證據效力受到影響。會計師事務所在執業時還會將一些自相矛盾的審計證據一同保存，比如說本期確認了收入，但發貨單之類的審計證據卻又不是當期的，有的驗資報告的出資單據如銀行繳款單或進賬單上款項用途寫的是借款，但又作為實收資本的依據。這些無疑存在很大的風險。

3、重業務檔案管理、輕其他檔案管理

作為法律取證材料，一份完備的業務檔案可以挽救一個事務所，而存在重大缺陷的業務檔案又足以讓一個事務所關門。所以，業內人士將會計師事務所的業務檔案形象地稱為“命根子”，而把存在問題的業務檔案則比喻為“定時炸彈”，普遍存在著重業務檔案管理、輕其他門類檔案管理的問題。各事務所對于業務檔案收集比較齊全，形成了一套自己的整理方法，對其他門類的檔案管理則各行其是，有的還嚴重散失，處于無人管理的狀態。

二、加強檔案管理、防范風險的應對措施

會計師事務所如何化解在執業過程中遇到的風險，除了加強自身專業知識學習，提高專業勝任能力，對明顯有風險的業務規避外，在會計檔案管理方面，還要采取以下措施：

1、制定會計檔案管理制度、規范會計檔案保管

每個會計師事務所為了規避風險，規范管理，都應該制定會計師事務所檔案管理制度，對檔案的整理，保管等工作進行分工，明確各部門的責權利。如檔案的接收、移交、歸檔、保管、借閱和銷毀等作出詳細的規定，防止檔案的毀損或泄露。

2、加強培訓和學習，提高執業人員對會計檔案重要性的認識

有許多注冊會計師在執業過程中，會帶一些助理人員一起去企業，其中審計證據的搜集工作交由助理人員去完成，但有些助理人員沒有這方面的經驗，對審計證據也難判斷真假，這樣，就必須事先對助理人員進行有關審計工作底稿相關知識的培訓，使他們對審計證據的范圍和重要性有明確的認識，對審計證據的真假能進行適當的辨別，同時，執業的注冊會計師對助理人員搜集的證據的完整性和真實性要負有主要責任，不能一旦出事就將責任推卸給助理人員。

3、對重要的證據要重點保存

在進行審計業務時，對企業重要資產的權證，如銀行存款的對賬單，房產和土地的產權證、應收賬款的函證以及重大交易的合同，交易記錄等，必須重點保存；對驗資業務中的投入資本的單據，如貨幣資金出資的繳款單或進賬單，實物資產的產權證明及移交記錄等，都必須重點保存。

4、注冊會計師對會計檔案要嚴加審核，保證審計證據的真實性

注冊會計師在執業時，對證據的來源一定要親自獲取，不要讓客戶代為提供，有些行為如詢證函回函寄到客戶處，由客戶代為轉交會計師事務所，貨幣資金出資的詢證函由客戶代為提供，自己不去銀行親自獲取，這些都會形成很大的隱患，存在重大的訴訟風險。曾有個會計師曹日紅佛山市注冊會計師協會廣東佛山528000事務所在做驗資業務時，客戶與銀行人員串通一氣，由客戶將詢證函交給非柜臺的銀行人員，在詢證函上蓋個假章，后來產生訴訟案件，在訴訟中因詢證函屬偽造，造成會計師事務所因工作失職承擔連帶責任。另外對自相矛盾的證據要運用替代程序進行審核，甄別取舍，不要一并保存，以免自己打自己嘴巴。

5、加強職業道德建設，做好保密工作

注冊會計師所從事的工作要體現獨立、客觀、公正，就必須具有良好的職業道德，對在執業過程中知曉的客戶商業秘密，要嚴加保密，不能泄露，更不能以此謀利，要妥善保管好會計檔案，做好借閱記錄，不要使客戶的商業秘密泄露。曾有位注冊會計師利用客戶貨幣資金增資時知曉的信息，將銀行詢證函拍照發給與客戶存在訴訟糾紛的當事人，造成客戶增資存款被凍結并劃走，使客戶造成重大損失，對該會計師事務所的聲譽造成很壞的影響。

篇2

1 房地產檔案管理風險相關問題

1.1 信息化風險問題

互聯網的迅速發展，完善了檔案管理模式，提高了檔案管理的有效性，但通過信息化的方式，進行檔案管理會帶來一定的風險，比如計算機病毒、黑客侵犯、數據不準確以及管理等方面，這些因素的危害性較大，病毒黑客會導致檔案信息泄漏，使得檔案信息被他人切取，給企業造成了很大的損失，因此這些因素使得房地產檔案管理工作存在一定的信息化風險。

1.2 投資風險問題

投資風險也是影響房地產檔案管理工作的一項重要的因素，房地產企業一般考慮到運行過程中可能發生的因素，就會采取異地檔案備份，但是在這種情況下，如果進行異地檔案備份，就會投入很多的成本，包括人員方面以及設備方面等，投資風險就會慢慢凸顯出來。在投資的過程中，如果得到的回報與投資無法實現協調平衡，就會很容易產生投資風險。比如在實行網絡檔案建設的過程中，會引入大量的計算機、掃描儀等等設備，加大了資金的投入，在進行投資時，管理不到位，投資風險就會不可避免。

1.3 知識產權風險問題

現今階段，房地產檔案管理在信息化建設下就是為了能夠達到資源共享。但是涉及到資源共享，在某種程度上很有可能會誘發到知識產權問題上，資源分享的過程中，無法對資源信息進行有效的保護，會使得資源信息出現篡改以及丟失的情況，房地產檔案管理互聯網制度還并不完善，與檔案有關數據信息在分享參考時，知識產權風險問題就會產生。

1.4 人員素質有待提高

互聯網信息化的發展，對于檔案管理人員提出了更高的要求，但部分檔案管理人員缺乏檔案管理知識，信息觀察力也不足，無法及時將檔案進行歸總，信息技術的應用不廣泛，不具備信息技術操作能力，當前在房地產企業中，既能夠掌握房地產業務又能夠運用互聯網技術的人員少之有少，很多檔案管理人員在實際的過程中經常會出現失誤，檔案管理不到位，給房地產企業帶來了不利的影響。

1.5 缺乏檔案管理重視

在房地產企業中很多對檔案管理并不重視，普遍認為房地產檔案的管理工作即文件復制粘貼，進行簡單的統計，并不是房地產登記所重要的工作，也無法對登記產生一定的利潤效益，只要確保檔案不會丟失以及信息不竊密等即可，這樣的思想意識嚴重的影響了檔案管理工作的進展。因此部分房地產企業對檔案管理缺乏認識，從而出現了各種風險，給檔案管理工作產生了不好的因素，影響了企業的發展。

1.6 檔案管理技術手段較為落后

在市場經濟體制下，房地產檔案管理離不開互聯網信息系統，但部分房地產企業檔案管理部門在信息系統開發方面還存著不足，無法實現規范化、科學化，由于技術方面認識不足，還有一些資金方面的局限，導致互聯網自動化技術比較滯后，無法對信息系統的各個功能進行更新，還有計算機設備也沒有及時的更換，使得信息系統在房地產檔案管理方面得不到很好的發揮，還有部分房地產企業沒有專門的檔案管理部門，無法將檔案管理工作落實到位，依舊延續著傳統的紙質檔案激勵，沒有運用先進的技術手段，限制了檔案管理工作的進展。

2 房地產檔案管理風險的應對策略

2.1 房產檔案抵御風險的能力

房地產企業應加強房產檔案管理，最大限度的避免風險的產生，應對檔案管理人員加強認識，為他們講解風險的危害性。在進行異地備份的情況下加強管理，合理的運用檔案數字化處理，新檔案在歸總時需進行電子化的處理，如果需要進行紙質記錄檔案，與此同時也應采取電子檔案，將電子檔案進行備份，防止丟失以及泄漏，檔案采取一式三份的形式，這樣的情況下，一份檔案丟失還有其它的備份，一定程度上避免了風險源的產生。

2.2 完善信息?c資料檢索體系

為了使房地產企業檔案資料的完整性，應對其進行全面的核對，對檔案的內容要認真的核對，確保檔案的內容與現實所要記錄的內容一致，如果發現檔案內容存在問題，不符合實際的情況，應及時的采取調整，按照一定的程序對檔案采取分類編目，創建案卷號、文號等多方面目錄，設置可靠的檢索資源，方便于用戶能夠迅速的查找。另外不斷的擴大檢索范圍，完善檢索的條件，使得用戶能夠及時的查找到房地產信息，但在這個過程中需要對檔案采取防護措施，避免丟失。

2.3 健全檔案管理體系

房地產檔案信息至關重要，應不斷的健全檔案管理體系，保證檔案管理工作的有序進行，確保檔案的準確性與有效性，房地長檔案管理過程劃分為三方面，收集信息、整理信息以及信息歸檔，需要重視這三方面的流程，為檔案的信息共享與傳遞創在良好的條件，在這個過程中需要不斷的對檔案進行更新，定期對檔案進行核實與監督，對從中所發現的問題，比如信息不一致、信息空缺以及信息丟失等問題應及時的解決，保證檔案信息的完整性，使得檔案管理工作更加規范化。

2.4 提高工作人員的素質

房地產企業應加強人員的管理，提高熱人員的檔案管理知識，提高信息觀察力，及時將檔案進行歸總，對人員進行技術方面的培訓，使其能夠精通互聯網信息技術，提高人員的職責意識。強調應要求人員學會使用計算機上技術對房地產登記信息統計，合理的對房地產資源進行整合，從中能夠挖掘出重要的信息資源，認識到檔案管理的重要性，企業應加強對人員的培訓力度，可以實施獎勵的措施，通過人員的業績，為他們實施獎勵，提高人員工作的積極性，增強他們的歸屬感，更好的對檔案進行管理，從而能夠使檔案管理工作有序的進行。

2.5 做好房地產檔案的風險評估工作

在房地產檔案管理中，應對風險采取一定的評估，從而掌握風險產生的成因以及風險的危害性，從而能夠針對性的運用應對方法來解決這些風險，對檔案存在的某一個特定的風險進行分析，對其所產生的概率進行研究，然后再決定運用哪一種方法解決這一風險比較有效，久而久之，就能夠避免這種風險產生。在進行風險評估工作的過程中，需要結合實際情況來進行，最好請這方面的專家來進行風險評，有效的減小風險帶來的危害。

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關鍵詞：電子信息；檔案管理；風險分析

如今社會中，各行各業都開不開電子信息技術，紙質記錄管理漸漸被取而代之，電子信息檔案管理，隨之因運而生。電子檔案信息的安全是指保護該檔案、保護該檔案的核心內容、數據文件，不受到破環、丟失和竊取。與傳統紙質記錄比較，電子信息檔案管理顯得更加方便。但是在帶來巨大快捷的同時，電子信息檔案管理也存在著很大的風險隱患。

一、電子信息檔案管理中存在的風險

可是就我國目前來說，電子檔案系統的構建才剛剛開始屬于萌芽階段，自身存在著很多缺陷，電子信息檔案管理的風險重在于對其的預防措施太單薄，很難去規避風險，不知道該如何加強信息保護，問題往往出現在電子信息管理人員缺乏科學技術，該管理人員對于電子信息的保護意識不夠清晰，沒有加大管理力度。管理中缺乏信息反饋。電子檔案信息的風險主要來源于網絡黑客或其它網絡病毒，一旦受到攻擊和傳染，那么電子檔案信息的安全將無從談起，這種風險無法得到及時有效的信息反饋，導致就算經歷了惡意網絡攻擊傳染后，也并沒有及時加強管理補救措施，并未對電子信息檔案系統定期及時更新升級，導致系統老化，容易被襲擊。在傳統的管理方式落后的狀態下，新的管理模式仍然還尚未研究、補救、總結、反饋，使得風險系數大大提升。未及時緩解突然風險。在電子信息檔案的管理中會存在很多方面的因素，導致原本簡單的風險防御系統失效，電子信息檔案的管理本身就自帶不安全性，而在面臨突然情況時，如果稍有疏忽那簡單的防御就會徹底崩盤，許多企業在選擇了電子信息檔案管理的同時，也做好了風險轉移的準備，而往往也有大多數企業管理人員未能及時采取措施，未能及時發現風險、未能解決風險[1]。

二、電子信息檔案管理中應對風險的對策

（一）設置訪問權限，減少泄漏風險。諸多企業都存在著蓄意或者非蓄意的人為疏失，有關企業部門并未嚴格執行人員個體確認，因為檔案工作管理人員，都曾或多或少的接觸過不同層次的檔案實體，該工作人員包括，企業人員異動、崗位調換、退休、離職等因素，都很有可能造成電子信息檔案泄漏的風險。該風險需要靠企業落實到個人，對其個人設置訪問權限以及在有效期內個人可以對某部分區域的電腦進行管控和掌握使用權，這樣可大大減少人為泄漏的風險。所謂的電子信息檔案泄漏風險，除了人為泄漏因素外、還包括病毒泄漏。各個企業不光要大力宣導信息安全的觀念，更是要投入科學技術防護，安全觀念提醒我們，防毒措施以及相關資料備份的重要性。網絡這個大載體中可以無形間夾帶著病毒侵入電腦中，造成電子檔案信息系統的感染，導致電子信息資料可能會被某病毒摧毀或者泄漏。與此同時，檔案部門應該建立更好的防毒環境。將重要資料盡可能備份在光碟中，讓備份可以工作法智能化。從而以保證電子信息檔案的安全。（二）維護信息檔案，規范操作流程。在各個企業檔案部門向外提供檔案資料的同時，盡可能的采用電子郵件或者網頁瀏覽的方式進行傳遞操作，在信息檔案發送前應進行強力掃描殺毒，該內容使用過濾方式循環阻隔其它普通網頁的侵入，以此來保證信息檔案的安全，監督保持殺毒掃描前后原件數量是否一致，維護發送信息檔案的原件未受到惡意損壞或丟失，并組織確保已經發送后的系統網頁攻擊事件的出現，以及被他人侵權或盜用其他用途的可能。在當下科技發展如此飛快的社會，電子信息檔案的操作也需要不斷的更新學習，不光防控防病毒這一單方面，在信息系統維護上也要加大學習力度，不能一直停止在一個階段，維系著已經過時的病毒庫，新的病毒體已經出現，就需要檔案部門操作人員及時更新，研究對策，不能持續“以不變應萬變”的思想，應該多方面掌握信息安全的資料，重點關注，就電子信息檔案的管理人員而言，最重要的就是對電子信息檔案的每個環節能有嚴格把控、縝密的的分析、迅速的決定。而多年來，檔案工作都普遍存在著“輕管、重用”的問題[2]。（三）完善培訓計劃，統籌管理風險。控制風險作為損失縮小的最佳方法，加強培訓防御措施不但能夠有效的控制風險，更能降低風險的可能性。學習引進最先進的防御系統，不被外界其它網絡網頁肆意侵略，確保電子信息檔案的安全性能，學習對于電子信息技術進行加密處理。檔案部門人員可以再通過學習培訓制定實施應變計劃、災難恢復計劃、以及各個電子信息檔案所相關資產的重新布置等計劃。管理中的黃金定律就是預防勝于治理，通過培訓做到把風險預防放到首位，當風險真的出現時，采取有效的措施進行風險緩解和風險轉移，盡可能降低各種風險所帶來的危害，這才是最為關鍵的[3]。

三、結論

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一、人事檔案管理流程中的風險

隨著社會的發展和科學技術的進步，特別是我國社會主義市場不斷完善和人事制度改革的進一步深入，傳統的管理方式不能適應新形勢發展的需要，人事檔案的管理出現了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，已不能適應現代社會發展的需求，亟待人們加以解決。

1.人事檔案材料內容質量不高

當前許多人的人事檔案質量不高，缺乏利用價值，其人事檔案材料空洞的、形式的多，細致的、實際性的少；反映個人經歷、學歷、工資、政治面貌等一般情況的多，反映個人道德品質、業務能力、技術專長的少；反映過去情況的多，反映當前情況的少。尤其是一些材料定性結論多，定量描述少；或者只講優點，避免缺點；內容空乏，個人總結和組織意見盡是套話，無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。另外，由于鑒定審查不嚴、檔案管理人員責任心不強等原因，也導致了人事檔案造假問題日益嚴重，嚴重影響了人事檔案的真實性和嚴肅性，給人事工作帶來諸多麻煩，同時也使得人事檔案在對人們職業信譽維持方面的作用大大降低。

2.人事檔案的管理不規范，檔案丟失、變更、損毀嚴重

檔案在歸檔后，需要大量的反復查閱。由于檔案量巨大，當需要查詢檔案時，需花費按小時計，甚至一天的時間在檔案室查找，耗時、耗力；檔案資料沒有安全可靠的備份，一旦出現人力不可抗拒的意外事件，原始檔案極易丟失、損壞，但恢復、修補困難。長時間保存，檔案紙張、字跡也極易褪色、霉變，將會造成無法挽回的損失。由于檔案需反復查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾；一些檔案的歷史已經很久遠，且紙質較差，已經不能適應當前查詢、翻閱的要求，而且，對這部分檔案的直接查詢，所造成的破壞將是無可補救的。

3.檔案的整理不規范，檔案管理工作者觀念上重政治輕業務

整理人事檔案是一項細致的技術性較強的工作，把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖已立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。

盡管我們對人的評價標準是從政治和業務兩個方面來全面反映一個人的基本情況。然而，由于受“左”的思想影響，我們總是會自覺不自覺地將政治作為唯一的標準來評價人，并且將政治思想與品德作風、工作表現分離開來，因此是空頭政治。在重政治輕業務觀念的影響下，人事檔案部門沒有嚴格把屬于反映個人政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、實績貢獻等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側重于政治思想表現材料的收集，能反映個人業務能力的材料相對較少，即使有也是數量有限或者補充不及時。

二、防范人事檔案管理的風險

針對人事檔案管理存在的風險，結合當前管理水平與實際，通過對人事檔案的內容、管理方法、管理制度等進行改革與完善以防范管理流程中的風險。

1.努力提高人事檔案材料的質量

1.1強化各級領導的檔案意識

檔案工作中出現的諸多問題，其根源在于組織人事部門和單位領導的檔案意識淡薄，沒有從思想上真正認識人事檔案及其工作的重要性。因此，增強組織人事部門和單位領導的檔案意識，爭取領導的重視和關心，是解決當前人事工作中存在的問題，提高工作質量和水平的根本途徑。

1.2提高人事檔案工作者業務素質

隨著科學技術的飛速發展和廣泛應用，檔案工作者面臨著知識化、專業化的嚴竣挑戰，加強科學文化知識的學習，拓寬知識面，更新知識結構是檔案管理者的當務之急。此外，還應加強業務素質的培養，以適應人事檔案管理日益復雜、逐漸現代化的發展趨勢。及時掌握黨和國家最新的人才政策、人事制度以及當前人才流動規律，了解組織人事部門的現實需要，主動提供全面、準確的人事檔案，為人事管理工作服務。

1.3補充具有個性的人事檔案材料。

針對人事檔案內容陳舊和“千人一面”的狀況，有關部門應在人事檔案材料內容建設上注意補充能反映當事人個性的檔案材料。具體而言，一是反映個人全面素質的檔案材料，如反映當事人身體素質、知識素質、能力素質和心理素質等方面的材料，其中有關個人心理素質和能力素質的材料應是重點補充的內容。在反映心理素質的有關內容中，應側重反映當事人的個性、合作與團隊精神、創新意識等；二是反映個人業務考績方面的檔案材料。對不同的工作崗位而言，具體業務考績的標準應有明顯不同。

2.加快人事檔案信息化管理進程，提高檔案工作質量水平

在人事檔案管理工作中，盡可能地運用當代科學技術的新成果，先進的管理方法、先進的科技手段與工具，提高人事檔案工作的效率和水平。通過文件掃描、光盤存儲等技術，實現檔案的備份存儲和計算機管理，減少原件的 損耗，并實現檔案信息的資源共享。

3.健全各種規章制度，建立適應時代要求的人事檔案管理體制。

應遵守《檔案法》，以及上級主管部門頒布的各種規章制度，各單位還應結合本單位的特點和實際，制定本單位的人事檔案收集歸檔補充制度、檢查審核制度、交接轉遞制度、查閱借閱制度等，做到有法可依。規章制度制定以后，一定要認真貫徹執行，排除一切人情干擾，堅決按各種制度和規定手續辦事，做到有法必依，執法必嚴；對各種利用檔案進行造假或謀取私利現象，一經發現，必須嚴加處理，做到違法必究。

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【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.

【關鍵詞】合同檔案管理；風險；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我國市場經濟的持續發展，讓以企業為主體的市場化經營成為了中國經濟活動的新常態。而在市場化經營過程中產生的各類合同和檔案，是保護和證明這些經營活動合法性的依據，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計劃經濟體制和經營習慣的影響，使許多企業經營者對于合同檔案管理工作采取了漠視的態度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風險等級。越來越多的經驗教訓表明：只有研究和制定出切實有效的檔案管理辦法，才能從根本上規避這些風險，保證企業的健康發展和有序經營。

2 合同檔案管理風險的主要類型

根據對多個企業合同檔案管理工作進行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風險已經越來越多，這些風險基本上可歸為以下幾類。

2.1 管理不善導致的風險

上文講過，長期計劃經濟思維和傳統經I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴重漏洞和缺位，這一類的風險是目前為止最多的。具體而言，一般表現為以下幾條：

①合同格式錯誤與內容缺失

雖然說中國的市場化進程已經進行多年，但是相關的法制意識還沒有跟上。許多企業的合同經手人沒有相關的法制觀念，對《合同法》的內容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現合同格式的錯誤或者必要合同內容的漏填，從而使合同在使用時常常處于被動地位。

②合同檔案整理方法不符合要求

在電子化辦公模式引入商業領域之后，傳統的紙質合同已經逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對于企業來說十分重要，但很多企業檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。

③只簽不存造成的混亂

在很多企業經營者眼中都有著一個固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業經營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產生了嚴重的混亂，例如遺失，調包等等。這樣不僅會影響使用，還會產生一定的法律困境。

④“人治”取代合同檔案

中國社會講究人情世故，在商業活動中更是如此，這就讓許多企業管理者在與別人訂立契約關系時一味依賴口頭或者人情關系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的違約風險

一般而言，合同檔案都是作為證明一段時間內經營活動存在的憑證，只要在規定的時間內都會具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業經營活動中遇到的情況是隨時在變化的，因此違約風險在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風險類型，必須引起足夠的重視。然而現在很多企業經營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經營過程中經常出現隨意毀約、違約的現象。再加上上文提到的幾條風險的共同作用，往往使得企業在違約之后面臨嚴重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業的正常發展。

2.3 保存過程中的安全風險

合同檔案的妥善保存，對于其被正常使用并在關鍵時刻發揮法律效力是十分重要的，然而，現在很多企業的檔案管理者對這一塊的責任落實情況令人堪憂。不管是以往的紙質合同檔案還是現代化的網絡電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統紙質合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時代，網絡被攻擊、電腦被侵入造成的安全風險也是十分嚴重的，所以，不論何種條件下做好、做細合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。

3 合同檔案管理中規避風險的具體措施

上文對企業合同檔案管理過程中容易產生的風險的類型和主要表現做了詳盡的說明，不難看出，不管是哪一類型的風險，其產生的根本原因都在于合同檔案管理工作職責不到位和具體措施不規范。在此，本文特別提出了幾條行之有效的規避風險的措施。