序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇檔案的現(xiàn)代化管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子政府

檔案之有用，源于之其特有的、強(qiáng)大的憑證價(jià)值和參考（情報(bào)）價(jià)值。曾經(jīng)指出：經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，離不開檔案與檔案工作。檔案管理作為國(guó)家利益的捍衛(wèi)力，經(jīng)濟(jì)發(fā)發(fā)展的拉動(dòng)力，社會(huì)進(jìn)步的保障力，科技創(chuàng)新和文化繁榮的促進(jìn)力，其管理具有重要意義。在信息化浪潮中必須確保先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合，提高檔案工作整體水平。隨著信息時(shí)代的發(fā)展。檔案管理方式已發(fā)展到以電子檔案為中心，業(yè)務(wù)處理過(guò)程檔案化以應(yīng)用為中心的新模式。本文將對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)行分析，提出幾點(diǎn)意見［1］。

1 檔案工作的概述

廣義上的檔案工作是指檔案事業(yè)，所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究、檔案的宣傳及出版等工作。狹義上的檔案工作是指檔案管理工作，具體業(yè)務(wù)工作內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用八個(gè)環(huán)節(jié)，前六個(gè)環(huán)節(jié)稱為基礎(chǔ)工作，后兩個(gè)環(huán)節(jié)稱為編研利用工作。檔案工作具有管理性,服務(wù)性和政治性［2］。

隨著時(shí)代進(jìn)步，現(xiàn)代檔案工作發(fā)生了以下四點(diǎn)轉(zhuǎn)變：

1.1 在工作定性、定位方面，從附屬性、機(jī)要性轉(zhuǎn)為服務(wù)性、職能性；

1.2 在工作格局方面，從封閉轉(zhuǎn)為開放，從以保管為主導(dǎo)，轉(zhuǎn)為以開發(fā)利用為主導(dǎo)；

1.3 在服務(wù)對(duì)象方面，從單純?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為本單位內(nèi)部服務(wù)，轉(zhuǎn)為同時(shí)面向全員和社會(huì)服務(wù)；

1.4 在服務(wù)方式方法上，從被動(dòng)的、手工的、內(nèi)向型的服務(wù)，轉(zhuǎn)為主動(dòng)的、開發(fā)性的、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)

當(dāng)前檔案管理主要存在的問(wèn)題為檔案總量偏少，載體形式單一，并且載體結(jié)構(gòu)具有缺陷。

其相應(yīng)的解決措施為：

(1)密切關(guān)注經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和各項(xiàng)工作的新領(lǐng)域、新業(yè)務(wù)、新事物，拓展建檔范圍，加強(qiáng)收集工作；

(2)健全檔案管理制度，保障檔案收集完整；

(3)在檔案結(jié)構(gòu)的多元化上下功夫，重視各種門類、各種載體特別是電子文件的歸檔和收集。

2 檔案的現(xiàn)代化管理

2.1 構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理新理念。

構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理新理念，需要明確的檔案管理任務(wù)和發(fā)展目標(biāo)：以妥善保存檔案，便捷應(yīng)用為發(fā)展目標(biāo)。

2.2 解決適用、配套的管理設(shè)施。

不少檔案管理設(shè)施仍停留在50、60年代的木制柜，由于條件有限落實(shí)困難，溫濕度控制乏術(shù)。檔案資料堆積混雜，

檔案基本管理設(shè)備缺乏［3］。

因此，在檔案管理中需要注重場(chǎng)所，裝具以及信息化設(shè)施使用情況，確保檔案的妥善管理。

2.3 實(shí)行制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化三者之間有密不可分的關(guān)系。制度是對(duì)各方關(guān)系、行為準(zhǔn)則、辦事程序作出統(tǒng)一規(guī)定。規(guī)范是對(duì)工作的數(shù)量、質(zhì)量、方式、方法等作出統(tǒng)一規(guī)定。標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)普遍性的業(yè)務(wù)技術(shù)作出統(tǒng)一規(guī)定。制度根據(jù)法律、法規(guī)、政策制定，偏重宏觀，以調(diào)整關(guān)系、規(guī)范秩序?yàn)橹饕康模袕?qiáng)制性。規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以科學(xué)、技術(shù)以及普遍性的經(jīng)驗(yàn)的綜合成果為基礎(chǔ)制定，偏重微觀業(yè)務(wù)，側(cè)重業(yè)務(wù)性、技術(shù)性和操作性，一般屬非強(qiáng)制性。其中，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化為重中之重。

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)過(guò)程，即標(biāo)準(zhǔn)的制訂和實(shí)施的實(shí)踐過(guò)程。其實(shí)質(zhì)為簡(jiǎn)單化，統(tǒng)一化，系列化，通用化，典型化，格式化［4］。

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的構(gòu)成包括檔案工作基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。

——檔案工作基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。包括檔案專業(yè)基本術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、檔案館代碼編制標(biāo)準(zhǔn)，檔案種類劃分標(biāo)準(zhǔn)，檔案計(jì)量單位標(biāo)準(zhǔn)，檔案統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)，等等。

——檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。包括檔案收集標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、檔案編目與檢索標(biāo)準(zhǔn)、檔案統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，檔案保管與保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，等等。

——與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。如：文件制成材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，底圖、藍(lán)圖制作規(guī)范，竣工圖編制標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)文件格式，國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式，CAD電子文件光盤存儲(chǔ)與歸檔標(biāo)準(zhǔn)，等等。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系，就其橫向結(jié)構(gòu)而言，一般分為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)或?qū)I(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。

因此，在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施過(guò)程需要增強(qiáng)貫徹標(biāo)準(zhǔn)化的意識(shí)；認(rèn)真學(xué)習(xí)、掌握標(biāo)準(zhǔn)文本的內(nèi)容、要求；要有推行標(biāo)準(zhǔn)的保障措施，運(yùn)用法律、經(jīng)濟(jì)、行政手段保證標(biāo)準(zhǔn)的貫徹執(zhí)行。

2.4 大力推進(jìn)檔案信息化。

檔案信息化既是整個(gè)檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)，也是體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化水平的主要標(biāo)志。檔案信息化的三大任務(wù)，分別為文檔一體化管理，電子文件歸檔管理和檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

2.5 著力進(jìn)行檔案信息資源的有效開發(fā)。

檔案信息資源開發(fā)具有很大的潛在價(jià)值，但其目前有以下問(wèn)題：1、檔案資源匱乏；2、數(shù)字化程度低；3、可檢索性差。因此應(yīng)該大力開展檔案信息資源的有效開發(fā)。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案的現(xiàn)代化管理是檔案事業(yè)不斷進(jìn)步的重要?jiǎng)恿驮慈龊脵n案管理，思想上要高度重視，要根據(jù)自身的情況來(lái)確定工作思路，加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，重視檔案收集完整和齊全，重視檔案編研工作，重視檔案信息化建設(shè)和實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的查閱和檢索，積極爭(zhēng)取職能部門的支持，存進(jìn)檔案管理與信息化的結(jié)合，推動(dòng)其不斷發(fā)展。只有現(xiàn)代化管理，才有使檔案管理具有更廣闊的發(fā)展空間。

參考文獻(xiàn)

［1］ 王麗梅. 簡(jiǎn)談新時(shí)期檔案管理工作的重要性［J］. 青年文學(xué)家, 2011, (10)

［2］ 衛(wèi)雙囤. 談檔案的管理和有效利用［J］. 山西檔案, 2011, (S1)

篇2

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；現(xiàn)代化

1 檔案管理現(xiàn)代化的定義

檔案管理現(xiàn)代化是指以系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，使用現(xiàn)代管理方法和手段，采用先進(jìn)的管理技術(shù)與設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性，對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行改革，加快實(shí)現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用計(jì)算機(jī)將檔案進(jìn)行輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、刪除等；利用縮微照相技術(shù)和對(duì)紙質(zhì)載體的重要檔案進(jìn)行縮微復(fù)制等。檔案管理現(xiàn)代化具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了效率。檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然結(jié)果，是社會(huì)發(fā)展和檔案工作發(fā)展的必然。

2 檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中的問(wèn)題

2.1 檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低

進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是必要條件之一，是檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要組成部分。我國(guó)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作是從20世紀(jì)80年代開始的，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局組織擬定和制定了一系列標(biāo)準(zhǔn)化文件，使我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化逐步形成一個(gè)體系。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國(guó)檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。由于歷史的原因，檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)單位根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件都沒有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低、數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，檔案的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。標(biāo)準(zhǔn)化程度低影響了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，造成大量低水平的重復(fù)建設(shè)，令計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無(wú)法繼續(xù)向前發(fā)展。

2.2 缺乏高級(jí)管理專業(yè)人員

現(xiàn)代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級(jí)檔案管理專業(yè)人員三個(gè)等級(jí)層次。高級(jí)檔案管理專業(yè)人員應(yīng)具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術(shù)，精通檔案業(yè)務(wù)，能科學(xué)地制定政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和決策能力，在學(xué)術(shù)理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的要求越來(lái)越高。而檔案管理人員群體中學(xué)歷層次偏低，缺乏掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高級(jí)管理人才，特別是既懂檔案管理和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，又懂社會(huì)科學(xué)和經(jīng)濟(jì)管理的復(fù)合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質(zhì)不高，直接導(dǎo)致新技術(shù)、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無(wú)法解決在工作中遇到的新情況和新問(wèn)題。檔案管理人員群體結(jié)構(gòu)不合理配置，檔案管理人員個(gè)體素質(zhì)偏低，檔案群體結(jié)構(gòu)失衡不僅已成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要因素，而且也在一定程度上影響了單位各項(xiàng)工作的順利開展。

2.3 檔案管理投入不足

經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案管理走向現(xiàn)代化的最大障礙，而經(jīng)費(fèi)投入取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理地位和作用的認(rèn)識(shí)程度。由于檔案意識(shí)普遍較低，導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足，無(wú)力購(gòu)買現(xiàn)代化的設(shè)備，尤其是基層單位，存在著檔案室建設(shè)簡(jiǎn)陋，基礎(chǔ)條件差，安全措施沒落實(shí)，大部分檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。檔案室自動(dòng)化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)更成為奢求，投入不足已經(jīng)成為檔案現(xiàn)代化發(fā)展的瓶頸。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。信息時(shí)代，檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過(guò)制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)，遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過(guò)分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實(shí)質(zhì)上無(wú)視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的做法極其有害。有些標(biāo)準(zhǔn)的制定需要耗費(fèi)巨大的人力、物力，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運(yùn)行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項(xiàng)的復(fù)雜課題，更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，鍥而不舍，不斷推進(jìn)。

3.2 實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現(xiàn)代化的意識(shí)，就會(huì)大大影響檔案現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案管理工作人員要樹立科學(xué)實(shí)踐觀，依靠先進(jìn)的科技手段，前沿的管理方法，切實(shí)改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式服務(wù)、開放式服務(wù)。引進(jìn)現(xiàn)代管理的理論和方法，使檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進(jìn)。

3.3 加快復(fù)合型人才培養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實(shí)踐知識(shí)，還必須具有一定的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)和寫作等綜合方面的知識(shí)。要始終提高檔案工作人員的素質(zhì)，大力加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，從選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點(diǎn)，把具有復(fù)合知識(shí)型人才充實(shí)到檔案現(xiàn)代化管理中。還要加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)，采用多種形式、實(shí)施全方位的培訓(xùn)，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學(xué)管理人才。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，檔案管理人員不僅應(yīng)具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì)，還應(yīng)具備做好現(xiàn)有工作所需的智力、知識(shí)結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。逐步開展多層次、復(fù)合型、一專多能、一專多才的教育培訓(xùn)，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。

3.4 強(qiáng)化管理意識(shí)，加大投入力度

首先要關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作，投入大量資金和精力配置設(shè)備，培養(yǎng)人才，把檔案現(xiàn)代化管理納入單位的工作計(jì)劃，作為單位工作中要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行考核。其次，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)定期聽取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題，從而指導(dǎo)檔案部門更好地開展下一步的工作。最后，檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排，特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，要有專項(xiàng)預(yù)算。

參考文獻(xiàn)

[1]李喜梅.淺談檔案管理現(xiàn)代化[J].中州煤炭，2007（5）.

[2]劉淑華.檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].甘肅廣播大學(xué)學(xué)報(bào)，2002（12）.

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[關(guān)鍵詞]檔案 管理 現(xiàn)代化

中圖分類號(hào)：F426.61 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）17-0163-01

一、檔案管理現(xiàn)代化的意義

檔案管理工作時(shí)組織發(fā)展中一項(xiàng)必不可少的工作內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法已經(jīng)陳舊，不適合企業(yè)的發(fā)展，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作也有了新的發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理工作的現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，一個(gè)主要的內(nèi)容就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，對(duì)于組織發(fā)展而言有著重要意義。

做好檔案管理的現(xiàn)代化，首要的一點(diǎn)內(nèi)容，就是要提高檔案管理的信息化水平，這有利于充分利用組織內(nèi)的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的保存，發(fā)揮現(xiàn)有的微機(jī)潛能，實(shí)現(xiàn)組織的信息系統(tǒng)的充分利用。另外，從檔案管理工作的角度來(lái)講，做好檔案管理工作的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理工作方式，對(duì)于檔案信息的檢索，查詢等也是非常有幫助的。傳統(tǒng)的檔案管理方法多是使用紙質(zhì)記錄的方式，紙質(zhì)文字記錄的檔案不僅要占據(jù)一定的空間對(duì)檔案信息進(jìn)行保存，同時(shí)，從另一個(gè)角度來(lái)講，這種檔案管理方法還不利于管理工作中對(duì)于信息的檢索和查詢。如果要檢索一些具體的檔案信息，耗費(fèi)的時(shí)間會(huì)比較長(zhǎng)，影響檔案管理工作的效率。除此之外，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法采用紙質(zhì)管理，這種管理方法在檔案管理工作的安全性方面存在一定的不足，一些重要的檔案內(nèi)容有可能被泄露出去，信息的外泄就會(huì)影響到組織發(fā)展的安全，因此，這種檔案管理工作方法有可能帶來(lái)安全管理工作方面的疏漏，影響到組織的發(fā)展。

所以，在檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的組織化和現(xiàn)代化，是推進(jìn)檔案管理工作順利發(fā)展的重要要求，能夠保證檔案管理工作的順利實(shí)施，提高檔案管理工作的效率，保證檔案的安全性。

二、未來(lái)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化安全管理是 檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

三、當(dāng)前檔案管理信息化發(fā)展的現(xiàn)狀

實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，一個(gè)主要的途徑就是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，當(dāng)前，在組織的檔案管理工作中，還存在一些問(wèn)題，影響著檔案管理工作的順利發(fā)展。

在檔案管理中，信息化的電子處理設(shè)備在檔案信息的管理方面功能還不健全，在組織內(nèi)部的信息系統(tǒng)中，這種檔案管理工作的具體模式還沒有完全運(yùn)作起來(lái)，為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理，推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化，這種檔案管理模式必須要改變。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

另外，從檔案管理工作人員的角度來(lái)講，在檔案管理工作中，工作人員的具體能力素質(zhì)存在很多不足的地方，現(xiàn)代化的檔案管理工作要求工作人員要具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力和基本辦公軟件的使用能力，這對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)是一種壓力，過(guò)去的檔案管理工作中，主要的管理方法就是紙質(zhì)管理，管理人員主要進(jìn)行一些紙質(zhì)檔案的保存和檢索工作，一旦實(shí)現(xiàn)信息化的管理，就需要逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的無(wú)紙化辦公，一些檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力和辦公軟件的掌握水平低，也是一個(gè)重要問(wèn)題。

四、實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理工作的對(duì)策

未來(lái)，在檔案管理工作中，要想更好的推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，就要努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高信息化的水平。因此，做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，主要可以從以下方面入手。

首先，要加強(qiáng)在組織內(nèi)部的檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)，配套的軟件和硬件設(shè)施要建設(shè)全面，把檔案管理工作納入到一個(gè)系統(tǒng)化的軌道上來(lái)，配套的計(jì)算機(jī)設(shè)備要安排到位，同時(shí)，引進(jìn)一些高水平的電子軟件，服務(wù)于檔案的管理工作。同時(shí)，在檔案管理工作中，信息系統(tǒng)的建設(shè)還要實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)各部門的聯(lián)合，必須打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一，所以，在信息化系統(tǒng)的建設(shè)中，還要注重做好聯(lián)合目錄的建設(shè)，增加檔案信息的全面性。

其次，對(duì)于檔案管理工作中的工人員，在檔案管理過(guò)程中還要加強(qiáng)對(duì)工作人員的能力培養(yǎng)，要加強(qiáng)對(duì)工作人員的信息化技術(shù)的培訓(xùn)，提高他們對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的操作能力，提升他們的軟件使用能力，加強(qiáng)對(duì)他們的具體技能的培訓(xùn)，提升他們信息化管理工作水平。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作對(duì)于組織的發(fā)展具有重要意義，傳統(tǒng)的檔案管理工作發(fā)展中，無(wú)論是管理方法還是管理思想都比較陳舊，未來(lái)，檔案管理工作要向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)發(fā)展，在這個(gè)管理目標(biāo)的指導(dǎo)下，檔案管理工作要提高信息化的管理水平，強(qiáng)化現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的支持力度，提高檔案管理人員的工作技能，更好的服務(wù)于現(xiàn)代化的檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

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篇4

[關(guān)鍵詞]高校檔案　現(xiàn)代化管理　辦公自動(dòng)化

[中圖分類號(hào)]G647

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

[文章編號(hào)]1009－5349(2010)03－0044－01

高校檔案管理是高校科學(xué)管理與服務(wù)教學(xué)管理的重要組成部分，高校檔案對(duì)學(xué)校教學(xué)、科研的發(fā)展具有重要的作用。近年來(lái)隨著我國(guó)高校教育改革事業(yè)的不斷深入，辦公檔案管理日益凸顯的經(jīng)濟(jì)價(jià)值越來(lái)越引起全社會(huì)的重視。

一、檔案管理工作現(xiàn)代化是高校檔案管理的必然要求

在當(dāng)今社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)飛速發(fā)展的今天，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理，是對(duì)高校檔案工作的必然要求。在新形勢(shì)下，特別是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，繼續(xù)沿用原有落后手工檢索的檔案管理方法和手段已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，.檔案工作的計(jì)算機(jī)化管理，特別是高校檔案現(xiàn)代化管理已成為擺在高校面前迫在眉睫的首要任務(wù)。

二、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

高校檔案管理工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作之一，是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是衡量一所學(xué)校辦學(xué)水平、管理水平的重要標(biāo)志。近年來(lái)隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷速度擴(kuò)大，學(xué)科專業(yè)不斷的增加，科研技術(shù)和教學(xué)質(zhì)量明顯提高，校園的各項(xiàng)基本建設(shè)也進(jìn)行了不同程度的改造。由于現(xiàn)有的檔案工作人員多是兼職，甚至是身兼多職，工作量大，疲于應(yīng)付，加之對(duì)專業(yè)知識(shí)技能缺乏，從而造成檔案管理不夠規(guī)范。

三、加快高校檔案工作現(xiàn)代化管理的對(duì)策

(一)檔案管理意識(shí)的現(xiàn)代化

解放思想轉(zhuǎn)變觀念，是高校實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的關(guān)鍵。檔案管理人員要正確認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)代化的重要性，具體講應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：

1.樹立創(chuàng)新意識(shí)，變手工操作為計(jì)算機(jī)管理，變經(jīng)驗(yàn)管理為科學(xué)管理，變封閉管理為開放管理，充分利用現(xiàn)代化設(shè)備和信息傳輸技術(shù)開展校際聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

2.樹立科技意識(shí)，掌握一定的現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)、科技、法律等管理知識(shí)，既熟悉檔案現(xiàn)代化管理，又懂得計(jì)算機(jī)操作應(yīng)用等現(xiàn)代化的管理手段。

3.樹立效益意識(shí)，以較少的人力、物力、財(cái)力投入，爭(zhēng)取獲得最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

(二)加強(qiáng)電子文件的管理

為適應(yīng)現(xiàn)代化管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，做好電子文件的歸檔工作，對(duì)檔案實(shí)施電子化管理勢(shì)在必行。但是電子文件的不安全因素，影響了對(duì)它的管理和長(zhǎng)期保存。其次根據(jù)本校具體實(shí)際情況購(gòu)買合適的檔案管理軟件。一套好的應(yīng)用軟件，必須操作簡(jiǎn)便，工作效率高，能自動(dòng)立卷、組卷，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，且具有數(shù)據(jù)的維護(hù)與查詢等功能。完成好硬件、軟件的配置，檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化問(wèn)題就解決了一大半。

(三)增加專管人員的投入

隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校機(jī)構(gòu)設(shè)置變多，職工和學(xué)生人數(shù)也隨之增多。因此，高校在設(shè)置學(xué)校綜合檔案室的前提下，可根據(jù)需要在各處室分設(shè)檔案室，并配備專職或兼職檔案管理人員。高校領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)轉(zhuǎn)變過(guò)去那種將檔案部門作為安置、分流人員場(chǎng)所的陳舊觀念，要在檔案工作中引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，制定檔案人員崗位職責(zé)，把檔案工作的完成情況作為部門考核的重要依據(jù)，將工作成績(jī)同工資晉升、職稱評(píng)聘、評(píng)選先進(jìn)等結(jié)合起來(lái)。為檔案人員提供必要的條件、時(shí)間和財(cái)力，激發(fā)他們提高自身素質(zhì)的自覺性和主動(dòng)性，加快高校檔案隊(duì)伍建設(shè)。

(四)檔案管理隊(duì)伍的現(xiàn)代化

當(dāng)今信息社會(huì)不僅對(duì)檔案管理手段現(xiàn)代化有了進(jìn)一步的要求，而且對(duì)檔案管理者的素質(zhì)也有更高的要求。高校應(yīng)從專業(yè)、年齡、職稱等方面，對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化組合，并通過(guò)合理配備和引進(jìn)專業(yè)人才，建立一支精通檔案管理業(yè)務(wù)、具有現(xiàn)代意識(shí)、能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化工具的檔案管理隊(duì)伍，這是推進(jìn)高校檔案管理工作現(xiàn)代化的基本保證。

五、高校檔案管理自動(dòng)化應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

一、量力而行，有計(jì)劃有步驟地分步漸進(jìn)。應(yīng)該注意到，高校檔案管理自動(dòng)化并不完全排斥傳統(tǒng)管理手段。特別在改革剛起步階段，在新舊交替過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)不協(xié)調(diào)等問(wèn)題，更要注意發(fā)揮傳統(tǒng)管理手段的過(guò)渡和緩沖作用，以免工作的脫節(jié)和失控。

二、嚴(yán)格抓好檔案數(shù)據(jù)格式的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一是檔案信息人員從網(wǎng)上獲取信息的保障條件，檔案部門制定標(biāo)準(zhǔn)化工作時(shí)應(yīng)考慮全網(wǎng)性、各類信息數(shù)據(jù)庫(kù)的兼容問(wèn)題。

三、建立和完善檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)保密與防偽措施。高校在實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化過(guò)程中，保密問(wèn)題也是不容忽視的，在網(wǎng)絡(luò)上提供檔案信息要做到合理、合法，確保國(guó)家秘密和其他秘密受到保護(hù)。通過(guò)權(quán)限設(shè)置，高校檔案人員可以根據(jù)用戶所能享有的權(quán)限規(guī)定其對(duì)所需檔案的享用程度，從而確保檔案資源不會(huì)被濫用。另外，網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)碾娮訖n案的文字無(wú)個(gè)人字跡特征、無(wú)書寫墨跡的新舊之別，一旦被纂改，極難識(shí)破。因此檔案工作人員要針對(duì)使用者情況，應(yīng)用計(jì)算機(jī)的限讀功能，防止在傳輸過(guò)程中泄密。

篇5

一、檔案信息電子化安全管理的現(xiàn)狀

1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化安全管理的進(jìn)程。

2、在我國(guó)至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。

二、檔案信息電子化安全管理的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化安全管理是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

三、檔案信息電子化安全管理的益處

所謂檔案信息電子化安全管理，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其益處有：

1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2、縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題―選材―編輯―出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化安全管理，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3、檔案信息電子化安全管理，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。

4、檔案信息電子化安全管理，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5、檔案信息電子化安全管理，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，為將來(lái)“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。